Come creare Filtri in Gmail o Outlook automatici
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Guida ai filtri Email per creare regole automatiche e organizzare i messaggi di posta in base a determinate condizioni (su Gmail e Outlook)
I filtri, una delle funzioni più utili di ogni servizio o programma Email che si rispetti, permettono di dividere automaticamente i messaggi ricevuti tramite posta elettronica in categorie, così da tenere la posta organizzata e leggere subito solo i messaggi che ci interessano senza avere tutte le Email elencate nella stessa lunghissima e confusa lista.
Ad esempio, si possono mettere le Email del lavoro in una parte, quelle degli amici in un'altra, le notifiche dei social in una terza, ed in un'altra ancora le notizie di Navigaweb.net come prioritarie e da leggere subito.
Tutti i principali servizi Email hanno i filtri per smistare la posta, qui parliamo dei due più usati,Gmail e Outlook (web e programma).
LEGGI ANCHE -> Vedere le Email vecchie su Gmail e gli allegati più grandi
Su Gmail possiamo usare le etichette per smistare le email ricevute in diverse sezioni separate. Per impostare le etichette su Gmail, basterà aprire la pagina web di Gmail, premere di lato sull'icona + accanto alla voce Etichette e scegliere il nome dell'etichetta.
Dopo aver creato l'etichetta giusta premiamo sulla barra di ricerca in alto, cerchiamo un mittente, un destinatario o il contenuto di qualsiasi tipo di email, premiamo sull'icona a forma di impostazioni in alto a destra della barra quindi clicchiamo su Crea filtro.
Nella nuova schermata possiamo personalizzare la creazione dei filtri ma solo dopo aver assegnato la giusta etichetta; per procedere premiamo su Applica etichetta e scegliamo quella appena creata. Il resto dei filtri possiamo personalizzarli in base alle nostre esigenze:
Per approfondire possiamo leggere le guide ai filtri automatici preimpostati da Gmail per separare dalla casella principale cose come promozioni, aggiornamenti dai forum e newsletter.
Sempre a tema filtri di Gmail possiamo leggere le seguenti guide:
Ottenendo così il pieno controllo sulla casella di posta elettronica targata Google.
Sul sito di Outlook.com possiamo creare sia le etichette (chiamate in questo caso Categorie) sia i filtri (chiamati invece Regole).
Per creare etichette evidenziamo l'email da filtrare, premiamo in alto sul tasto Categorie (a forma di cartellino per il prezzo) e assegniamo una delle categorie colorate presenti. Per personalizzare le categorie premiamo su Gestisci categorie e creiamone di nuove, assegniamo nuovi colori o cambiamo i nomi associati ad essa.
Ora siamo pronti per creare dei filtri efficaci su Outlook.com. Per procedere apriamo una delle email che vogliamo usare come base per il filtro, premiamo in alto sui tre puntini nel corpo del messaggio (non nell'interfaccia principale di Outlook) e selezioniamo Azioni avanzate -> Crea regola.
Clicchiamo subito su Altre opzioni per espandere il menu di creazione delle regole e personalizziamo il filtro secondo le nostre necessità, assegnando una o più condizioni (corpo messaggio, tipo di messaggio, destinatario, mittente o parole chiave contenute nel testo) e assegnando una o più azioni (tra cui Categorizza, necessaria per assegnare l'etichetta creata poco fa).
Sempre nella stessa schermata possiamo premere su Aggiungi un'altra condizione e Aggiungi un'altra azione per rendere il filtro molto più efficace; se invece volessimo escludere quale tipo di email premiamo su Aggiungi un'eccezione.
Per approfondire possiamo leggere l'articolo su come creare regole e filtri Email su Microsoft Outlook.
Per i client di posta elettronica più popolari come Microsoft Outlook, si possono creare regole per l'organizzazione dei messaggi, partendo da un mittente o da una singola Email come visto nel capitolo e nel link consigliato poco fa, così da poter replicare i filtri già visti nella versione online. Se non lavoriamo in ambito business la versione online di Outlook è da preferire, perché gratuita per tutti e si sincronizza efficacemente con l'app Posta o con il nuovo Outlook visto su Windows 11.
Se invece utilizziamo come client di posta Thunderbird i filtri si attivano premendo sul pulsante dei menu con tre righe, premendo su Filtri messaggi. Per approfondire vi invitiamo a leggere la guida ufficiale presente sul sito di Mozilla.
Quando creiamo un filtro per i messaggi di posta cerchiamo di fare sempre attenzione: evitiamo di creare incongruenze e assicuriamoci che le email siano filtrate con un evento unico, comune a più messaggi, come ad esempio un indirizzo di posta elettronica specifico, una keyword presente nell'oggetto (per esempio le email aziendali potrebbero avere sempre lo stesso dominio o la stessa attestazione o la stesa formula) o usare una parola sicuramente utilizzata nelle email da filtrare (per esempio Bolletta o Bollette).
Per approfondire possiamo leggere le guide su come Creare Alias Email in Outlook, Gmail, Yahoo per aggiungere indirizzi di posta all'account e sui migliori servizi anti-spam per proteggere l'email aziendale e web.
Ad esempio, si possono mettere le Email del lavoro in una parte, quelle degli amici in un'altra, le notifiche dei social in una terza, ed in un'altra ancora le notizie di Navigaweb.net come prioritarie e da leggere subito.
Tutti i principali servizi Email hanno i filtri per smistare la posta, qui parliamo dei due più usati,Gmail e Outlook (web e programma).
LEGGI ANCHE -> Vedere le Email vecchie su Gmail e gli allegati più grandi
1) Creare filtri in Gmail
Su Gmail possiamo usare le etichette per smistare le email ricevute in diverse sezioni separate. Per impostare le etichette su Gmail, basterà aprire la pagina web di Gmail, premere di lato sull'icona + accanto alla voce Etichette e scegliere il nome dell'etichetta.
Dopo aver creato l'etichetta giusta premiamo sulla barra di ricerca in alto, cerchiamo un mittente, un destinatario o il contenuto di qualsiasi tipo di email, premiamo sull'icona a forma di impostazioni in alto a destra della barra quindi clicchiamo su Crea filtro.
Nella nuova schermata possiamo personalizzare la creazione dei filtri ma solo dopo aver assegnato la giusta etichetta; per procedere premiamo su Applica etichetta e scegliamo quella appena creata. Il resto dei filtri possiamo personalizzarli in base alle nostre esigenze:
- Sulle email di lavoro, le email dell'INPS o in generale sulle email importanti possiamo applicare i filtri Contrassegna sempre come importante, Aggiungi a Speciali e Applica il filtro anche alle conversazioni corrispondenti.
- Le email bancarie o di Poste Italiane conviene assegnare il filtro Non inviare mai in Spam, Contrassegna sempre come importante e Applica il filtro anche alle conversazioni corrispondenti.
- Le email da mittenti che inviano troppe newsletter o messaggi ripentivi possiamo invece cancellarle subito attivando i filtri Segna come già letto, Non contrassegnare mai come importante e Applica il filtro anche alle conversazioni corrispondenti.
- Per le email di spam o le email che non vogliamo leggere possiamo attivare i filtri Elimina, Segna come già letto e Applica il filtro anche alle conversazioni corrispondenti.
Per approfondire possiamo leggere le guide ai filtri automatici preimpostati da Gmail per separare dalla casella principale cose come promozioni, aggiornamenti dai forum e newsletter.
Sempre a tema filtri di Gmail possiamo leggere le seguenti guide:
- Ordinare la posta in arrivo con filtri e alias in Gmail per gestire le E-mail ricevute.
- Bloccare Email indesiderate in Gmail da indirizzi specifici.
- Archiviare Email.
- Inoltro automatico in Gmail e Outlook.com per girare le email a un altro indirizzo.
- Bloccare le Email di spam, pubblicità e messaggi indesiderati.
Ottenendo così il pieno controllo sulla casella di posta elettronica targata Google.
2) Creare filtri in Outlook.com
Sul sito di Outlook.com possiamo creare sia le etichette (chiamate in questo caso Categorie) sia i filtri (chiamati invece Regole).
Per creare etichette evidenziamo l'email da filtrare, premiamo in alto sul tasto Categorie (a forma di cartellino per il prezzo) e assegniamo una delle categorie colorate presenti. Per personalizzare le categorie premiamo su Gestisci categorie e creiamone di nuove, assegniamo nuovi colori o cambiamo i nomi associati ad essa.
Ora siamo pronti per creare dei filtri efficaci su Outlook.com. Per procedere apriamo una delle email che vogliamo usare come base per il filtro, premiamo in alto sui tre puntini nel corpo del messaggio (non nell'interfaccia principale di Outlook) e selezioniamo Azioni avanzate -> Crea regola.
Clicchiamo subito su Altre opzioni per espandere il menu di creazione delle regole e personalizziamo il filtro secondo le nostre necessità, assegnando una o più condizioni (corpo messaggio, tipo di messaggio, destinatario, mittente o parole chiave contenute nel testo) e assegnando una o più azioni (tra cui Categorizza, necessaria per assegnare l'etichetta creata poco fa).
Sempre nella stessa schermata possiamo premere su Aggiungi un'altra condizione e Aggiungi un'altra azione per rendere il filtro molto più efficace; se invece volessimo escludere quale tipo di email premiamo su Aggiungi un'eccezione.
Per approfondire possiamo leggere l'articolo su come creare regole e filtri Email su Microsoft Outlook.
3) Creare filtri in client di posta
Per i client di posta elettronica più popolari come Microsoft Outlook, si possono creare regole per l'organizzazione dei messaggi, partendo da un mittente o da una singola Email come visto nel capitolo e nel link consigliato poco fa, così da poter replicare i filtri già visti nella versione online. Se non lavoriamo in ambito business la versione online di Outlook è da preferire, perché gratuita per tutti e si sincronizza efficacemente con l'app Posta o con il nuovo Outlook visto su Windows 11.
Se invece utilizziamo come client di posta Thunderbird i filtri si attivano premendo sul pulsante dei menu con tre righe, premendo su Filtri messaggi. Per approfondire vi invitiamo a leggere la guida ufficiale presente sul sito di Mozilla.
Conclusioni
Quando creiamo un filtro per i messaggi di posta cerchiamo di fare sempre attenzione: evitiamo di creare incongruenze e assicuriamoci che le email siano filtrate con un evento unico, comune a più messaggi, come ad esempio un indirizzo di posta elettronica specifico, una keyword presente nell'oggetto (per esempio le email aziendali potrebbero avere sempre lo stesso dominio o la stessa attestazione o la stesa formula) o usare una parola sicuramente utilizzata nelle email da filtrare (per esempio Bolletta o Bollette).
Per approfondire possiamo leggere le guide su come Creare Alias Email in Outlook, Gmail, Yahoo per aggiungere indirizzi di posta all'account e sui migliori servizi anti-spam per proteggere l'email aziendale e web.
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