Unificare la posta aggiungendo tutti gli account su Gmail

Come importare messaggi e contatti in Gmail ed usare la posta in arrivo multipla per gestire più account

Controllare la posta non dovrebbe essere un lavoro a tempo pieno. Eppure, tra l'email personale storica, quella di lavoro, la PEC e l'account creato solo per lo SPID, ci ritroviamo a saltare da un'app all'altra o a tenere aperte decine di schede nel browser. Oltre allo stress, questo frammenta l'attenzione e aumenta il rischio di perdere messaggi importanti o di dimenticare le credenziali d'accesso.

La soluzione più elegante non è installare un client di posta sul PC come Thunderbird o Outlook, che vincolano a un singolo dispositivo, ma trasformare Gmail in un vero "hub" cloud. Google permette di gestire fino a 5 account esterni, scaricando la posta, filtrandola con il suo potente antispam e permettendo di rispondere come se fossimo loggati nel provider originale.

Non stiamo parlando della semplice funzione "Importa" (che sposta i vecchi messaggi una tantum), ma di creare un collegamento vivo e costante. Vediamo come configurare il tutto per non perdere mai più la bussola e seguire la rotta di Navigawebverso una gestione digitale senza stress.

Differenza tra Gmailify e POP3: quale scegliere?

Prima di entrare nelle impostazioni, bisogna distinguere le due tecnologie messe a disposizione da Google, perché il risultato cambia radicalmente.

Gmailify è l'opzione moderna, ideale se avete account Yahoo, AOL o Outlook/Hotmail. Funziona come un IMAP: le modifiche sono sincronizzate. Se leggete una mail su Gmail, risulterà letta anche su Outlook.com. È facilissimo da attivare (basta inserire email e password), ma non è disponibile per i provider italiani o domini privati.

POP3 (Post Office Protocol) è il metodo universale e quello su cui ci concentreremo. È più "grezzo": Gmail si collega periodicamente, preleva la posta e la porta a casa sua. È l'unica via per gestire Tiscali, Alice, domini aziendali o provider che non supportano protocolli moderni. Il vantaggio nascosto? Funziona come backup: se la casella originale si rompe o si riempie, voi avete tutto salvato sui server Google.

Configurare la ricezione della posta (POP3)

Questa procedura va fatta preferibilmente da computer, poiché l'app mobile ha opzioni limitate per il setup iniziale.

Aprite Gmail e cliccate sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra, poi su Visualizza tutte le impostazioni.
Andate nella scheda Account e importazione.
Scorrete fino alla sezione Controlla la posta da altri account e cliccate sulla voce Aggiungi un account email.

Si aprirà una finestra pop-up. Inserite l'indirizzo email da importare e procedete selezionando Importa le email dal mio altro account (POP3).

I parametri corretti e il nodo della Password

Qui la maggior parte degli utenti si blocca. I campi vanno compilati con precisione chirurgica:

Nome utente: Inserite sempre l'indirizzo email completo (es. nome.cognome@tiscali.it), non solo la prima parte.
Password: Attenzione. Se l'account che state importando (es. iCloud, Yahoo, Outlook) ha l'autenticazione a due fattori attiva, la vostra password normale non funzionerà. Dovete andare nel sito del provider originale, cercare "Sicurezza" e generare una Password per le app. È un codice univoco che serve proprio a far dialogare server esterni.
Server POP: Solitamente Gmail lo rileva in automatico (es. pop.tiscali.it). La porta standard per connessioni sicure è la 995.
Lasciare una copia sul server: Fondamentale. Se non spuntate questa casella, Gmail svuoterà la casella originale. Se volete che le mail rimangano anche su Virgilio o Alice, attivate questa opzione.
Connessione protetta (SSL): Da attivare sempre per sicurezza.
Applica etichetta: Consiglio vivamente di attivarla. Permette di riconoscere a colpo d'occhio che quella mail arriva dall'account "Lavoro" e non è diretta al vostro indirizzo Gmail personale.

Configurare l'invio (SMTP) per evitare brutte figure

Ricevere la posta non basta. Se rispondete a una mail di lavoro arrivata sull'account importato, non volete che il destinatario veda il vostro indirizzo @gmail.com. Sarebbe poco professionale.

Subito dopo il setup del POP3, Gmail vi chiederà: "Desideri essere in grado di inviare messaggi come...?". Rispondete Sì.

Nella configurazione SMTP, è cruciale non usare i server di Google, ma quelli del provider originale. Inserite i dati SMTP del fornitore (es. smtp.tiscali.it, porta 465 o 587) e usate le stesse credenziali (email e password per le app) usate prima. Se saltate questo passaggio, le vostre mail arriveranno con la sgradevole dicitura "Da: mario@gmail.com per conto di mario@ufficio.it", che spesso finisce dritta nello spam dei clienti.

Al termine, Google invierà un codice di verifica alla mail esterna. Dovrete recuperarlo e inserirlo per confermare di essere i proprietari.

Il caso specifico dei provider italiani (Libero, Virgilio, Alice)

L'Italia è un'anomalia nel panorama email mondiale a causa di politiche molto restrittive di alcuni fornitori storici.

Per quanto riguarda Libero Mail e Virgilio, la situazione è critica: da tempo questi provider bloccano l'accesso POP3/IMAP agli account gratuiti. Se provate a configurarli su Gmail, riceverete errore. L'unico modo per farli funzionare è acquistare il loro pacchetto "Plus" o usare software ponte su PC come FreePOPs (soluzione però complessa e poco stabile per l'utente medio). In alternativa, impostate un inoltro automatico da Libero verso Gmail, se l'opzione è ancora disponibile nel vostro pannello gratuito.

Per TIM/Alice, funziona tutto regolarmente, ma ricordate che il server POP3 funziona solo se state usando una connessione TIM domestica, oppure dovete configurare i parametri sicuri (porta 995 SSL) che permettono l'accesso da reti terze.

Il trucco per forzare la ricezione immediata

C'è un limite tecnico da conoscere: Gmail non controlla la posta esterna in tempo reale. La frequenza di aggiornamento varia in base al traffico: se ricevete poche mail, Google potrebbe controllare l'account esterno anche solo una volta ogni ora. Questo è un problema se state aspettando un codice di reset password urgente.

Non esiste un pulsante "aggiorna" nella schermata principale. Per forzare il download:

Tornate in Impostazioni > Account e importazione.
Accanto all'account esterno, vedrete l'orario dell'ultimo controllo.
Cliccate sul piccolo link blu Controlla ora la posta.

In questo modo scaricherete i messaggi all'istante senza attendere il ciclo automatico.

Altri dettagli importanti sulla gestione unificata

Spazio condiviso: Tutte le email scaricate erodono i vostri 15 GB gratuiti dell'account Google. Se importate una casella piena di allegati, potreste dover acquistare spazio su Google One.
Filtri Intelligenti: Potete creare un filtro che dice "Tutto ciò che arriva a vecchia-email@yahoo.it non deve mai finire in Spam". Questo bypassa l'antispam di Gmail che a volte è troppo aggressivo con la posta inoltrata.
Alias temporanei: Se l'obiettivo è solo proteggere la privacy e non gestire un vecchio account, ricordate che potete usare il trucco del "+". Iscrivetevi ai siti come vostronome+newsletter@gmail.com. Le mail arriveranno comunque a voi, ma potrete filtrarle o bloccarle facilmente se inizia lo spam.
Cancellazione asimmetrica: Se cancellate una mail importata su Gmail, questa non si cancella dal server originale (se avete impostato di lasciare una copia). Dovrete fare pulizia periodica anche nell'altra casella se ha limiti di spazio ridotti.