Programmi per lavoro a distanza e collaborazione online di gruppo

Programmi gratuiti più usati e migliori per lo smart working ed il lavoro online in collaborazione con altre persone

Usare applicazioni web e programmi che agiscono via internet per il lavoro a distanza è, secondo me, un approccio molto produttivo ed economico a cui le aziende pubbliche e private dovranno prima o poi arrivare. Per il momento l'uso di strumenti di collaborazione online tra gruppi di persone è limitato a gruppi di professionisti indipendenti, che abitano in paesi e città diverse, per lavorare su progetti comuni ma soprattutto su progetti che hanno a che fare con i siti web.
Anche se cerco sempre di sponsorizzare programmi di questo tipo, sono ben consapevole delle difficoltà che ostacolano la loro diffusione ed il loro utilizzo. I maggiori problemi sono sicuramente legati alla sicurezza dei dati e alla scarsa propensione di usare internet come strumento di lavoro (ancora oggi si parla di internet più per motivi di intrattenimento che di produttività).

In questa guida quindi vi mostreremo, in modo più approfondito, quali strumenti utilizzare per lavorare a distanza, gestire progetti e per favorire la collaborazione di gruppo. I tempi per poter lavorare a distanza tutti insieme su un singolo documento o su un singolo progetto sono maturi, basterà utilizzare bene i programmi presenti nei seguenti capitoli per poter lavorare con la stessa efficacia e la stessa velocità ottenibile dal lavoro tradizionale in ufficio.
LEGGI ANCHE -> Soluzioni di lavoro online e condivisione delle risorse

Applicazioni per lavoro collaborativo

Wekan

Tra le migliori applicazioni che possiamo utilizzare per il lavoro condiviso c'è Wekan, una piattaforma open source senza limiti di tempo e senza alcun vincolo sull'utilizzo.

Con questa vera e propria lavagna interattiva online collaborativa avremo tra le mani uno strumento imbattibile per mantenere il lavoro, le liste di cose da fare e i progetti seguiti con il giusto ordine. Dalla dashboard abbiamo una panoramica completa su tutti i progetti attivi, aumentando sensibilmente la produttività in azienda, così da poter rivolgere l'attenzione su ogni progetto o anche solo su pochi elementi prioritari.
Wekan supporta la maggior parte delle funzionalità pensate per la collaborazione online: interfaccia utente che funziona tramite web, commenti degli utenti su ogni singolo progetto, assegnazioni dei colleghi ad ogni progetto, etichette personalizzabili, visualizzazioni filtrate e tanto altro ancora.

Padlet

Altra applicazione simile a Wekan per organizzare al meglio il lavoro a distanza è Padlet.

Padlet offre una lavagna interattiva online personalizzabile in base ai progetti e al tipo di lavoro da svolgere, permette di assegnare permessi d'accesso e di modifica per tutti i colleghi di lavoro, offre un'efficace e veloce chat per scambiare idee su ogni progetto e la dashboard permette di tenere tutto sotto controllo, potendo chiudere i progetti ormai terminati e mettere in primo piano i progetti prioritari, così da aumentare sensibilmente la produttività in ambito aziendale.

Slack

Altro servizio molto utile per il lavoro di gruppo e per organizzare progetti a distanza  è Slack.

Slack è uno strumento di collaborazione e comunicazione online che facilita il lavoro a distanza tra persone e gruppi di persone. L'applicazione web, che funziona senza scaricare nulla, solo da browser, ha una interfaccia grafica molto pulita e professionale con diverse caratteristiche di condivisione in tempo reale. Si tratta di un set di strumenti adatti a gestire documenti, attività lavorative, progetti comuni, calendari e scadenze e notifiche. Slack può essere un ottimo strumento per le piccole aziende o gruppi di professionisti che hanno bisogno di una comune piattaforma di lavoro.
La funzione principale di Slack è la chat che permette a tutti i membri del gruppo di condividere idee e comunicare gli uni con gli altri. Si possono quindi condividere i lavori, i file, i documenti e i calendari integrando varie applicazioni come Google Docs, Asana, Trello e altre app. In generale, è uno strumento di collaborazione online completo per Pc e smartphone che supporta il lavoro a distanza ma anche il project management di gruppi di lavoro per progetti, anche se tutte le persone fossero intorno alla stessa scrivania.

Zoom

Accanto alle lavagne interattive per la gestione dei progetti è necessario affiancarci anche un efficace sistema per le riunioni e le videoconferenze; attualmente il miglior servizio è senza ombra di dubbio Zoom.

Zoom è diventato rapidamente il servizio più stabile e veloce per organizzare le riunioni aziendali da casa, senza dover occupare un ufficio o una sala conferenze dal vivo. Zoom molto semplice da utilizzare e integrare nella postazione lavorativa: non dobbiamo far altro che aprire il browser web preferito, affiancarci una delle lavagne interattive viste finora, aprire una nuova scheda con Zoom e avviare subito la conferenza, condividendo il link della stanza virtuale creata con tutti i colleghi.

Microsoft Teams

Se cerchiamo una piattaforma collaborativa pronta all'uso e con gli strumenti indispensabili già integrati possiamo puntare su Microsoft Teams.

Utilizzando questa piattaforma avremo a disposizione una lavagna interattiva, un sistema di chat integrato, un sistema di videoconferenze veloce e stabile (basato su Skype), un sistema di gestione collaborativa di tutti i documenti (basato su Microsoft Office online) e un calendario condiviso, così da poter fissare facilmente obiettivi, date per le conferenze e scadenze da rispettare.
Di questa stupenda piattaforma per la collaborazione online di gruppo abbiamo parlato anche nella guida Come usare Microsoft Teams per organizzare il lavoro a distanza.

Google Workspace

Altra piattaforma valida per organizzare il lavoro a distanza e utilizzare tutti gli strumenti collaborativi è Google Workspace (noto in passato anche come GSuite).

Su questa piattaforma avremo tutti gli strumenti di Google integrati, così da poter lavorare a più mani sullo stesso documento conservato in Google Drive, gestire appuntamenti e riunioni su Google Calendar, avviare le riunioni in videoconferenza con Google Meet, gestire le email aziendali con Gmail, tenere note e appunti con Google Keep e sfruttare la ricerca intelligente di Cloud Search.

Altre applicazioni per lavoro a distanza

I siti web e le piattaforme che vi abbiamo mostrato nel capitolo precedente sono i migliori programmi per lavoro a distanza e collaborazione online di gruppo: difficile chiedere di più, visto che troviamo un concentrato di tecnologia e innovazioni. Se vogliamo creare la nostra piattaforma collaborativa o provare delle alternative basterà scegliere tra i servizi presenti nel seguente elenco:

• Trello è la migliore app per gestire e organizzare progetti di squadra, attività personali e lavorative, con una lavagna interattiva da condividere con in colleghi di lavoro.
• Notion, alternativa a Trello molto più semplificata, gratis per uso personale e facile da usare per organizzare il proprio lavoro o anche il lavoro di un gruppo.
• Se necessitiamo di utilizzare il desktop remoto la scelta migliore è Teamviewer così da poter fornire assistenza, collaborazione e meeting.
• Asana permette di gestire le attività di un gruppo di lavoro in modo molto semplificato. Essa ha anche applicazioni per iPhone, iPad e Android.
• Programmi per fare webinar e riunioni di gruppo anche con tante persone simultaneamente li abbiamo elencati in un altro articolo comprendendo anche Zoom e Jitsi Meet, due dei migliori in assoluto.
• Taskade è un nuovo arrivato nella scena della collaborazione in team che fornisce uno spazio di lavoro unificato in cui un gruppo può tenere traccia delle attività e lavorare con facilità. Dopo aver aggiunto l'elenco delle attività, si può scegliere di visualizzarle in varie forme come un elenco, una lavagna o una mappa mentale. Si può usare Taskade gratis con poche limitazioni per piccoli team.
• Mirò è un potente servizio di collaborazione per il brainstorming, la progettazione di flussi di lavoro, il disegno di mappe e molto altro. Il programma offre diversi modi per lavorare in gruppo su una lavagna virtuale e sessioni di brainstorming a distanza che possono portare a grandi risultati. Come la maggior parte delle app di collaborazione, si collega con strumenti come Dropbox e Slack

Per approfondire possiamo leggere anche la guida Programmi di smart working per lavorare da casa.

Conclusioni

Utilizzando a dovere gli strumenti consigliati in questa guida saremo in grado di gestire qualsiasi tipo di lavoro da casa, organizzando ogni progetto o ogni idea, effettuando meeting e scambiando i file aziendali senza muoversi di casa, sfruttando la connessione Internet per gestire un vero e proprio ufficio digitale. Tutti i servizi che vi abbiamo mostrato funzionano dal browser web, non è nemmeno richiesta l'installazione di un applicativo (cosa comunque possibile per alcuni servizi).

Tra gli strumenti che fino ad oggi ho trovato interessanti ci sono i tool online di project management, la creazione di mappe mentali e flussi di processo, le videochat gratis per videoconferenze.
In un altro articolo c'è l'elenco delle migliori web apps per la gestione online di progetti ed attività.