Creare gruppi di contatti in Gmail a cui inviare le stesse Email

Come creare gruppi in Gmail, liste di distribuzione e conversazioni e inviare Email a più persone selezionate

I gruppi, utili per comunicare con più persone insieme, sono una caratteristica base delle applicazioni di messaggi come Whatsapp e Facebook Messenger, ma possono essere utilizzati anche con le Email. Un'email di gruppo fa risparmiare la fatica di inserire gli indirizzi nei messaggi uno per uno ogni volta, condividendo con più persone lo stesso messaggio seguendo i vari interventi.
Le email del gruppo non sono utili solo ai team di lavoro, ma possono essere utilizzate per vari scopi: organizzare una festa, una partita di calcetto, un gruppo di studio oppure anche per inviare una newsletter personalizzata.
I gruppi di e-mail come liste di distribuzione sono una caratteristica importante di Microsoft Outlook, che può essere utilizzata in modo efficiente anche in Gmail, come vediamo in questa guida su come creare gruppi in Gmail.

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Come creare un gruppo con le etichette

Gmail utilizza le etichette in Google Contatti per creare gruppi di distribuzione. Questo sistema è accessibile da computer e consente di riunire indirizzi email per invii multipli in modo semplice.

Accedere a Google Contatti: Aprire il browser e visitare il sito Google Contatti. Effettuare l’accesso con l’account Gmail, se richiesto.
Selezionare i contatti: Scorrere l’elenco dei contatti e passare il cursore sulle foto del profilo o sulle iniziali. Cliccare sulla casella che appare per selezionare ogni contatto da includere nel gruppo.
Creare un’etichetta: Dopo aver selezionato i contatti, cliccare sull’icona dell’etichetta (un simbolo a forma di cartellino) in alto. Scegliere Crea etichetta, inserire un nome chiaro (ad esempio, “Colleghi Ufficio” o “Gruppo Sport”) e cliccare su Salva.
Verificare il gruppo: Il nome dell’etichetta comparirà nella colonna di sinistra sotto “Etichette”. Cliccando sull’etichetta, si visualizzeranno tutti i contatti associati.

Questo approccio è intuitivo e non richiede software aggiuntivi. Tuttavia, la creazione di etichette non è disponibile tramite l’app Gmail su smartphone, quindi è preferibile utilizzare un computer.

Per eliminare un'etichetta di contatti si potrà cliccare su Etichette nel lato sinistro, selezionare quella da eliminare e poi cancellarla col tasto del cestino.

Si possono raggruppare persone in Gmail, sempre nella sezione dei Contatti Google, anche usando il campo di ricerca in alto.
Per esempio, cercando "lavora in IT" si troveranno tutti i contatti che hanno specificato nel loro profilo Google l'ambito di lavoro in campo tecnologia e informatica.
Con questo trucco è possibile organizzare gruppi in base a qualsiasi criterio di ricerca, come quello delle persone che abitano in Italia o con lo stesso cognome.

Creare una lista di distribuzione in Gmail

Dopo aver creato l’etichetta, inviare un messaggio al gruppo è un’operazione rapida e diretta.

Aprire Gmail: Accedere a Gmail e cliccare su Scrivi per iniziare un nuovo messaggio.
Inserire l’etichetta: Nel campo “A” o “CCN” (per proteggere la privacy dei destinatari), digitare le prime lettere del nome dell’etichetta. Gmail suggerirà l’etichetta; selezionarla per aggiungere automaticamente tutti i contatti associati.
Comporre e inviare: Scrivere il messaggio e inviarlo. Tutti i membri del gruppo riceveranno l’email senza bisogno di inserire ogni indirizzo manualmente.

L’uso del campo CCN è consigliato per evitare che i destinatari vedano gli indirizzi degli altri, garantendo maggiore riservatezza.

Gestire e aggiornare i gruppi

Mantenere i gruppi aggiornati è fondamentale per assicurare che le comunicazioni raggiungano i destinatari corretti.

Aggiungere contatti: In Google Contatti, selezionare un’etichetta esistente, cliccare sull’icona gialla con il simbolo “+” e aggiungere nuovi contatti dalla lista o tramite la barra di ricerca.
Rimuovere contatti: Passare il cursore su un contatto nell’etichetta e deselezionare la casella corrispondente. In alternativa, cercare il contatto e rimuoverlo dall’etichetta tramite il menu delle opzioni.
Eliminare un’etichetta: Nella colonna di sinistra di Google Contatti, cliccare sull’etichetta, selezionare l’icona del cestino e confermare. I contatti non vengono cancellati, ma solo l’etichetta viene rimossa.

Un limite di Gmail è l’assenza di notifiche automatiche per indirizzi email obsoleti. È opportuno controllare periodicamente i dati dei contatti per evitare errori di invio.

Importare ed esportare contatti

Per chi gestisce elenchi di contatti provenienti da altre piattaforme, Google Contatti consente di importare ed esportare file in formati comuni.

Importare contatti: In Google Contatti, cliccare su Importa nella colonna di sinistra, caricare un file CSV o vCard e assegnare i contatti a un’etichetta esistente o nuova.
Esportare contatti: Selezionare i contatti o un’etichetta, cliccare su Esporta e scegliere il formato desiderato (CSV per Outlook, Google CSV o vCard) per salvare il file.

Questa funzione è utile per trasferire liste da altri servizi email o per creare backup dei gruppi.

Alternative avanzate: Google Gruppi

Per esigenze più complesse, come la gestione di team o comunità, Google Gruppi offre un sistema per creare liste di distribuzione con funzionalità avanzate, come il controllo delle autorizzazioni o la moderazione dei messaggi.

Accedere a Google Gruppi: Visitare Google Gruppi e cliccare su Crea gruppo.
Configurare il gruppo: Inserire un nome, un indirizzo email per il gruppo (ad esempio, gruppo@googlegroups.com) e definire chi può inviare messaggi (solo membri, amministratori, ecc.).
Aggiungere membri: Invitare persone tramite email o aggiungere contatti direttamente. Attendere qualche minuto dopo la creazione prima di inviare messaggi.

Google Gruppi è ideale per team che necessitano di discussioni strutturate, ma per comunicazioni rapide le etichette di Google Contatti sono più immediate.

Filtri avanzati per gruppi mirati

Un metodo poco noto è l’uso della barra di ricerca in Google Contatti per creare gruppi basati su criteri specifici. Ad esempio, cercando “lavora in marketing” si possono individuare contatti che hanno specificato un settore lavorativo nel loro profilo. Allo stesso modo, si possono filtrare persone per città, azienda o altri dettagli, se disponibili.

Questi filtri permettono di creare gruppi mirati senza selezionare manualmente ogni contatto, rendendo il processo più rapido per chi gestisce elenchi ampi o diversificati.

Altri dubbi

Come nascondere gli indirizzi dei destinatari? Utilizzare il campo CCN per evitare che i destinatari vedano gli indirizzi degli altri.
Si possono creare gruppi da smartphone? Non direttamente tramite l’app Gmail, ma accedendo a Google Contatti dal browser mobile si possono creare etichette.
Cosa fare se un’email non arriva a tutti? Controllare che gli indirizzi email siano validi e che l’etichetta sia stata selezionata correttamente.
C’è un limite di destinatari? Nella versione gratuita di Gmail, si possono inviare email fino a 100 destinatari. Per numeri maggiori, servono strumenti come GMass o Google Gruppi.
Come importare contatti da un file? In Google Contatti, cliccare su Importa, caricare un file CSV o vCard e assegnare i contatti a un’etichetta.
Come sincronizzare i gruppi con altri dispositivi? Le etichette create in Google Contatti si sincronizzano automaticamente su tutti i dispositivi collegati allo stesso account Google.