Gestire attività, aziende e progetti con Google Workspace

Gestione aziendale a basso costo con Google Workspace, il pacchetto di web app Google per essere più efficienti nell'organizzare il lavoro

Chi lavora in ufficio sa quando sia importante l'efficienza del lavoro, ancor più se possiamo sfruttare la tecnologia a nostro vantaggio.

Tra i tanti strumenti che possiamo utilizzare spicca sicuramente Google Workspace, la piattaforma svilippata da Google con numerosi strumenti pensati per aumentare al massimo l'efficienza di ogni azienda e di ogni impiegato presente in postazione.

Nella guida che segue vi mostreremo come essere più efficienti sul lavoro con Google Workspace, utilizzando tutti i servizi ottimizzati per le aziende innovative, in versione potenziata rispetto all'utilizzo dei servizi Google destinati all'utente privato.

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1) Gestire team virtuali e fisici

Chi lavora in un team sa quando sia importante comunicare e condividere velocemente le idee e i progetti aziendali, specie se lavoriamo in sedi diverse, se sono presenti più team diversi da gestire o se parte del team è in smart working.

In questo caso possiamo utilizzare Google Gruppi per gestire tutto il team, creare un Drive condiviso ed utilizzare Google Calendar condiviso per pianificare appuntamenti, meeting e per fissare le scadenze di un progetto.

2) Effettuare meeting e comunicare in tempo reale

Per aumentare la produttività sul lavoro non dobbiamo utilizzare nessun programma o servizio esterno, visto che Google Workspace include tutto l'occorrente per le riunioni aziendali, offrendo anche una chat in tempo reale tra i vari dipartimenti.

Per lo scopo possiamo utilizzare Google Meet e Google Chat, che offrono una qualità eccezionale per le riunioni con più persone e permette agli amministratori di tenere i contatti con tutti i dipartimenti, gestendo una chat diversa per ogni gruppo di lavoro (passando al meeting in qualsiasi momento della chat).

Per approfondire possiamo leggere la nostra guida su come usare Google Meet: funzioni migliori e opzioni da modificare.

3) Modificare i documenti condivisi del team

Tra le funzioni più apprezzate di Google Workspace troviamo la gestione integrata di qualsiasi documento d'ufficio, in particolare quelli generati con Microsoft Office. Non è necessario infatti installare la suite Microsoft a tutti i membri del team o dei dipartimenti, visto che possiamo modificare i documenti utilizzando la suite offerta da Google.

Per modificare tutti i documenti possiamo utilizzare Documenti, Fogli e Presentazioni, in grado di rimpiazzare efficacemente Word, Excel e PowerPoint senza dover scaricare nulla sul PC ma utilizzando l'account Google aziendale.

I documenti modificati possono essere salvati sul Drive personale o sul Drive condiviso e, per i file condivisi, possiamo osservare le modifiche effettuate da tutti i membri del team autorizzati.

A tal proposito vi invitiamo a leggere il nostro articolo sulle differenze tra Microsoft 365 o Google Workspace.

4) Comunicare con i clienti e i fornitori dell'azienda

All'interno di Google Workspace troviamo Gmail Business, una versione potenziata del Gmail personale in cui è possibile sfruttare i domini personalizzati, rispondere ai clienti e ai fornitori, fornire immagini e badge aziendali per ogni dipendente e molto altro ancora.

Con questa versione di Gmail possiamo accedere velocemente a tutti gli altri servizi di Google (Drive, Task, Meet e Chat), coordinando il lavoro in arrivo con tutto il team o con l'amministrazione senza dover usare per forza server Exchange o client di posta dedicati (comunque configurabili per gestire le caselle di posta Gmail,così da venire incontro ai più tradizionalisti).

Per approfondire possiamo leggere la nostra guida su come ottenere un indirizzo Email con dominio personalizzato.

5) Essere visibili ai clienti

Essere visibili ai clienti online è fondamentale per far crescere ogni azienda che lavora sul web o sui contenuti distribuiti. Per distribuire i file da destinare al pubblico, per condividere i form di valutazione o moduli di lavoro possiamo usare tutti gli strumenti integrati in Google Workspace.

Per i moduli di lavoro e di feedback possiamo utilizzare Google Forms, per creare un sito rapido per la nostra azienda possiamo usare Google Sites mentre per distribuire file possiamo pubblicare un file sul Web direttamente da Google Drive, portandoci in Documenti, Fogli e Presentazioni, premendo su File e cliccando infine su Pubblica sul Web.

Conclusioni

Google Workspace non è un'ottima alternativa a tutte le piattaforme di lavoro condiviso presenti sul mercato, vista la potenza offerta dai server di Google, la stabilità e le funzioni innovative che rendono semplice integrare qualsiasi lavoro aziendale.

Questa soluzione non è priva di difetti ma resta comunque una delle soluzioni migliori per le piccole e le medie aziende italiane che si affacciano sul web o che vogliono potenziare il supporto tecnologico dei team di lavoro, anche tra sedi diverse.

Per approfondire possiamo leggere le nostre guide alle app e strumenti per lavoro di gruppo, chat, comunicazione e condivisione progetti e su come scrivere in contemporanea un documento condiviso.