Guida a Gmail per iniziare e diventare esperti della Google Mail

come usare Gmail al meglio: configurazione, funzionalità avanzate, sicurezza e gestione della posta elettronica

Gmail è il servizio di posta elettronica più usato al mondo, ha conquistato tutti sia in ambito domestico che lavorativo (dove è uno dei servzi indispensabili al lavoro) e gli utilizzatori di vecchia data sanno bene come si usano le innumerevoli funzioni offerte dal servizio e che sono state integrate nel corso degli anni. Chi vuol fare un ripasso e chi ancora utilizza servizi di posta elettronica validi ma inferiori a Gmail (come Libero, Alice Mail o Tiscali) ci sono molte cose da sapere, partendo dalla creazione di un account, fino all'organizzazione dei messaggi.

Vediamo insieme una guida completa a Gmail, davvero molto utile per i nuovi arrivati ma valida anche per gli utenti più vecchi del servizio, che possono ripassare alcuni concetti e servizi e diventare più esperti imparando tutti i trucchi e le funzionalità del servizio Email più completo e moderno.

LEGGI ANCHE: Come usare Gmail Offline, per salvare e sincronizzare email su PC

Creare e configurare un account Gmail

Per iniziare, basta visitare il sito Gmail e registrarsi. Serve un Account Google, creato con nome, data di nascita e un indirizzo email personalizzato. Un indirizzo chiaro e professionale, come nome.cognome@gmail.com, è preferibile rispetto a combinazioni casuali di lettere e numeri. In Gmail ci sono alcuni modi per ottenere un indirizzo di posta (mail) personalizzato o con il nome

Una volta creato l’account, la configurazione iniziale è cruciale. Dalle impostazioni, accessibili tramite l’icona dell’ingranaggio in alto a destra, si può scegliere tra visualizzazioni diverse: predefinita, compatta o confortevole. La modalità scura, attivabile dalla scheda “Tema”, riduce l’affaticamento visivo. Sincronizzare l’account con smartphone o tablet è semplice grazie all’app Gmail, che offre notifiche in tempo reale. Tuttavia, la personalizzazione dei suoni delle notifiche per account multipli rimane limitata nel 2025, un aspetto che può risultare scomodo per chi gestisce più caselle.

Organizzare la posta con categorie ed etichette

La casella di posta di Gmail si distingue per la sua organizzazione intelligente. Le email vengono automaticamente suddivise in schede come Principale, Social, Promozioni, Aggiornamenti e Forum, personalizzabili dalle impostazioni. Le etichette offrono un sistema flessibile per catalogare i messaggi: un’email può avere più etichette, come “Lavoro” e “Urgente”, senza bisogno di spostarla in cartelle rigide.

Creare un’etichetta è semplice: dalla barra laterale sinistra, selezionare “Crea nuova etichetta”. I filtri automatici, invece, permettono di smistare i messaggi in base a criteri come mittente o parole chiave. Ad esempio, le email di un cliente possono essere automaticamente contrassegnate come importanti o spostate in un’etichetta specifica. La ricerca avanzata di Gmail, con comandi come “from:mittente” o “in:etichetta”, rende rapido ritrovare messaggi anche di anni precedenti.

Funzionalità integrate per la produttività

Gmail integra strumenti che semplificano la gestione delle email. La Risposta intelligente propone risposte rapide basate sul contenuto del messaggio, utili per comunicazioni brevi. La funzione Posta in arrivo posticipata consente di far ricomparire un’email in un momento scelto, perfetta per tenere traccia di attività importanti. L’integrazione con Google Calendar e Google Tasks permette di trasformare un messaggio in un evento o un’attività con un clic, rendendo la gestione del tempo più fluida.

La modalità offline, disponibile su Google Chrome, consente di leggere e scrivere email senza connessione, con sincronizzazione automatica una volta online. Per attivarla, basta andare su Impostazioni > Offline. Per chi preferisce client di posta esterni, Gmail supporta i protocolli IMAP e POP3. Tuttavia, dal 1° maggio 2025, l’autenticazione tramite OAuth è obbligatoria per i client di terze parti, una misura che aumenta la sicurezza ma complica la configurazione su software meno recenti.

Termini chiave quando si usa Gmail

Per imparare ad usare Gmail bisogna prendere familiarità con alcuni termini chiave del servizio di posta:

Etichetta: è come una cartella dove vengono salvati i messaggi in base ad un criterio preciso. Un'e-mail può anche essere contrassegnata da più etichette e sono anche disponibili le etichette nidificate. Le etichette funzionano un po' come le cartelle in Windows, per organizzare i messaggi ricevuti anche automaticamente. Grazie ai filtri infatti si possono decidere i parametri (il mittente o una parola nell'oggetto) per cui una mail deve essere segnata con un'etichetta piuttosto che un'altra. Si può aggiungere una nuova etichetta premendo il pulsante in alto che permette di nidificare la nuova etichetta dentro una già presente. I messaggi che utilizzano etichette nidificati non ereditano l'etichetta madre. Per contrassegnare un messaggio con un'etichetta basta selezionarlo e poi premere il pulsante in alto. Si può anche spostare col mouse il messaggio tenendo premuto il tasto destro e trascinando la mail in una cartella già creata e visibile sul lato destro.
Filtri: Un filtro è una regola per eseguire azioni automatiche in base a certi criteri. Ad esempio, si può dire che i messaggi provenienti da uno specifico mittente siano contrassegnate sempre come lette e siano spostate sotto una certa etichetta. In un altro articolo la guida per creare filtri Email con anche la spiegazione dei filtri automatici di Gmail.
Stelle: le stelle sono come le etichette, solo che non hanno nomi. Le E-mail con le stelle vengono evidenziate come prioritarie. Con Gmail si può illuminare con una stella gialla ogni messaggio importante. Dalle opzioni generali, si possono abilitare le superstars ossia diversi tipi di icone per segnare i messaggi speciali: stelle colorate, punto esclamativo, la v di visto o altri simboli.
Chat: è possibile chattare in tempo reale con gli amici presenti in rubrica, che usano Gmail.
Estensioni: con Gmail si possono usare diverse applicazioni esterne per modificarne le funzionalità e personalizzare il proprio account Gmail con Zoom o altri servizi simili; per scoprire le nuove estensioni basta premere sul tasto + nella barra di destra.

Molte delle funzioni elencate hanno decretato il successo di Gmail nel corso degli anni, ma i trucchi e i vantaggi non sono certamente finiti!

Importare i contatti

Se passiamo a Gmail da Alice Mail o da Yahoo Mail possiamo portare la rubrica dal vecchio account su Gmail in modo semplice. Per importare contatti e messaggi di un altro account di posta, cliccare sul pulsante in alto a destra per entrare nelle impostazioni e poi passare alla scheda Account e importazione e cliccare sul link Importa messaggi e contatti.
In un altro articolo, la guida per importare e gestire altri account Email in Gmail.
Dove si trova la lista dei contatti Gmail? Come già spiegato nella guida alla gestione contatti su rubrica Google, la rubrica di Gmail si trova aprendo l'indirizoz contacts.google.com/ oppure usando l'app Contatti Google per Android e iPhone.

Impostazioni di base

Aprendo un messaggio o se si seleziona un'e-mail spuntando la casella sulla destra del titolo, è possibile applicare diversi comandi tra cui lo spostamento nella cartella di Spam (spazzatura), l'assegnazione di un'etichetta o lo spostamento in una certa categoria. Se si apre un messaggio in modalità senza anteprime, si torna alla lista delle Mail premendo sul pulsante Indietro in alto (senza fare indietro con la freccia della barra degli indirizzi del browser). Sul lato destro ci sono i gruppi di Email organizzati anche con le varie etichette create.
Una mail può anche essere archiviata che significa metterla in soffitta senza cancellarla. Essa sparisce dalla Posta in arrivo ma, in caso di necessità, può essere sempre recuperata. Per eliminare un'e-mail invece si può usare il tasto del Cestino. Un messaggio eliminato rimane nel cestino per 30 giorni prima di essere cancellato definitivamente.

Utilizzare Gmail su Outlook

Se vogliamo scaricare la posta elettronica su un client PC come Outlook, possiamo usare l'impostazione POP o IMAP. Dopo aver letto delle differenze tra POP e IMAP, seguire la procedura guidata entrando nelle impostazioni e poi nella scheda Inoltro Pop e IMAP dove è possibile scegliere se mantenere o no i messaggi nell'account per poterli sempre leggere online da internet.

In un altro articolo, la guida per Configurare Gmail in Microsoft Outlook o altri client di posta.

Scrivere e Inviare un'e-mail

Per scrivere un nuovo messaggio di posta elettronica basta premere il tasto in alto a sinistra Scrivi. Per scrivere l'indirizzo del destinatario basta iniziare a scrivere sul campo A:.

Gmail compila automaticamente i nomi dei contatti presenti in rubrica e di quelli con cui già sono stati scambiati messaggi. Mentre si sta scrivendo un messaggio di posta, si può uscire in qualsiasi momento o chiudere la finestra di scrittura per riprendere successivamente. Un nuovo messaggio viene salvato automaticamente nelle Bozze come si inizia a scrivere. Altre funzioni utili sono quelle per annullare l'invio di un'email dopo aver premuto Invia, e quella per programmare l'invio di email a data futura e per posticipare le email ricevute per riceverle di nuovo tra qualche giorno.
Si possono inoltre inviare Email protette in Gmail con scadenza e password.

Sicurezza e protezione dei dati

La sicurezza di Gmail è tra le migliori del settore. La crittografia protegge i messaggi in transito, mentre i filtri antispam bloccano quasi il 99,9% delle email indesiderate. Nel 2025, Shielded Email introduce alias usa e getta per proteggere l’indirizzo principale durante la registrazione a servizi online, un’arma efficace contro il phishing, che rappresenta il 46,8% del traffico email globale secondo studi recenti. L’autenticazione a due fattori, attivabile dalle impostazioni dell’Account Google, aggiunge un ulteriore livello di protezione.

La conferma di lettura non è disponibile nella versione gratuita, a differenza di Google Workspace, che la offre a pagamento. Questo limite spinge alcuni utenti a cercare alternative, ma la protezione nativa di Gmail rimane una garanzia per la maggior parte delle esigenze.

Se si dovesse perdere l'accesso abbiamo realizzato anche una guida per recuperare l'account Gmail e risolvere problemi di login.

Gestire lo spazio di archiviazione

Lo spazio gratuito di Gmail è limitato a 15 GB, condiviso con Google Drive e Google Foto. Per chi si avvicina al limite, è possibile liberare spazio in Gmail cercando email con allegati pesanti tramite comandi come “has:attachment larger:10M” ed eliminarle o archiviarle. Un backup regolare è consigliabile tramite Google Takeout, che esporta le email in formato MBOX, compatibile con client come Thunderbird.

Per ottimizzare lo spazio, comprimere gli allegati prima dell’invio è una strategia efficace. Ridurre le dimensioni di immagini o documenti aiuta a mantenere la casella di posta leggera senza sacrificare la qualità.

Gmail è il miglior servizio di posta elettronica del mondo grazie alle tante funzioni disponibili e alla semplicità d'uso, che ne fanno il metodo più efficace per inviare email anche se non siamo esperti informatici o non abbiamo mai inviato prima d'ora un messaggio di posta elettronica. Il servizio è gratuito e ben integrato all'interno degli altri servizi Google, di cui condivide lo spazio d'archiviazione (al momento in cui scriviamo il limite è di 15GB), più che sufficienti per poter inviare migliaia di email con allegati di ogni tipo.

Sempre a tema Gmail abbiamo 20 trucchi Gmail e opzioni nascoste per la posta Google.
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