Organizzare la Posta Outlook con Regole e Filtri Automatici
Chi utilizza Microsoft Outlook come client Email può organizzare i messaggi di sposta elettronica in diverse cartelle in base al tipo di mail, in base al mittente o alla data. Quando si ricevono numerose Email è importante organizzarle in diverse cartelle ma è altrettanto importante che tale distribuzione sia automatica, in modo da sapere sempre in quale categoria cercare determinati tipi di messaggi.Ricevere decine di notifiche, newsletter e comunicazioni di lavoro ogni giorno trasforma la casella in arrivo in un deposito disordinato dove è facile perdere informazioni cruciali. Microsoft Outlook dispone di un potente motore di automazione che, se ben configurato, agisce come un segretario virtuale: smista, archivia e pulisce la bacheca prima ancora che l'utente acceda. Capire la logica di questi filtri è l'unico metodo efficace per mantenere l'ordine senza dover cancellare messaggi uno per uno.
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Districarsi tra "Nuovo Outlook" e versione Classica
Prima di mettere mano alle impostazioni, è doveroso chiarire un punto che genera spesso confusione. Microsoft sta spingendo con forza verso il Nuovo Outlook per Windows, un'applicazione che di fatto replica l'esperienza web di Outlook.com, sostituendo progressivamente il vecchio client desktop (quello parte della suite Office classica con file .PST). Le istruzioni che seguono si concentrano sull'interfaccia moderna (Web e New Outlook), poiché garantiscono che le regole siano salvate sul server (quindi funzionano anche a PC spento o da telefono) e rappresentano lo standard futuro, nonostante le critiche di molti utenti esperti che lamentano la perdita di alcune funzioni tecniche avanzate nel passaggio alla nuova versione.
Creazione rapida: Il metodo del "Tasto Destro"
Per chi vuole risultati immediati senza navigare nei menu, il metodo più veloce è creare una regola basata su un messaggio già ricevuto. Cliccando con il tasto destro su un'email presente in lista e selezionando Regole, il sistema propone suggerimenti contestuali. È l'approccio ideale per spostare tutte le comunicazioni di uno specifico mittente in una cartella dedicata. Selezionando ad esempio "Sposta sempre i messaggi di...", Outlook chiederà dove archiviare le future mail e, cosa molto utile, offrirà di eseguire l'azione anche su quelle già presenti, sanando il pregresso in un istante.
Costruire regole avanzate: Condizioni, Azioni ed Eccezioni
Per automazioni più raffinate, bisogna accedere al pannello completo tramite l'icona dell'ingranaggio (Impostazioni) > Posta > Regole. Qui si costruisce la logica del filtro. Seguire la rotta di Navigaweb in questa fase significa impostare i parametri a imbuto, partendo da condizioni ampie per arrivare ad azioni precise, evitando che mail importanti finiscano nel dimenticatoio.
Definire le Condizioni (Il filtro)
Il primo passo è dire a Outlook cosa cercare. Non limitiamoci al mittente. Le condizioni moderne permettono di filtrare in base alle parole contenute nell'oggetto (utile per fatture o progetti), alla presenza di allegati o alla priorità del messaggio. Un'opzione spesso sottovalutata è il filtro basato sul destinatario: è possibile creare una regola specifica per le mail in cui il proprio indirizzo è solo in "Copia Conoscenza" (CC), separandole da quelle dirette che richiedono solitamente un'azione più immediata.
Impostare le Azioni (Il risultato)
Una volta intercettato il messaggio, il sistema deve sapere come agire. Oltre al classico "Sposta in", le azioni più efficaci includono "Contrassegna come già letto" (perfetto per le notifiche di sistema che non necessitano intervento), "Inoltra a" (per delegare automaticamente) o "Categorizza". Quest'ultima è molto potente visivamente: applica un colore al messaggio lasciandolo nella posta in arrivo, permettendo di identificare a colpo d'occhio le priorità senza nascondere l'email in sottocartelle.
Aggiungere le Eccezioni (La sicurezza)
Le eccezioni sono la rete di salvataggio che impedisce disastri. Una regola impostata per cestinare tutte le newsletter di un fornitore potrebbe far perdere un avviso di mancato pagamento. Aggiungendo un'eccezione come "Tranne se l'oggetto contiene la parola 'Urgente' o 'Scadenza'", si garantisce che l'automatismo si fermi davanti a comunicazioni critiche, lasciandole visibili nella casella principale.
La funzione "Fai pulizia" (Sweep)
Molti utenti confondono le Regole con la funzione Fai pulizia (nota come Sweep in inglese), ma c'è una differenza sostanziale. Mentre le regole agiscono all'arrivo del messaggio, lo strumento "Fai pulizia" è pensato per la manutenzione ciclica. È particolarmente utile per gestire volantini o report giornalieri: si può configurare Outlook affinché mantenga solo l'ultimo messaggio ricevuto da un mittente, cancellando automaticamente quelli precedenti. Questo evita l'accumulo di email obsolete senza dover configurare regole complesse di cancellazione temporale.
Gestione Spam e Mittenti Attendibili
È fondamentale ricordare che le regole personalizzate vengono eseguite dopo il filtro antispam nativo di Microsoft. Se una mail viene intercettata dai sistemi di sicurezza e finisce nella posta indesiderata, le nostre regole non si attiveranno. Per evitare questo, bisogna curare la lista dei Mittenti e domini attendibili nelle impostazioni della "Posta indesiderata". Inserire qui i domini dei servizi essenziali assicura che questi bypassino il primo muro di difesa, permettendo poi alle regole personali di smistarli correttamente nelle cartelle desiderate.
Uno sguardo al futuro: Copilot e AI
L'attuale sistema a regole logiche "Se > Allora" è destinato a essere affiancato, e in parte sostituito, dall'intelligenza artificiale. L'integrazione di Copilot in Outlook sta iniziando a proporre automazioni basate sul comportamento dell'utente, come la capacità di riassumere thread lunghi o di suggerire priorità basate sul contenuto e non solo sul mittente. Tuttavia, per chi desidera il controllo granulare e la certezza matematica di dove finirà un messaggio, la configurazione manuale delle regole rimarrà lo strumento primario ancora a lungo.
Come creare filtri avanzati su Outlook 365
Se invece vogliamo creare dei filtri avanzati e con più condizioni su Outlook non dobbiamo far altro che aprire l'email da filtrare, premere in alto sul menu Filtri, premere su Crea filtro e infine premere sul tasto Opzioni avanzate.
Si aprirà una procedura guidata per creare delle regole avanzate; per procedere selezioniamo le condizioni da verificare (per esempio parole specifiche, mittenti particolari, un particolare contrassegno, un feed RSS e altre condizioni), premiamo sul tasto Avanti, scegliamo l'azione da compiere tra quelle proposte nella nuova schermata (sono presenti i classici elimina, sposta in una cartella specifica, assegna una categoria precisa tra quelle presenti, impostare come già letto senza segnalare nulla, segnalare sempre come da leggere, avviare la riproduzione di un suono, utilizzare le varie opzioni di inoltro per gruppi di persone specifiche e molto altro) e premendo infine su Fine.
Prima di premere sul tasto Fine può essere conveniente mettere una spunta sulle opzioni Applica ai messaggi già presenti e su attiva regola; questo garantisce che i messaggi nuovi e quelli già arrivati in passato che che soddisfano la regola vengano spostati nella cartella corrispondente.
Anche le regole personalizzate create con questo metodo possono essere visionate premendo sul menu Regole in alto e aprendo il menu Regole e avvisi, così da poter visionare tutte le regole e i filtri attivati sul client.
Una volta aperta questa finestra potremo controllare i filtri attivi, cancellare quelli che non vogliamo vengano più applicati (selezionando il filtro e premendo su Elimina), cambiare al volo la regola creata in passato (selezionando la regola e premendo in alto su Cambia regola), copiare le regole e infine applicare le regole non ancora attive.
Nella stessa finestra possiamo gestire gli avvisi dell'applicazione aprendo la scheda Gestione avvisi e utilizzando di fatto gli stessi tasti visti per i filtri.
Altre funzionalità Outlook
- Regole sulla posta inviata: Outlook gestisce bene la posta in arrivo, ma applicare regole automatiche alla posta inviata (es. spostare le mail mandate a un cliente in una cartella specifica) è complesso e spesso richiede l'uso della versione Classica desktop, poiché la versione Web ha limitazioni in tal senso.
- Regole che si disattivano: Se una regola smette di funzionare nel "Nuovo Outlook", spesso è perché è andata in conflitto con un'altra o perché la cartella di destinazione è stata rinominata.
- Backup: Con il passaggio al cloud (Exchange Online/Outlook.com), le regole sono legate all'account e non al dispositivo, rendendo obsoleto il vecchio file di backup .rwz, a meno che non si utilizzi ancora la versione legacy per scopi aziendali specifici.
Se invece il problema è lo spam vi consigliamo di leggere la nostra guida Bloccare le Email di spam, pubblicità e messaggi indesiderati.
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