Software Gratuiti per Gestire Progetti e Pianificare Attività
Chi necessita di un software per organizzare le attività personali a casa o per collaborare su progetti di gruppo con i colleghi di lavoro non deve per forza di cose scaricare un programma, visto che su Internet sono disponibili molte web app semplici per gestire progetti e attività lavorative e di studio, anche tra più persone.In questa lista abbiamo cercato programmi per PC e applicazioni web di gestione dei progetti, che abbiano la possibilità di essere utilizzati gratuitamente, almeno per uso personale. con due diverse categorie, una per i programmi gratuiti da installare su PC, l'altra con le applicazioni web da usare online.
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Oggi ci sono programmi migliori rispetto a Project, non solo a pagamento, ma anche gratuiti, che rendono facile il lavoro di gestione e pianificazione dei progetti, che possono essere usati anche per gestire i lavori di casa, i compiti di scuola, il piano di studio all'università, eventi sportivi, schede di allenamento e per l'organizzazione di tantissime altre cose quotidiane e non solo professionali. Senza quindi andare ad acquistare un programma costoso, vediamo qui i migliori programmi di project management per gestire e pianificare progetti, con varie metodologie.
La maggior parte di questi strumenti sono progettati per la gestione di progetti di team e quindi sono spesso a pagamento, ma per uso individuale o piccole organizzazioni è possibile utilizzarli gratuitamente.
Programmi Installabili per la Gestione dei Progetti
I software installabili su PC o server propri sono perfetti per chi cerca controllo totale dei dati o lavora offline. Ecco le opzioni più valide.
OpenProject: Potenza Open-Source
OpenProject è un software open-source installabile su server propri. La versione Community Edition gratuita supporta utenti e progetti illimitati, con diagrammi di Gantt, Kanban e gestione del tempo.
Un team IT può usarlo per gestire sprint agili, con bacheche per tracciare bug. L’installazione su server garantisce sicurezza, ma richiede competenze tecniche.
Wekan: Kanban Open-Source
Wekan è un software open-source focalizzato su bacheche Kanban, installabile su server propri. Supporta attività, etichette e collaboratori illimitati, con un’interfaccia leggera.
Un team di sviluppo può usarlo per tracciare bug, con schede personalizzabili. Richiede competenze tecniche per l’installazione, ma è sicuro e flessibile.
ProjectLibre: Gestione Progetti da Desktop
ProjectLibre è un software open-source installabile su Windows, Linux e macOS. Offre diagrammi di Gantt, gestione delle risorse e statistiche sui costi, ideale per PMI.
Un manager può pianificare un progetto con attività primarie e secondarie, monitorando il budget. L’interfaccia è intuitiva, ma non è basato su cloud, limitando l’accesso remoto.
GanttProject: Semplicità Installabile
GanttProject è un software open-source desktop per creare diagrammi di Gantt, compatibile con Windows, Linux e macOS. Supporta pianificazione di attività, risorse e scadenze.
Un consulente può usarlo per pianificare un progetto, assegnando orari a task specifici. È semplice ma non offre funzionalità collaborative avanzate.
GeeTeeDee
GeeTeeDee è un programma semplice per PC Windows 10 con una barra laterale a sinistra che consente di creare gruppi di progetti, comodo per mantenere separate le attività di ciascun progetto. Dopo aver creato un progetto, si può aggiungere l'elenco delle attività, con titoli, descrizioni e date di scadenza. Una volta completati, possono essere spuntati dalla lista e archiviati. Si tratta di un software base molto generico, buono per esigenze personali o piccoli gruppi che non richiedono strumenti più elaborati.Asana
Asana è un software avanzato e commerciale il leader di settore per le aziende (si può provare gratis ma costa parecchio). Asana offre il supporto per più utenti e team. Si possono facilmente creare, configurare e gestire i progetti, anche tramite diagrammi di Gantt. Dopo aver creato un progetto, si possono persone, ruoli, obiettivi e calendario delle attività, impostando i compiti per ogni persona ed inviandoli a chi partecipa al progetto. I rapporti sullo stato di avanzamento del progetto possono essere generati come HTML o CSV.App Web per la Gestione dei Progetti
Le piattaforme basate su cloud sono ideali per chi cerca accessibilità ovunque, senza installazioni. Ecco le opzioni più valide, con esempi pratici.
Trello: Organizzazione Visiva con Kanban
Trello è sinonimo di semplicità. Basato su bacheche Kanban, consente di creare liste di attività con schede trascinabili. Il piano gratuito del 2025 supporta bacheche illimitate e fino a 10 collaboratori, con integrazioni per Slack, Google Drive e Dropbox. I “Power-Ups” aggiungono calendari o automazioni, anche se limitati.
Un team di marketing può creare una bacheca per una campagna, con liste come “Idee” e “Completate”. Le schede includono checklist e allegati, rendendo la collaborazione fluida. Trello è ideale per utenti non tecnici, ma manca di report avanzati.
ClickUp: Versatilità per Team e Freelance
ClickUp offre un piano gratuito con utenti e progetti illimitati, 100 MB di spazio e funzionalità come task, Kanban e calendari. L’assistente AI ClickUp Brain genera attività da prompt, semplificando la pianificazione.
Un freelance può gestire più clienti, creando un progetto per ciascuno con attività suddivise in fasi. Le visualizzazioni Kanban, Gantt o calendario si adattano a diversi stili di lavoro. Il limite è l’assenza di report dettagliati nel piano gratuito.
Zoho Projects: Ideale per Piccole Imprese
Zoho Projects offre un piano gratuito per 3 utenti e 2 progetti, con milestone, elenchi di attività e sincronizzazione con Google Calendar. Le integrazioni con app Zoho lo rendono pratico.
Una piccola agenzia può configurare un progetto per un sito web, con milestone come “Progettazione”. La funzione di tagging facilita il monitoraggio. Il limite di progetti può spingere verso piani a pagamento per team in crescita.
Freedcamp: Collaborazione Semplice
Freedcamp offre un piano gratuito con attività illimitate, Kanban, calendari e gestione dei file. La personalizzazione consente di creare spazi per clienti o CRM di base.
Un organizzatore di eventi può pianificare un matrimonio, con attività come “Contattare fornitori”. La bacheca di discussione integrata semplifica la comunicazione. La mancanza di materiali formativi può rallentare l’apprendimento.
Plaky: Minimalismo Efficace
Plaky offre un piano gratuito con progetti e utenti illimitati, bacheche Kanban, filtri personalizzati ed etichette, ideale per chi cerca semplicità.
Un insegnante può pianificare un corso, con bacheche per ogni modulo. È perfetto per progetti personali, ma manca di funzionalità avanzate come i diagrammi di Gantt.
Notion: Tutto in Uno per Progetti e Note
Notion è una piattaforma versatile con un piano gratuito che offre database, Kanban e calendari. I modelli personalizzabili uniscono note e gestione progetti.
Un blogger può creare un database per pianificare articoli, con colonne per “Bozza” e “Pubblicato”. La flessibilità è un punto di forza, ma richiede tempo per padroneggiare le opzioni.
Figma
Figma offre tutti gli strumenti per poter portare a compimento qualsiasi idea (come per esempio un nuovo sito web o una una pagina sui social) anche grazie all'adozione di tool per la creazione di un set di icone personalizzate, tool per le illustrazioni vettoriali, un editor d'immagini integrato (per applicare fotoritocco dove serve), gestione e modifica di presentazioni e creazione di nuovi post social.Il punto forte di Figma è senza ombra di dubbio il cloud: basta aprire il browser per iniziare a lavorare tutti insieme sullo stesso progetto, eliminando del tutto il rischio di perdere le modifiche per colpa del PC che si pianta. Con Figma possiamo accedere al progetto in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, così da poter lavorare al nuovo design del sito anche in smart working.
La versione free del sito permette di creare un solo progetto collaborativo, offre un edito su solo 3 file del team e fornisce una cronologia delle versioni di massimo 30 giorni.
L'accesso alla piattaforma è possibile anche da smartphone o tablet, basterà scaricare l'app Figma Mirror dal Google Play Store o dall'Apple App Store.
MeisterTask
3) MeisterTask è un altro strumento di gestione dei progetti online che rappresenta una perfetta combinazione di semplicità e gestione, anche in lingua italiana. Questo strumento utilizza un approccio in stile Trello per gestire i progetti, senza limitazioni ed anche con possibilità di aggiungere fino a 20 MB di file per allegato. L'interfaccia utente è molto elegante, si possono creare sezioni illimitate nel progetto, aggiungere qualsiasi numero di attività, data di scadenza e commenti per tenere traccia dell'avanzamento. Nel caso di collaborazione, si possono invitare persone a qualsiasi progetto e lavorare insieme.L'interfaccia mostra le attività in 4 colonne, da quelle da iniziare, quelle in corso e quelle concluse, per avere una visione d'insieme del progetto. Si possono creare sezioni illimitate nel progetto, una accanto all'altra in colonne, scegliere un colore per ogni sezione e aggiungere qualsiasi numero di attività, compresi data di scadenza e commenti.
Paymo
Paymo è uno strumento avanzato di gestione dei progetti completa, che utilizza l'approccio Kanban per la gestione delle attività ma con più opzioni e filtri rispetto a Trello. Si può iniziare scegliendo uno dei modelli pronti a seconda del tipo di progetto da pianificare e si va dal modello generale alla progettazione di siti Web, alla produzione di video, allo sviluppo, al piano di marketing, alla consulenza, lavoro sui social media, SEO e tanto altro. Si possono gestire clienti, utenti, contabilità, schede giornaliere e pianificazione futura. La sezione contabilità consente di gestire le fatture per tenere traccia di tutte le entrate e uscite. Tutto ciò lo rende uno strumento di gestione del progetto versatile che ha il potenziale di soddisfare tutte le esigenze di un libero professionista.Come Scegliere lo Strumento Giusto
La scelta dipende dalle priorità. Per la visualizzazione grafica e l’accesso remoto, Trello, Plaky o Notion sono ottimali. ClickUp e Freedcamp offrono funzionalità avanzate via cloud. Per il controllo dei dati, OpenProject, Wekan, ProjectLibre e GanttProject sono ideali, con OpenProject e Wekan che eccellono per la sicurezza su server propri. Zoho Projects è perfetto per chi usa l’ecosistema Zoho.
La scalabilità è cruciale: ClickUp e Freedcamp supportano la crescita senza cambiare piattaforma. Le integrazioni con Slack o Google Workspace migliorano il flusso di lavoro. Per la sicurezza, i software installabili offrono controllo totale, ideale per progetti sensibili.
Tendenze Future nel Project Management
Nel 2025, l’intelligenza artificiale rivoluziona il settore, con strumenti come ClickUp che automatizzano attività ripetitive. La privacy dei dati è prioritaria, con soluzioni open-source come OpenProject e Wekan in crescita. Le app mobile, disponibili per Trello, ClickUp e Zoho Projects, garantiscono accessibilità ovunque.
Un aspetto critico: alcuni software gratuiti nascondono funzionalità dietro paywall, frustrando chi cerca soluzioni stabili senza costi. Piattaforme come Plaky o Wekan, meno aggressive nel marketing, risultano più trasparenti.
Consigli per Ottimizzare l’Uso dei Software
- Personalizzare le visualizzazioni: Kanban per progetti visivi, Gantt per scadenze complesse.
- Sfruttare le integrazioni: collegare a Slack o Google Calendar per centralizzare il lavoro.
- Impostare notifiche: avvisi per scadenze o modifiche riducono errori.
- Testare più opzioni: i piani gratuiti permettono di sperimentare senza impegno.
Un project manager remoto può usare ClickUp per assegnare attività, integrarlo con Slack per notifiche e monitorare scadenze con il calendario, centralizzando il lavoro.
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