Slack, la chat più usata da uffici e aziende

Slack è la piattaforma chat più usata per le comunicazioni interne delle aziende, strumento di lavoro a distanza, che può essere usato anche gratis

Lavorare in un team non è sempre facile, ancor di più se è necessario lavorare in smart working o comunque lontani dall'ufficio. Per i gruppi di lavoro più esigenti, che comunicano costantemente con i team di sviluppo, ricerca o marketing, sono disponibili vari servizi di chat e comunicazione per lavorare insieme a distanza e portare a termine qualsiasi tipo di progetto o lavoro, ma il miglior servizio è senza ombra di dubbio Slack, una vera e propria piattaforma accessibile sia gratuitamente che a pagamento (per i team più esigenti o per chi gestisce un numero elevato di team insieme).

In questa guida vi mostreremo come funziona Slack e come utilizzarlo per lo smart working o per qualsiasi altra esigenza lavorativa in cui è richiesto l'impegno di due o più persone, così da poter comunicare come mai prima d'ora e portare a compimento ogni progetto, integrazione, brainstorming o qualsiasi altro tipo di comunicazione collettiva, con il massimo della sicurezza e della velocità.

Scaricare e usare Slack

Slack è una piattaforma utilizzabile da qualsiasi dispositivo moderno: possiamo installare la sua app su Windows, su Mac, su Linux, sui dispositivi Android e sui dispositivi iPhone e iPad. Nei capitoli che seguono vi mostreremo quali sono le caratteristiche principali di questa piattaforma, com'è possibile integrarla con altri validi strumenti online e quali sono le differenze tra la versione gratuita e la versione a pagamento (con vari abbonamenti tra cui scegliere).

Versione gratuita o a pagamento?

Slack dispone di una versione gratuita accessibile senza limiti per il team o per il numero di canali, con annessi anche 10 integrazioni con altre app come Google Drive, Office 365 etc. L'unico vero limite riguarda le chiamate vocali e le videochiamate: attualmente possiamo fare solo chiamate singole tra membri del team (due utenti). Se necessitiamo di allargare le videoconferenze e le chiamate vocali possiamo sottoscrivere uno degli abbonamenti forniti da Slack.

Già la versione Standard (dal costo di 6,25€ al mese per utente attivo) offre una quantità di strumenti di lavoro incredibili, oltre a rimuovere tutti i limiti della versione gratuita (con videochiamate e chiamate vocali senza limiti, oltre ad altri vantaggi non indifferenti). Se il nostro team è davvero molto grande o gestiamo un'azienda con vari dipartimenti conviene puntare sulle versioni Plus o Enterprise Grid, che offriranno tutti gli strumenti e le funzioni di Slack anche per le multinazionali o per i team davvero molto grandi.

Caratteristiche di Slack

Anche se a prima vista può sembrare una chat qualsiasi, Slack offre una serie di strumenti e di funzioni uniche che ne fanno il punto di riferimento per chiunque voglia comunicare con il proprio team su un determinato progetto o lavoro. Le caratteristiche principali di Slack sono:

• Comunicazione da remoto ottimizzata: Slack è pensato per semplificare la comunicazione con gli altri membri del team; permette di gestire sia conversazioni private sia conversazioni di gruppo, ma anche sapere cosa fanno gli altri membri del team e monitorare la loro presenza online. Se confrontiamo la velocità di Slack con le email o con qualsiasi altro sistema per conferenze, non c'è sfida: Slack è davvero istantaneo.
• Canali e team: l'interfaccia di Slack permette di gestire sia i Team sia i Canali, così da poter tenere separato ogni compito ed ogni progetto anche nel caso in cui fossimo i responsabili di più progetti o di un numero elevato di gruppi di lavoro. I team possono sia parlare tra di loro sia parlare in privato, mentre i canali (visibili con gli hashtag) permettono di concentrare la discussione su una parte del progetto, su una miglioria o su qualsiasi cosa necessiti di un focus, come per esempio la ricerca di nuove soluzioni per un sito o per l'azienda che gestiamo.
• Accesso facilitato e gestione permessi: per creare il team è sufficiente che il team manager o il leader del gruppo crei l'account su Slack (anche gratuito) e inizi ad invitare tutti i partecipanti via email, che potranno iniziare subito ad accedere a Slack e configurare il proprio account. Una volta entrato in un team o in un canale possiamo anche assegnare degli amministratori o dei moderatori, così da poter mandare avanti i progetti anche in assenza di leadership.
• Estensioni e strumenti aggiuntivi: come vedremo nel successivo capitolo della guida possiamo anche integrare altre funzioni utili all'interno delle varie chat o canali, così da non perdere nessun appuntamento, messaggio, indicazione statistica o riunione.
• Videoconferenza: per rendere completo il servizio possiamo anche avviare una videoconferenza, anche se in questo caso dovremo prestare attenzione ai limiti imposti dagli account gratuiti e controllare quale abbonamento fa al caso nostro, così che tutti i membri del team possono lavorare senza problemi.

Queste sono solo alcune delle potenzialità che possiamo sfruttare di Slack, che di fatto si pone in netta concorrenza con sistemi di comunicazioni simili come Microsoft Team, Google Meet e Zoom.

Integrazioni con Slack

Una delle funzioni più interessanti di Slack è senza ombra di dubbio l'integrazione di numerosi strumenti di lavoro, così da poter creare una piattaforma unica a cui accedere a tutti gli appuntamenti, a tutti i file e a tutte le email destinate al team di lavoro.

Con Slack possiamo integrare Google Drive, Microsoft OneDrive, Microsoft Outlook, Google Calendar, Zoom e altri interessanti servizi direttamente dentro l'interfaccia, così da non dover più aprire mille siti o mille programmi per poter accedere a tutto il materiale necessario all'azienda o al team. Se carichiamo un file su Drive sarà possibile condividerlo velocemente sul team o sul canale a cui è rivolto, scegliendo subito anche i permessi da applicare ad essi (senza dover mai aprire Drive!); la stessa cosa vale per OneDrive. Gestire gli appuntamenti sarà semplicissimo con l'integrazione dei principali calendari online ed è possibile avviare subito una stanza Zoom all'interno dei canali di Slack senza passare dal sito del famoso servizio di videoconferenza. Se prima di Slack utilizzavamo solo Zoom, può essere una buona idea integrare uno strumento di chat avanzata come Slack insieme alle videoconferenze di Zoom! Per approfondire possiamo leggere la nostra guida Come usare Zoom, il programma più usato per videoconferenze aziendali.

Slack è ancora poco diffuso in Italia ma il suo successo all'estero ha decretato (di fatto) la fine dei vecchi orari di lavoro in ufficio, con la possibilità di lavorare da casa con una maggiore produttività e velocità di integrazione di tutte le idee. Questa piattaforma di fatto diventerà l'unico strumento di lavoro necessario da installare sui computer, sui tablet o sugli smartphone a disposizione del team o del gruppo che stiamo guidando.

Se invece il nostro problema è accendere il computer dell'ufficio da remoto, possiamo proseguire la lettura nel nostro articolo Come accendere il PC da remoto per lavorare a distanza.