Funzioni migliori per le videoconferenze con Zoom

Esplora le funzionalità avanzate e trucchi di Zoom: suggerimenti utili e strumenti per videoconferenze fluide e professionali

Tra i tanti servizi in grado di gestire delle grandi videoconferenze in streaming senza rallentamenti e alla massima qualità spicca sicuramente Zoom, diventato quest'anno una parola di uso comune per quanto è diventato popolare, molto utilizzato non solo nelle grandi multinazionali per poter realizzare delle videoconferenze tra colleghi o interi dipartimenti o reparti, ma anche dalle palestre e insegnati di fitness, dalle scuole, dagli organizzatori di eventi musicali o teatrali ed adatto a qualsiasi scopo.

La forza di Zoom risiede nella sua capacità di adattarsi a esigenze diverse, con un’interfaccia intuitiva che non intimorisce i principianti. Tuttavia, presenta alcune limitazioni, come la durata massima di 40 minuti per le riunioni gratuite, che può risultare scomoda, o alcune funzioni avanzate riservate agli abbonati. Nonostante ciò, alternative come Microsoft Teams o Google Meet non sempre eguagliano la fluidità di Zoom, specialmente per la qualità video o la gestione di gruppi numerosi.

LEGGI ANCHE: Come registrare una videoconferenza Zoom, Meet e Teams

Come installare Zoom

Per installare Zoom sul nostro computer non dovremo far altro che aprire la pagina di registrazione del servizio, inserire una email valida e proseguire con la creazione dell'account dal link che ci verrà fornito via email; in alternativa possiamo utilizzare anche i tasti per la registrazione rapida con un account Google o un account Facebook, così da saltare velocemente la fase di creazione di un account e iniziare subito ad utilizzare il servizio.


Terminata la registrazione saremo subito pronti per creare il nostro primo meeting, sfruttando il link fornito all'interno del sito Web. Una volta creato l'account dovremo solo copiare il link del meeting creato e iniziare a distribuirlo alle persone con cui vogliamo realizzare il meeting.
Se vogliamo gestire Zoom come programma per Windows o per Mac, possiamo scaricarlo dal sito ufficiale; se invece volessimo integrare Zoom su uno smartphone o un tablet, possiamo scaricare l'app dedicata per Android e per iPhone/iPad.

Si può anche usare Zoom via web, senza bisogno di scaricare e installare il programma, anche se c'è un trucchetto non imediatamente evidente. Lo abbiamo spiegato nel dettaglio nella guida su come usare Zoom o Meet dalla TV.

Funzionalità Principali per Riunioni Perfette

Sfondo Virtuale: Personalizzare l’Ambiente

Una delle opzioni più apprezzate di Zoom è lo sfondo virtuale, che consente di trasformare l’ambiente circostante senza bisogno di una stanza ordinata. Si può scegliere un’immagine di una spiaggia tropicale, un ufficio elegante o persino uno scenario fantasioso. Disponibile su PC e smartphone, questa funzione si attiva facilmente e include l’opzione di sfocatura per un effetto discreto e professionale.

• Attivazione: Aprire Zoom, cliccare sull’icona delle impostazioni (ingranaggio), selezionare “Sfondo e filtri” e scegliere un’immagine predefinita o caricarne una personale. Per la sfocatura, selezionare “Sfocatura”.
• Suggerimento: Utilizzare immagini ad alta risoluzione per evitare effetti sgranati. Con sfondi complessi, controllare che il processore del dispositivo regga il carico.

Filtro Estetico per un Look Impeccabile

Il filtro estetico (Touch Up My Appearance) è un’opzione discreta per migliorare l’aspetto durante le videochiamate. Leviga la pelle e attenua le imperfezioni, offrendo un’immagine curata senza sembrare artificiale. Disponibile su PC e dispositivi mobili, è ideale per riunioni professionali dove l’aspetto conta.

• Attivazione: Nelle impostazioni video, selezionare “Ritocca il mio aspetto” e regolare l’intensità con il cursore. Su smartphone, l’opzione è nel menu “Riunioni”.
• Nota: Moderare l’intensità per evitare un effetto innaturale, soprattutto con webcam di qualità inferiore.

Condivisione Schermo per Collaborare in Tempo Reale

La condivisione dello schermo è indispensabile per presentazioni, lezioni o sessioni collaborative. Zoom permette di condividere l’intero desktop, una singola finestra o una lavagna bianca per annotazioni in tempo reale. Un’opzione meno nota è la condivisione dell’audio di un’applicazione, perfetta per riprodurre un video senza mostrare lo schermo.

• Procedura: Durante una riunione, cliccare su “Condividi schermo” nella barra inferiore. Scegliere tra desktop, finestra specifica o lavagna. Per l’audio, spuntare “Condividi suono” prima di confermare.
• Consiglio: Chiudere applicazioni non necessarie per evitare notifiche indesiderate durante la condivisione.

Sala d’Attesa per Controllo e Sicurezza

Per prevenire accessi non autorizzati, la sala d’attesa consente all’host di verificare ogni partecipante prima di ammetterlo. Ideale per riunioni pubbliche o numerose, riduce il rischio di intrusioni. Anche se riservata agli account a pagamento, è una funzione che garantisce serenità.

• Attivazione: Sul sito di Zoom, accedere alle impostazioni dell’account, andare su “Riunione” e abilitare “Sala d’attesa”. È possibile personalizzare il messaggio di benvenuto.
• Alternativa gratuita: Impostare un codice di accesso (passcode) per ogni riunione, una misura semplice ma efficace.

Disattiva e riattiva il microfono rapidamente

Se si partecipa ad una riunione con tanti partecipanti, sarebbe meglio che solo chi parla tenga attivo il microfono, mentre gli altri possono disattivarlo e poi attivarlo rapidamente solo quando vogliamo intervenire, tenendo premuta la barra spaziatrice sulla tastiera del computer. La barra abilita il microfono quando è tenuta premuta e lo disattiva quando viene rilasciata. In questo modo, anche un incontro con tante persone resterà comunque fluido e senza confusione.
Per utilizzare questa funzione bisogna controllare che sia attiva l'opzione "Press Space.." in Impostazioni -> Audio e che sia attiva l'opzione "Mute Microphone...".

Disabilitare il video in una riunione

Se usiamo molto Zoom, quando riceviamo una notifica di riunione, è possibile unirsi tenendo comunque la webcam disattivata, almeno fino a che non siamo in ordine e presentabili. Per utilizzare questa funzione si può attivare l'opzione che disattiva il video quando si partecipa ad una riunione (Turn Off video whjen join...) che si trova in Impostazioni -> Video .

Scorciatoie da tastiera utili

Per diventare un esperto di Zoom e padroneggiare lo strumento in modo perfetto, conviene imparare le scorciatoie da tastiera. Oltre a quella per attivare e disattivare il microfono con la barra spaziatrice vista al punto 2, altre scorciatoie importanti per Windows e Mac:
- Attiva / disattiva video : Alt + V (Su Mac Comando + Maiusc + V)
- Attiva / disattiva la condivisione dello schermo : Alt + S (Su Mac Comando + Maiusc + S)
- Fai uno screenshot: Alt + Maiusc + T (Su Mac Comando + T)
- Attiva / disattiva la registrazione video: Alt + R (Su Mac Comando + Maiusc + R)
- vedi altoparlante attivo : Ctrl + 2 (Su Mac Comando + 2)
- Silenziare tutti: Alt + M (Cmd+Ctrl+M su Mac)
Oltre a questo, in Impostazioni di Zoom si può attivare l'opzione global sotto la sezione dei Keyboard Shortcuts (dove è possibile vedere tutte le scorciatoie tastiera) in modo da poter far funzionare le scorciatoie di Zoom anche se la finestra del programma Zoom non è in primo piano.

Vedere tutti i partecipanti

Durante una video riunione con Zoom, si potrà visualizzare sullo schermo la persona che parla. Si può invece premere in alto a destra sul pulsante accanto a quello del tempo di riunione per vedere tutti i partecipanti alla videoconferenza in una griglia sulla stessa pagina contemporaneamente.

Copiare automaticamente l'URL per l'invito alla riunione

Se si devono invitare molti partecipanti alla riunione di Zoom, è possibile abilitare una funzione che copia automaticamente l'URL di invito negli Appunti appena si avvia la riunione, per risparmiare tempo nel condividerlo. In Impostazioni, nella scheda Generale, abilitare l'opzione che copia automaticamente l'URL di invito una volta che la riunione inizia (automatically copy invitation URL...).

Come avviare una videoconferenza

Realizzare una semplice conferenza tra due persone è davvero molto semplice e, cosa da non sottovalutare, non è necessario che il nostro interlocutore disponga di un account Zoom, visto che il servizio necessita solo di un utente Host (ossia colui che fa partire il meeting e gestisce tutto).
Per poter effettuare una conferenza apriamo il sito di Zoom, clicchiamo in alto su Host a meeting e scegliamo With Video On. Durante questa fase si avvierà il download del client per il nostro dispositivo; al termine dell'installazione verrà subito avviata l'interfaccia Host di gestione.
Possiamo ovviamente avviare questa interfaccia anche dall'app o dal programma che abbiamo già preventivamente scaricato, effettuando l'accesso nell'app Zoom e selezionando Nuova riunione (da notare come l'app viene tradotta automaticamente in italiano).

Qualsiasi sia la strada scelta si aprirà la finestra di meeting con la nostra webcam già attiva e funzionante, sui cui dovremo scegliere se attivare subito il microfono del computer oppure partire con l'audio disattivato (cosa che può essere utile in alcuni scenari o in alcune riunioni).

Per invitare una persona alla videoconferenza premiamo in basso sul pulsante Partecipanti, clicchiamo su Invita nel riquadro di destra e infine premiamo sul pulsante Copia link di invito.

Condividiamo ora questo link sulla chat o via email, così che l'altra persona debba solo cliccarci sopra per poter iniziare subito ad utilizzare Zoom. Cliccando sul link si aprirà una pagina Web dove scaricare Zoom e, al termine dell'installazione, l'utente dovrà solamente scegliere il suo nome utente e aggiungersi al meeting, senza possedere nemmeno un account Zoom attivo!

Se l'utente ha già Zoom sul computer può anche aprire direttamente l'app, premere su Entra e inserire l'ID del meeting, il nome utente con cui vuole comparire e la password (ottenibili sempre nella schermata degli inviti); nella stessa schermata possiamo scegliere anche se avviare subito il video e il microfono.

Ovviamente possiamo aggiungere anche altre persone al meeting ripetendo la procedura vista qui in alto fino ad un massimo di 100 persone; per controllare le persone che già partecipano al meeting basterà premere in basso su Partecipanti e controllare i nomi degli utenti già connessi.

Caratteristiche di Zoom

All'interno dei meeting creati con Zoom avremo a disposizione alcune funzionalità molto interessanti, che possono fare la differenza quando lavoriamo in smart working o stiamo effettuando una lezione online:

• Rilevamento alzata di mano: Zoom riconosce chi alza la mano all'interno del meeting e lo segnala all'host, che può così ascoltare una domanda specifica.
• Lista d'attesa: se la riunione è molto grande può essere utile attivare una lista d'attesa, così da poter parlare solo con un determinato di persone alla volta (davvero molto utile per i medici o per chiunque pratichi assistenza remota).
• Sicurezza: Zoom permette di impostare i permessi per ogni partecipante, così da impedire registrazioni, condivisioni dello schermo e inviti non autorizzati senza il permesso dell'host.
• Sfondo personalizzato: possiamo oscurare lo sfondo della stanza in cui ci troviamo, lasciando visibile solo il nostro volto e uno sfondo a scelta tra quelli presenti in Zoom o applicare uno dei filtri video disponibili. vedi anche la guida su come nascondere o cambiare lo sfondo su Zoom.
• Condivisione schermo: lo schermo dell'host può essere condiviso a tutti i partecipanti, che potranno così vedere cosa viene fatto su schermo o come funziona un determinato programma.
• Chat: una comoda chat in cui i partecipanti possono lasciare domande o condividere i file.
• Registrazione: ogni meeting può essere registrato e scaricato in locale in formato MP4. .
• Reazioni: come su Facebook possiamo aggiungere faccine e reazioni a quello che l'host passa su schermo.
• Selezione sorgente audio: possiamo lasciare attivo solo l'audio dell'host e, a richiesta, attivare solo l'audio degli utenti interpellati o che alzano la mano.
• Programmazione meeting: possiamo programmare dei meeting a orari e date prestabilite, con tanto di notifiche e di email d'avviso all'ora fissata.

Tutte queste funzioni sono accessibili anche con la versione gratuita del programma o dell'app e hanno contribuito al grande successo della piattaforma (che di fatto è un punto di riferimento per lo smart working e per le videolezioni in DAD).

Strumenti Complementari per Potenziare Zoom

Zoom Scheduler: Organizzazione Semplificata

L’estensione gratuita Zoom Scheduler per Chrome rende la pianificazione delle riunioni un gioco da ragazzi. Si integra con Google Calendar e Outlook, permettendo di creare link di invito direttamente dal browser.

Perfetta per chi gestisce team o riunioni frequenti, questa estensione semplifica l’organizzazione, ma è limitata a Chrome. Per chi usa altri browser, l’interfaccia web di Zoom resta una valida alternativa.

VB-Audio Virtual Cable e Zoom Escaper: trucco per lasciare una riunione senza problemi

Per chi cerca un modo originale per lasciare una riunione senza sembrare scortese, VB-Audio Virtual Cable e Zoom Escaper offrono una soluzione creativa. Il primo è un programma gratuito che simula un dispositivo audio, mentre il secondo genera rumori realistici, come un cane che abbaia o un’interruzione domestica.

• Configurazione: Installare VB-Audio, impostarlo come microfono in Zoom e selezionare un suono su Zoom Escaper. Ridurre la soppressione del rumore in Zoom per far passare i suoni.
• Avvertenza: Usare con cautela, poiché un abuso potrebbe risultare poco professionale.

ClickUp: Produttività Integrata

Per chi usa Zoom in ambito lavorativo, ClickUp è una piattaforma di gestione progetti che si integra con Zoom per sincronizzare riunioni e attività. Al termine di una chiamata, può generare automaticamente un riepilogo delle attività discusse, riducendo il lavoro manuale.

La versione gratuita è sufficiente per piccoli team, mentre Notion offre un’alternativa più flessibile per chi preferisce una gestione meno strutturata.

Domande Frequenti su Zoom

Molti utenti cercano risposte specifiche per usare Zoom in modo efficace. Ecco le domande più comuni con soluzioni chiare:

• Superare il limite di 40 minuti: Non esiste un modo gratuito per aggirarlo, ma creare riunioni ricorrenti con lo stesso link semplifica la gestione. Gli abbonamenti offrono maggiore flessibilità.
• Registrare una riunione: Gli utenti gratuiti possono salvare le registrazioni in locale su PC o Mac tramite “Impostazioni” > “Registrazione”. Per il cloud, serve un account a pagamento.
• Migliorare l’audio: Usare cuffie con microfono e attivare “Sopprimi rumore di fondo” nelle impostazioni audio. Per un audio nitido, disattivare questa opzione può preservare la qualità vocale.
• Gestire gruppi numerosi: Le breakout rooms, disponibili solo per account a pagamento, permettono di dividere i partecipanti in sottogruppi, ideali per workshop o discussioni parallele.

Differenze tra la versione gratuita e la Pro

La versione gratuita di Zoom possiamo utilizzarla da subito alla massima qualità fino ad un massimo di 100 persone in meeting, ma dispone di alcune limitazioni:

• se il meeting è tra due persone, non c'è limite di tempo alla durata della videoconferenza;
• se invece partecipano 3 o più persone al meeting, possiamo effettuare la videoconferenza per 40 minuti continuati, poi la comunicazione si interrompe e dovremo riavviare il meeting per continuare.

Ovviamente possiamo rimuovere le limitazioni acquistando una licenza d'uso a 139.90€ all'anno (per singolo host), come visibile nella schermata dei prezzi di Zoom. Con gli abbonamenti più costosi e con l'aggiunta dell'addon Large Meetings (acquistabile separatamente all'abbonamento di base) possiamo anche allargare il numero di partecipanti al meeting da 300 fino a 1000, mantenendo sempre una grande qualità nella trasmissione dei video.
Se dobbiamo ospitare un nuovo meeting o qualsiasi tipo di videoconferenza, vi consigliamo di attrezzarci adeguatamente come visto nella nostra guida su Come aggiungere microfono e Webcam su PC per le videochiamate.

Sulle Alternative e programmi simili a Zoom abbimo scritto diversi articoli, anche con liste specifiche sulle migliori video chat gratis per PC e programmi per videoconferenze e su applicazioni open source e completamente libere come Jitsi Meet, la piattaforma di videoconferenze gratis senza limiti.