Programmi di smart working per lavorare da casa

Come creare il proprio lavoro da casa, programmi di smart working e lavoro a distanza

Molti dei lavori di ufficio, d'amministrazione e di gestione aziendale possono essere comodamente da casa in caso di emergenza o nel caso in cui la sede di lavoro fosse troppo distante o chiusa provvisoriamente per lavori in corso. Ovviamente non tutti i mestieri e le attività possono essere "trasferiti" in casa, ma gran parte dei lavori del settore terziario e in parte anche del settore secondario possono essere gestiti, per un determinato periodo di tempo, anche da un computer presente in casa.
In questa guida vi mostreremo quali sono i migliori strumenti per realizzare lo smart working, utilizzando un PC con Windows 10 o un Mac da utilizzare esclusivamente per lo scopo (quindi non dovremo utilizzare un PC con giochi, programmi di divertimento e quant'altro), così da aumentare la concentrazione e i risultati ottenibili con il nostro "ufficio virtuale".

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Programmi per lavorare da casa

Per venire incontro alle esigenze di tutti vi segnaleremo solo programmi gratuiti o programmi con licenze speciali per gli uffici e le aziende, così da poter in pochissimo tempo organizzare lo smart working adatto alla propria attività.

Skype

Skype è probabilmente la migliore soluzione per organizzare meeting e per lavorare da casa come se fossimo in ufficio. Per lo smart working possiamo utilizzare varie versioni di Skype, pensate per adattarsi a qualsiasi azienda:

• Skype: la versione gratuita di Skype l'ideale per piccole aziende e uffici fino a 20 dipendenti. Offre una chat di gruppo, possibilità di allegare e inviare file e la possibilità di effettuare video-conferenze tra tutti i membri della squadra di lavoro.
• Skype for Business: questa versione potenziata di Skype permette di aggiungere fino a 250 persone alle riunioni online, fornisce una protezione di livello aziendale per le comunicazioni e permette di gestire gli account dei dipendenti, integrando tutto con la piattaforma Office 365. Il costo è pari a 2 € al mese per utente.

Possiamo usare una o l'altra versione in base al numero di utenti da connettere, scelta che ovviamente spetta all'amministratore o al proprietario dell'azienda, anche in base al numero di utenti che desidera connettere in smart working.
Se desideriamo utilizzare Skype direttamente dentro il browser, vi invitiamo a leggere la nostra guida Skype online per chat, telefonate e videochiamate da sito web.

Microsoft 365

Per lavorare su documenti condivisi tra vari colleghi e per mostrare un progetto di lavoro a tutti possiamo utilizzare le potenzialità offerte da Microsoft 365, ossia la versione cloud della suite Office.


Con questo potente strumento potremo modificare a più mani i documenti aziendali, condividere calendari condivisi con Outlook, caricare e scaricare altri documenti condivisi dal capo o dagli altri colleghi e gestire ogni documento Office senza installare nulla sul computer, visto che funziona egregiamente anche da browser Web.
La licenza di Microsoft 365 dovrebbe essere a disposizione dell'azienda, quindi per utilizzarla da casa non dovremo far altro che scaricare il client dedicato (chiediamo sempre all'amministratore di sistema) sia utilizzando un qualsiasi browser Web (molto comodo e facile da gestire in ogni situazione).

Google Workspac

Se cerchiamo una valida alternativa a Skype e Office 365, possiamo provare Google Workspace, la piattaforma riservata da Google alle aziende.


Con questa piattaforma avremo a disposizione indirizzi Gmail aziendali, il supporto a tutti i file Office grazie a Google Docs, una piattaforma per salvare i dati e i documenti sul cloud (anche condiviso tra colleghi), Google Calendar per pianificare appuntamenti e riunioni, Notes per gli appunti condivisi e infine Google Meet, un servizio di teleconferenza ad alta definizione in grado di supportare fino a 250utenti contemporaneamente.
I prezzi di licenza per Workspace sono altamente concorrenziali e permettono di venire incontro alle esigenze di piccole, medie e grandi imprese.

Slack

Un'altra piattaforma molto utilizzata per lo smart working è Slack.


La piattaforma offre tutti gli strumenti per gestire un team di vendita o un team di sviluppo, grazie alla possibilità di gestire vari canali a cui assegnare categorie e mansioni, in modo da dividere e indirizzare al meglio le comunicazioni professionali ai vari team.
In tutti i vari canali possiamo trovare un sistema di chat integrato, videoconferenza per canali o intra-canali, sistema cloud per condividere file e documenti a tutte le persone iscritte e facenti parte dello stesso canale di lavoro, schermo condiviso e account designati. Oltre alla chat comune è presente anche una chat Direct Message per chattare singolarmente tra colleghi.
Slack può essere provato gratuitamente per piccoli team, ma esprime il massimo potenziale affiancato da una licenza aziendale dai prezzi decisamente interessanti.
Slack è simile a Microsoft Teams per organizzare il lavoro a distanza, ed è uno dei migliori strumenti per lavoro di gruppo, chat, comunicazione e condivisione progetti

Mattermost

Se cerchiamo qualcosa di gratuito e gestibile tramite un server aziendale (senza utilizzare i server di altre aziende o altri cloud), possiamo affidarci a Mattermost.


Installando la versione per server in azienda potremo organizzare una piattaforma di smart working completa, in grado di fornire la gestione di vari canali e di vari team con chat integrata, videoconferenza, condivisione dei file e crittografia avanzata di tutti i flussi in entrata e in uscita dal server.
Di fatto dovremo solamente configurare il server aziendale su una linea Internet sufficientemente veloce e fornire un account a tutti i dipendenti, assegnandoli ad un team di lavoro.

Teamviewer

Per collegarsi al computer dell'ufficio da casa non è necessario creare VPN o particolari configurazioni di rete, ma è sufficiente installare un programma come Teamviewer, che funziona benissimo per la connessione in desktop remoto da un computer ad un altro, tramite connessione internet. Per maggiori informazioni abbiamo scritto una guida su come usare Teamviewer
In alternativa, è possibile leggere come accedere al PC da remoto superando firewall e proxy ed i migliori programmi di desktop remoto.

Bitrix

Aggiungiamo a questa lista anche la piattaforma Bitrix, che per l'emergenza COVID 19 ha reso disponibile i suoi numerosi strumenti di gestione aziendale gratis per tutte le aziende. Si possono leggere ulteriori informazioni nel sito Bitrix24

Notion

La migliore app per organizzare il lavoro è Notion, ideale per gruppi ma anche buona per gestire le attività personali, creare bacheche, elenchi e pianificazioni. Tutto gratuito, Notion funziona a meraviglia.

Conclusioni

Le soluzioni per poter applicare lo smart working a qualsiasi azienda che lavora molto su computer o su progetti condivisi sono numerose, basterà solo scegliere quella eventualmente già attiva presso la propria azienda oppure procedere con il pagamento della licenza necessaria a coprire l'attività di tutti i dipendenti. Le soluzioni gratuite utilizzabili da piccoli team o da piccole aziende non mancano, ma conviene sempre puntare sulle versioni a pagamento per poter avere tutti i vantaggi e lavorare al massimo della produttività.
Da non dimenticare, quindi, anche le migliori video chat per PC e programmi per videoconferenze ed anche i programmi per lavoro a distanza e collaborazione online di gruppo

Sempre sull'argomento produttività vi invitiamo a leggere le nostre guide Estensioni per migliorare la produttività in Google Chrome e Estensioni Chrome per lavorare più veloci online.
Se invece cerchiamo altre piattaforme di condivisione di progetti, possiamo leggere il nostro articolo per collaborare online e scrivere documenti insieme ed i programmi per gestire e pianificare Progetti.
Da non dimenticare anche gli strumenti per trasmettere in diretta presentazioni da remoto.