Programmi per lavoro a distanza e collaborazione online di gruppo

Usare applicazioni web e programmi che agiscono via internet per il lavoro a distanza è, secondo me, un approccio molto produttivo ed economico a cui le aziende pubbliche e private dovranno prima o poi arrivare.
Per il momento l'uso di strumenti di collaborazione online tra gruppi di persone è limitato a gruppi di professionisti indipendenti, che abitano in paesi e città diverse, per lavorare su progetti comuni ma soprattutto su progetti che hanno a che fare con i siti web.
Anche se cerco sempre di sponsorizzare programmi di questo tipo, sono ben consapevole delle difficoltà che ostacolano la loro diffusione ed il loro utilizzo.
I maggiori problemi sono sicuramente legati alla sicurezza dei dati (al 90% non ci si fida) e alla scarsa propensione di usare internet come strumento di lavoro (ancora oggi si parla di internet più per motivi di intrattenimento che di produttività).

Tra gli strumenti che fino ad oggi ho trovato interessanti ci sono i tool online di project management, la creazione di mappe mentali e flussi di processo, le videochat gratis per videoconferenze e alcune soluzioni di lavoro online e condivisione delle risorse.

In un altro articolo c'è l'elenco delle migliori web apps per la gestione online di progetti ed attività mentre in questo vediamo, in modo più approfondito, 3 i questi strumenti, ottimi per lavorare a distanza, gestire progetti e per favorire la collaborazione di gruppo: una applicazione web che funziona solo da browser, un programma software e una piattaforma online professionale, non gratuita che merita però attenzione.

1) Il programma migliore e completamente gratuito, senza limitazioni per il lavoro a distanza è Teamviewer 7 per assistenza, collaborazione e meeting in remoto.

2) Ubidesk è uno strumento di collaborazione online che facilita il lavoro a distanza tra persone e gruppi di persone.
L'applicazione web, che funziona senza scaricare nulla, solo da browser, ha una interfaccia grafica molto pulita e professionale con diverse caratteristiche di condivisione in tempo reale.
Si tratta di un set di strumenti adatti a gestire documenti, attività lavorative, progetti comuni, calendari e scadenze e notifiche.
Ubidesk può essere un ottimo strumento per le piccole aziende o gruppi di professionisti che hanno bisogno di una comune piattaforma di lavoro.
Nella redazione e revisione di un documento, Ubidesk offre un editor di testo simile a Word con cui le persone possono partecipare assieme.
Ottima la funzione, in questo caso, di evidenziare quale persona ha scritto o modificato una parte del documento grazie a una ottima gestione dei colori e una grafica molto chiara.
Esso comprende anche una storia delle revisioni e funzionalità di confronto con cui si possono vedere tutte le vecchie versioni di un documento e controllare le differenze tra versioni precedenti.
Infine, ci sono opzioni di sicurezza che consentono di assegnare permessi e diritti a ciascuna persona, evitando, ad esempio, che alcuni possano visualizzare un documento oppure impedire ad altri di modificarlo.
È inoltre possibile collegare i documenti ai tasks, o compiti in modo da organizzare il lavoro coerentemente.

Il Task Management è quindi la seconda fase di Ubidesk che viene affrontato con un approccio nuovo.
A differenza della maggior parte dei programmi di gestione delle attività, dove è sufficiente aggiungere un compito e quindi fare clic su una casella di controllo quando finisce, Ubidesk cerca di essere più funzionale e favorisce il controllo.
Un compito deve essere assegnato per forza a qualcuno e non lasciato al suo destino.
Dopo che è stato assegnato, solo la persona scelta può cliccare sul pulsante "Start". A quel punto si possono modificare gli stati (personalizzabili), da "iniziato" a "lavoro in corso" fino a "test finali" e "conclusione".
Altre caratteristiche straordinarie del modulo di task manager sono un log delle attività che traccia la storia completa dell'attività, chi la ha condotta, che cosa è stato aggiunto o eliminato, quando la situazione era cambiata, ecc ecc
Sembra quasi uno strumento di Change Management o di Incident Management (secondo la terminologia ITIL).
Infine, vi è una timeline per raggruppare le attività in un grafico Gantt, fatto molto bene.
In termini di gestione dei progetti, Ubidesk permette di creare tipi di progetto pubblico, protetto o nascosto.
Tutti possono vedere i progetti pubblici, tutti possono visualizzare quelli protetti ma solo alcunii possono modificarli, solo alcuni possono vedere o modificare i progetti nascosti.
Ogni progetto deve avere un capo progetto che ha diritti amministrativi.
Essi possono aggiungere / rimuovere i membri, creare / eliminare le cartelle, e tanto altro ancora.
Per mia esperienza, in alcuni progetti, se il project manager avesse usato tool di questo tipo invece di fogli e documenti improvvisati e dispersi, sarebbe stato molto più efficiente.

Il calendario di gruppo elenca tutti gli eventi di coloro che sono inclusi in tale spazio.
Le notifiche infine fanno di Ubidesk un solido sistema di comunicazione e collaborazione online di gruppo per mantenere tutti informati sulle attività, i progetti e gli eventi!
È possibile chiaramente ottenere notifiche via e-mail anche per ogni singola modifica di un documento, per le discussioni, i compiti, e cosi via.
(Vi prego, basta usare i reply all facendo lunghe catene di mail ingestibili!).
Le sezioni inerenti a Documenti recenti e Attività recenti elencano tutte le cose attualmente in corso.
È inoltre possibile visualizzare un elenco delle attività prossime per vedere cosa non è ancora stato completato.
In generale, è uno strumento di collaborazione online completo che supporta il lavoro a distanza ma anche il project management di gruppi di lavoro per progetti, anche se tutte le persone fossero intorno alla stessa scrivania.
Un programma simile è l'appilcazione web TeamLab per lavorare in collaborazione online

3) 37Signals è uno strumento online non free ed è importante dirlo subito.
Lo segnalo in questo blog perchè merita davvero di essere preso in considerazione nel caso si fosse alla ricerca di ottimi strumenti di organizzazione e gestione del lavoro a 360 gradi.
Organizzare i dati dei clienti, le idee del team, gli orari, i dipendenti che lavorano in altri posti fuori ufficio possono trasformarsi in un mal di testa di grandi dimensioni senza gli strumenti giusti.
37Signals.com offre quattro strumenti di lavoro per un business di una azienda in crescita.
Utilizzando l'intera suite di applicazioni si può tenere una organizzazione in ordine, a prezzi assolutamente bassi.
Ci sono diversi piani di pagamento da scegliere; intanto si può provare gratis ogni strumento per 30 giorni.
Nel pacchetto di 37 Signals ci sono questi tool online:

- Basecamp una delle migliori web app per gestire progetti e attività onlinecon i clienti o i membri di un gruppo.
- Highrise serve ad organizzare le informazioni di contatto o anagrafica dei clienti e la cronologia delle comunicazioni con essi.
- BackPack consente di creare una intranet aziendale con un calendario condiviso tra i dipendenti e una condivisione di file.
- Campfire fornisce ai suoi utenti una chat in tempo reale con messaggistica istantanea.
37signals.com offre programmi robusti e professionali anche ad alti livelli di complessità, a prezzi abbordabili ed i proprietari di piccole imprese potranno secondo me aumentare la produttività del lavoro.

Per finire, ricordo che la migliore suite, Cloud Based, di applicazioni web per ufficio Zoho, sta diventando sempre più grossa e importante con tanti programmi di lavoro da usare online (tra cui Word, Excel, Powerpoint e tanto altro).