Zoom: Impostazioni Avanzate e Funzioni Nascoste per Riunioni

Esplora le funzionalità avanzate e trucchi di Zoom: suggerimenti utili e strumenti per videoconferenze fluide e professionali

Partecipare a una videoconferenza è semplice, ma gestirla con professionalità richiede qualcosa in più del semplice clic sul link di invito. Spesso la differenza tra un incontro produttivo e un caos digitale risiede nella conoscenza di poche, mirate impostazioni che la maggior parte degli utenti ignora. Dalla gestione dell'audio ai filtri per apparire presentabili anche appena svegli, il software offre strumenti potenti che vanno attivati manualmente. Configurare correttamente queste opzioni permette di seguire la rotta di Navigaweb verso una comunicazione fluida, evitando distrazioni tecniche e garantendo la massima privacy durante le sessioni di lavoro o studio.

Per installare Zoom sul nostro computer non dovremo far altro che aprire la pagina di registrazione del servizio, inserire una email valida e proseguire con la creazione dell'account dal link che ci verrà fornito via email; in alternativa possiamo utilizzare anche i tasti per la registrazione rapida con un account Google o un account Facebook, così da saltare velocemente la fase di creazione di un account e iniziare subito ad utilizzare il servizio.

LEGGI ANCHE: Come registrare una videoconferenza Zoom, Meet e Teams

Sfondo Virtuale: Personalizzare l’Ambiente

Una delle opzioni più apprezzate di Zoom è lo sfondo virtuale, che consente di trasformare l’ambiente circostante senza bisogno di una stanza ordinata. Si può scegliere un’immagine di una spiaggia tropicale, un ufficio elegante o persino uno scenario fantasioso. Disponibile su PC e smartphone, questa funzione si attiva facilmente e include l’opzione di sfocatura per un effetto discreto e professionale.

Aprire Zoom, cliccare sull’icona delle impostazioni (ingranaggio), selezionare “Sfondo e filtri” e scegliere un’immagine predefinita o caricarne una personale. Per la sfocatura, selezionare “Sfocatura”.

PowerPoint come Sfondo Virtuale

La condivisione schermo classica ha un difetto enorme: chi presenta diventa un quadratino minuscolo in un angolo, perdendo il contatto visivo e l'attenzione della platea. Una funzione spesso ignorata permette di caricare le slide di PowerPoint o Keynote direttamente come sfondo virtuale. In questo modo, la sagoma del relatore viene ritagliata e sovrapposta alle diapositive, come accade nelle previsioni del tempo in TV.

Questa modalità rende la presentazione più dinamica e permette di indicare fisicamente (con le mani) i punti sullo schermo, mantenendo viva l'attenzione. Bisogna però notare che le animazioni complesse o i video integrati nelle slide potrebbero non funzionare correttamente in questa modalità, poiché Zoom converte le pagine in immagini statiche per ottimizzare la banda.

Filtro Estetico

Il filtro estetico (Touch Up My Appearance) è un’opzione discreta per migliorare l’aspetto durante le videochiamate. Leviga la pelle e attenua le imperfezioni, offrendo un’immagine curata senza sembrare artificiale. Disponibile su PC e dispositivi mobili, è ideale per riunioni professionali dove l’aspetto conta.

Per curare l'immagine personale, le impostazioni video offrono la voce "Ritocca il mio aspetto" e "Regola per scarsa illuminazione", che ammorbidiscono i tratti del viso e correggono luci sbagliate. Per i più esigenti, la sezione Studio Effects consente addirittura di applicare digitalmente sopracciglia o rossetto, un trucco utile per apparire in ordine nelle chiamate dell'ultimo minuto.

Condivisione Schermo per Collaborare in Tempo Reale

La condivisione dello schermo è indispensabile per presentazioni, lezioni o sessioni collaborative. Zoom permette di condividere l’intero desktop, una singola finestra o una lavagna bianca per annotazioni in tempo reale. Un’opzione meno nota è la condivisione dell’audio di un’applicazione, perfetta per riprodurre un video senza mostrare lo schermo.

Procedura: Durante una riunione, cliccare su “Condividi schermo” nella barra inferiore. Scegliere tra desktop, finestra specifica o lavagna. Per l’audio, spuntare “Condividi suono” prima di confermare.

Sala d’Attesa per Controllo e Sicurezza

Per prevenire accessi non autorizzati, la sala d’attesa consente all’host di verificare ogni partecipante prima di ammetterlo. Ideale per riunioni pubbliche o numerose, riduce il rischio di intrusioni. Anche se riservata agli account a pagamento, è una funzione che garantisce serenità.

Sul sito di Zoom, accedere alle impostazioni dell’account, andare su “Riunione” e abilitare “Sala d’attesa”. È possibile personalizzare il messaggio di benvenuto.

Audio Pulito e Muto Rapido

La qualità del suono è prioritaria rispetto al video. Zoom integra una funzione di Soppressione del rumore di fondo che utilizza l'intelligenza artificiale per eliminare suoni indesiderati come il ticchettio della tastiera, abbaiare di cani o ventilatori. Si trova nelle impostazioni Audio e settarla su "Alto" isola la voce in modo quasi chirurgico. Per chi deve intervenire velocemente senza toccare il mouse, esiste una scorciatoia fondamentale spesso dimenticata: la barra spaziatrice. Tenendola premuta quando si è in muto, il microfono si attiva temporaneamente (modalità push-to-talk), per poi disattivarsi non appena si rilascia il tasto. Questo evita i classici momenti di imbarazzo in cui si cerca freneticamente l'icona del microfono sullo schermo.

Immersive View per rompere la griglia

La classica visualizzazione a griglia, con tanti rettangoli neri o volti annoiati, contribuisce alla cosiddetta "Zoom fatigue". Per riunioni più informali o sessioni di brainstorming, la Piattaforma Zoom ha introdotto la "Immersive View" (Vista Immersiva). Questa funzione ritaglia i partecipanti e li posiziona in un ambiente virtuale unico, come una sala riunioni, un auditorio o un bar.

Vedere tutti i colleghi nello stesso "spazio fisico" aiuta il cervello a percepire l'incontro come un evento unitario e non come una serie di finestre separate. Il limite tecnico risiede nel numero di partecipanti (massimo 25 in un singolo scenario) e nella necessità che tutti abbiano una versione del client aggiornata, altrimenti vedranno solo uno sfondo nero.

AI Companion e Riepiloghi

Guardando al futuro immediato, l'integrazione dell'intelligenza artificiale sta trasformando il modo di seguire le riunioni. L'AI Companion (disponibile nei piani a pagamento) trascrive la conversazione e genera riassunti automatici divisi per argomenti. La funzione più utile è la possibilità di fare domande al bot in tempo reale: se ci si distrae per qualche minuto, si può chiedere all'IA "Cosa è stato deciso riguardo al budget?" e ricevere una risposta testuale privata senza interrompere il flusso della discussione.

Scorciatoie da tastiera utili

Per diventare un esperto di Zoom e padroneggiare lo strumento in modo perfetto, conviene imparare le scorciatoie da tastiera. Oltre a quella per attivare e disattivare il microfono con la barra spaziatrice vista al punto 2, altre scorciatoie importanti per Windows e Mac:

• Attiva / disattiva video : Alt + V (Su Mac Comando + Maiusc + V)
  
• Alt + A (Command + Shift + A su Mac): Attiva/Disattiva audio in modo permanente
• Attiva / disattiva la condivisione dello schermo : Alt + S (Su Mac Comando + Maiusc + S)
• Fai uno screenshot: Alt + Maiusc + T (Su Mac Comando + T)
• Attiva / disattiva la registrazione video: Alt + R (Su Mac Comando + Maiusc + R)
• vedi altoparlante attivo : Ctrl + 2 (Su Mac Comando + 2)
• Silenziare tutti: Alt + M (Cmd+Ctrl+M su Mac)
Oltre a questo, in Impostazioni di Zoom si può attivare l'opzione global sotto la sezione dei Keyboard Shortcuts (dove è possibile vedere tutte le scorciatoie tastiera) in modo da poter far funzionare le scorciatoie di Zoom anche se la finestra del programma Zoom non è in primo piano.



Strumenti Complementari per Potenziare Zoom

Zoom Scheduler: Organizzazione Semplificata

L’estensione gratuita Zoom Scheduler per Chrome rende la pianificazione delle riunioni un gioco da ragazzi. Si integra con Google Calendar e Outlook, permettendo di creare link di invito direttamente dal browser.

Perfetta per chi gestisce team o riunioni frequenti, questa estensione semplifica l’organizzazione, ma è limitata a Chrome. Per chi usa altri browser, l’interfaccia web di Zoom resta una valida alternativa.

VB-Audio Virtual Cable e Zoom Escaper: trucco per lasciare una riunione senza problemi

Per chi cerca un modo originale per lasciare una riunione senza sembrare scortese, VB-Audio Virtual Cable e Zoom Escaper offrono una soluzione creativa. Il primo è un programma gratuito che simula un dispositivo audio, mentre il secondo genera rumori realistici, come un cane che abbaia o un’interruzione domestica.

• Configurazione: Installare VB-Audio, impostarlo come microfono in Zoom e selezionare un suono su Zoom Escaper. Ridurre la soppressione del rumore in Zoom per far passare i suoni.
• Avvertenza: Usare con cautela, poiché un abuso potrebbe risultare poco professionale.

ClickUp: Produttività Integrata

Per chi usa Zoom in ambito lavorativo, ClickUp è una piattaforma di gestione progetti che si integra con Zoom per sincronizzare riunioni e attività. Al termine di una chiamata, può generare automaticamente un riepilogo delle attività discusse, riducendo il lavoro manuale.

La versione gratuita è sufficiente per piccoli team, mentre Notion offre un’alternativa più flessibile per chi preferisce una gestione meno strutturata.

Se dobbiamo ospitare un nuovo meeting o qualsiasi tipo di videoconferenza, vi consigliamo di attrezzarci adeguatamente come visto nella nostra guida su Come aggiungere microfono e Webcam su PC per le videochiamate.

Sulle Alternative e programmi simili a Zoom abbimo scritto diversi articoli, anche con liste specifiche sulle migliori video chat gratis per PC e programmi per videoconferenze e su applicazioni open source e completamente libere come Jitsi Meet, la piattaforma di videoconferenze gratis senza limiti.