Come creare Filtri Email in Gmail, Outlook, Yahoo Mail e altri servizi di posta

Guida ai filtri Email per creare regole automatiche e organizzare i messaggi di posta in base a determinate condizioni (su Gmail, Outlook e Yahoo Mail)

Per gestire in modo ordinato ed organizzato la propria casella di posta elettronica, qualsiasi sia lo strumento usato per la ricezione e la lettura delle Email, bisogna usare i filtri, che permettono di organizzare i messaggi come si farebbe con i file dentro le cartelle. I filtri, una delle funzioni più utili di ogni servizio o programma Email che si rispetti, permettono di dividere automaticamente i messaggi ricevuti tramite posta elettronica in categorie. Ad esempio, si possono mettere le Email del lavoro in una parte, quelle degli amici in un'altra, le notifiche di Facebook in una terza, ed in un'altra ancora le notizie di Navigaweb.net (mi raccomando iscrivetevi col box di lato!). In questo modo si riesce a tenere la mail organizzata senza avere tutte le Email elencate nella stessa lunghissima e confusa lista.
Questa distribuzione dei messaggi in varie cartelle o categorie si può fare automaticamente tramite l'impostazione dei filtri in tutti i servizi online di posta elettronica e, come vedremo nel dettaglio, in Gmail, Outlook e Yahoo Mail.

1) Creare filtri in Gmail

Su Gmail le 'cartelle' sono chiamate etichette che possono essere utilizzate per smistare le email ricevute in diverse sezioni separate.
Per impostare un filtro di posta elettronica in Gmail, si deve cliccare sul tasto ingranaggio in alto a destra, poi su Impostazioni e passare poi alla scheda Filtri e indirizzi bloccati. Se c'erano già dei filtri impostati, essi vengono visualizzati in questa schermata. Quasi certamente si troveranno quei filtri automatici preimpostati da Gmail per separare dalla casella principale cose come promozioni, aggiornamenti dai forum e newsletter.
Scorrendo verso il basso, al centro, c'è il link per creare un nuovo filtro ed avviare una procedura guidata molto semplice da capire e da usare, dove bisogna scegliere la modalità di filtraggio della posta.
Si possono attivare uno o più condizioni per basare il filtro: se la Email arriva Da (nomi o indirizzi email dei mittenti), se viene inviata A, Se l'Oggetto contiene determinate parole, se ci sono o non ci sono alcune parole o frasi nel testo del messaggio, se la mail ha un file allegato e di quali dimensioni.
Premendo il tasto Cerca si potranno vedere tutti i messaggi che soddisfano il fitro, come un'anteprima.
Premendo il tasto Crea Filtro si continua la procedura guidata scegliendo l'azione da intraprendere se la condizione viene soddisfatto.
Tra queste, le più utili sono: segnarlo come già letto, non farlo proprio comparire in Posta in arrivo ed archiviarlo subito, eliminare il messaggio, inviare una risposta automatica, inoltrare il messaggio ad un'altra casella di posta (utile per creare un backup delle email Gmail in un altro account).
L'opzione che permette di creare categorie di email è quella di assegnare ai messaggi filtrati un'etichetta già esistente o una nuova etichetta.
Si può creare un filtro in Gmail anche direttamente dalla casella di posta in arrivo, selezionando un messaggio e poi cliccando su Altro in alto. Qui si può scegliere l'opzione Filtra messaggi di questo tipo per creare un filtro rapido.
Il filtro può essere retroattivo e lo si può applicare anche ai messaggi di posta già ricevuti tramite la relativa casella di controllo.

Grazie ai filtri Gmail, come visto in altri articoli, è possibile:

• Ordinare la posta in arrivo con filtri e alias in Gmail per gestire le E-mail ricevute;
• Bloccare Email indesiderate in Gmail da indirizzi specifici;
• Archiviare Email
• Inoltro automatico in Gmail e Outlook.com per girare le email a un altro indirizzo
• Bloccare le Email di spam, pubblicità e messaggi indesiderati

2) Creare un filtro email in Outlook.com

In Outlook.com i filtri dei messaggi si chiamano Regole e si possono creare cliccando, dopo l'accesso all'account, sul tasto ingranaggio in alto a destra e poi su "Visualizza tutte le impostazioni di Outlook" in basso.
Sotto la voce "Regole", è possibile creare un filtro per ordinare automaticamente la posta in arrivo in base ad una condizione. In Outlook.com ci sono molti condizioni, dal nome del mittente, a parole chiave nell'oggetto o nel corpo del messaggio e tanto altro. L'Azione può essere quella di segnare il messaggio come letto, di eliminarlo, archiviarlo oppure di spostarlo in una determinata cartella, già esistente o da creare. Una volta fatto il filtro si deve solo premere su Salva per applicarlo.
Come avviene in Gmail, è anche possibile selezionare un messaggio e poi premere in alto il tasto con tre puntini (vicino il tasto Categorizza) per trovare il pulsante Crea nuova regola.
Ad esempio, se avete sottoscritto la newsletter di Navigaweb.net e ricevete gli articoli via posta elettronica, potrete filtrarli in maniera che non vi diano fastidio e senza intasare la posta in arrivo. Come criterio si potrà quindi impostare un filtro per cui, ad esempio, tutte le Email con oggetto che contiene la parola Pom-HeyWEB, devono essere spostati nella cartella "Navigaweb" creata nuova.

3) Impostare un filtro in Yahoo Mail

Come già visto nella guida a Yahoo Mail, per creare un filtro in Yahoo si deve cliccare sul tasto Impostazioni in alto a destra e poi su "altre impostazioni".
Sul lato sinistro della pagina si va ai filtri e si può aggiungere un nuovo filtro premendo il relativo pulsante. In Yahoo Mail è possibile mettere le condizioni solite, quelle relative al mittente o a parole chiave nell'oggetto o nel corpo, Come azione, però, si può soltanto definire la cartella in cui essa deve essere inclusa, una cartella già presente oppure scrivendo un nome nuovo per crearne una nuova. Tra le cartelle è comunque possibile scegliere Archivio o Cestino per eliminarla automaticamente.

Altri Filtri Email

4) Per i client di posta elettronica più popolari come Microsoft Outlook, si possono creare regole per l'organizzazione dei messaggi, partendo da un mittente o da una singola Email. A tal proposito abbiamo scritto una guida su come creare regole e filtri mail su Microsoft Outlook.
Su Thunderbird i filtri si attivano premendo sul pulsante dei menu con tre righe, premendo su Filtri messaggi. la guida completa è sul sito Mozilla.

5) Tutti gli altri servizi di posta elettronica, tipo Virgilio e Libero Mail, hanno la loro funzione filtri tra le opzioni di posta e funzionano in modo simile a Gmail, configurando i filtri nelle Impostazioni.

Ricordare, quando si crea un filtro, di non creare incongruenze e garantire che le email siano filtrate con un evento unico, comune a più messaggi, come ad esempio un indirizzo di posta elettronica specifico, una parola presente nell'oggetto, o una frase nel contenuta nella e-mail.

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