Come Usare Alias Email in Outlook e Gmail per battere lo spam

Cosa sono e come creare Alias Email per aggiungere indirizzi di posta allo stesso account Outlook, Gmail, Yahoo Mail e Protonmail

Uno dei più grossi problemi dell'informatica di ogni tempo, è lo spam che si riceve sulla propria casella di posta elettronica. L'uso della mail, infatti, viene spesso disturbato da un diluvio quotidiano di messaggi in arrivo che sono spazzatura sotto forma di notizie non richieste, pubblicità e proposte commerciali. Mentre lo Spam è qualcosa di inevitabile se si diffonde il proprio indirizzo email su internet utilizzandolo per la login sui siti web, è possibile combatterlo e limitarlo fortemente con l'uso degli alias.

Un alias email è un indirizzo alternativo che convoglia i messaggi nella stessa casella di posta dell’account principale. Ad esempio, se l’indirizzo principale è pomhey@gmail.com, si può creare un alias come pomhey+lavoro@gmail.com per le email di lavoro. Questo permette di filtrare i messaggi, identificare la fonte di spam e mantenere riservato l’indirizzo principale. Gli alias sono perfetti per separare contesti diversi, come comunicazioni personali, professionali o iscrizioni a servizi online.

Non occupano spazio extra sul server, poiché i messaggi arrivano nella stessa casella. In un’era in cui la privacy online è sempre più vulnerabile, gli alias offrono uno scudo contro spam e phishing, permettendo di disattivare un indirizzo compromesso senza intaccare quello principale.

Come Configurare un Alias in Outlook

Outlook consente di creare fino a 10 alias per account gratuito, con indirizzi @outlook.com o @hotmail.com, utilizzabili sia per inviare che per ricevere email. La configurazione è intuitiva e si effettua dal sito web.

Accedere alle impostazioni: Sul sito di Outlook, cliccare sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra e selezionare Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
Gestire gli alias: Nella sezione Posta > Sincronizza la posta elettronica, cercare il link Gestisci o scegli un alias principale.
Creare l’alias: Scegliere Crea un nuovo indirizzo email e aggiungilo come alias. Inserire il nome desiderato (es. mario.lavoro@outlook.com) e confermare. L’alias sarà subito attivo.
Impostare l’alias come principale: Per usarlo come indirizzo predefinito per l’invio, selezionarlo come alias principale nella stessa sezione.

Outlook supporta anche il subindirizzamento con il simbolo “+” (es. mario.rossi+newsletter@outlook.com), che recapita i messaggi nella casella principale senza configurazione. Questo metodo è utile per filtrare email, ma non permette di inviare messaggi con l’indirizzo “+”. La gestione degli alias in Outlook è semplice, ma il limite di 10 alias potrebbe essere restrittivo per chi ha esigenze complesse.

Creare un Alias in Gmail

Gmail offre due modi per usare gli alias: il subindirizzamento con il simbolo “+” e l’aggiunta di indirizzi esterni come mittenti. Entrambi sono gratuiti e non richiedono account aggiuntivi, ma il secondo offre maggiore flessibilità per l’invio.

Subindirizzamento con “+”: Aggiungere un’etichetta dopo il nome utente, come mario.rossi+acquisti@gmail.com. Non serve configurazione: i messaggi arrivano nella casella principale e possono essere filtrati automaticamente.
Aggiungere un indirizzo esterno: Accedere a Gmail, cliccare su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Account e importazione. Nella sezione Invia messaggio come, selezionare Aggiungi un altro indirizzo email. Inserire il nome e l’indirizzo desiderato (es. un indirizzo @yahoo.com o del proprio dominio). Gmail invierà un’email di verifica.
Configurare i filtri: In Impostazioni > Filtri e indirizzi bloccati > Crea un nuovo filtro, inserire l’alias (es. mario.rossi+lavoro@gmail.com) e scegliere un’azione, come applicare un’etichetta.

Il subindirizzamento è immediato, ma l’indirizzo principale rimane visibile nei dettagli dell’email, riducendo la privacy. Inoltre, alcuni siti bloccano gli indirizzi con “+”, rendendo questa opzione meno affidabile. L’aggiunta di indirizzi esterni è più versatile, soprattutto per chi usa domini personalizzati.

Altri Servizi per Alias Email

Oltre a Outlook e Gmail, esistono servizi che offrono soluzioni avanzate per creare alias email, con un focus su privacy e organizzazione.

Proton Mail

Proton Mail integra SimpleLogin, che crea alias usa-e-getta o permanenti. La versione gratuita include alcuni alias, mentre i piani premium offrono domini personalizzati. La crittografia end-to-end lo rende ideale per dati sensibili, ma richiede un abbonamento per funzionalità avanzate.

Tuta Mail

Tuta Mail permette di creare fino a 5 alias gratuiti, con opzioni per domini personalizzati nei piani a pagamento. La configurazione è rapida, e l’enfasi sulla sicurezza lo rende adatto a chi prioritizza la privacy. Gli alias si gestiscono da Impostazioni > Impostazioni email.

Yahoo Mail

Chi ha una casella E-mail con Yahoo Mail, può impostare una mail temporanea da usare normalmente e su cui ricevere messaggi per il tempo che si vuole. Per creare alias in Yahoo Mail, aprire le impostazioni dall'ingranaggio in alto a destra, poi andare in altre impostazioni e poi su Caselle di posta. Con Yahoo si può creare soltanto un alias che però ha funzioni per inviare e ricevere email come quello di Outlook.com. In più, è possibile usare fino a 500 Indirizzi email usa e getta che funzionano come indirizzi temporanei simili a Gmail, ma col trattino; ad esempio: pomhey-1@yahoo.it, pomhey-2@yahoo.it e cosi via.

Gestire lo Spam con gli Alias

Gli alias sono un’arma potente contro lo spam. Creando un alias per ogni servizio online (es. mario.rossi+amazon@gmail.com per Amazon), si può tracciare la fonte di email indesiderate. Se un alias riceve troppe email non richieste, basta eliminarlo o creare un filtro per bloccarle. Ad esempio, in Gmail, si può configurare un filtro per spostare automaticamente i messaggi inviati a un alias specifico nella cartella spam o eliminarli. Questo approccio non solo riduce il disordine, ma aiuta a identificare siti che condividono i dati con terze parti, un problema sempre più comune.

Strategie per un Uso Efficace degli Alias

Per massimizzare l’efficacia degli alias email, è utile creare indirizzi specifici per categorie come lavoro, acquisti o newsletter. Ad esempio, un alias come mario.rossi+streaming@gmail.com per Netflix facilita il monitoraggio. Configurare filtri automatici in Gmail o regole in Outlook permette di smistare i messaggi in cartelle dedicate. È anche consigliabile usare alias temporanei per registrazioni su siti poco affidabili, riducendo il rischio di esposizione.

Un limite da considerare è che alcuni servizi online bloccano gli indirizzi con il simbolo “+”, rendendo necessario l’uso di alias formali o servizi come AnonAddy. Guardando al futuro, i provider email potrebbero integrare strumenti basati su intelligenza artificiale per suggerire alias contestuali, come già sperimentato da alcune piattaforme.

Si può inviare email da un alias? In Outlook, sì, con alias formali. In Gmail, il subindirizzamento “+” non consente l’invio, ma si possono aggiungere indirizzi esterni.
Gli alias occupano spazio extra? No, i messaggi arrivano nella casella principale senza consumare spazio aggiuntivo.
Cosa succede se un alias riceve spam? Si può eliminarlo o disattivarlo senza intaccare l’account principale.
Si possono usare domini personalizzati? Sì, con Gmail (indirizzi esterni) o servizi come Proton Mail, Tuta Mail o AnonAddy, ma spesso serve un piano a pagamento.
Gli alias sono sicuri? Offrono buona protezione, ma il subindirizzamento “+” può essere decodificato, rivelando l’indirizzo principale.

Per finire, ricordo la guida per creare filtri in Gmail, Yahoo mail e Outlook, molto importante da usare in combinazione con gli alias.

A proposito delle caselle email usa e getta, ricordo i servizi online di Email temporanee e anonime visti in un precedente articolo, che forniscono caselle di posta di sola ricezione, dai quali non è possibile inviare e-mail a qualcuno utilizzando l'indirizzo temporaneo. Questi indirizzi poi scadono automaticamente dopo un certo tempo e quindi potrebbe essere necessario generarne uno nuovo ogni volta.