Creare gruppi di Email in Gmail per una mailing list gratuita
Tra i prodotti di Google utilizzabili a livello aziendale spiccano sicuramente Gmail e Google Gruppi. Questi due servizi facilitano l'invio di messaggi di posta elettronica ad un gruppo di persone, senza dover digitare manualmente l'indirizzo di ogni persona che deve leggere il messaggio.
Le liste di distribuzione permettono di risparmiare tempo e ridurre errori nell’invio di email a più destinatari. Gmail, con oltre 4,2 miliardi di utenti attivi nel 2025, è una scelta naturale grazie alla sua integrazione con Google Contatti e Google Gruppi. Rispetto a piattaforme a pagamento come Mailchimp o Brevo, Gmail è completamente gratuito, anche se con alcune limitazioni per invii massivi. Per piccoli gruppi, come colleghi o membri di un club, offre una soluzione pratica e immediata.
Le liste di persone che andremo a creare ci permetteranno di inviare una singola email a quel gruppo senza dover inserire manualmente tutte gli indirizzi nel campo destinatario, richiamando quindi direttamente il gruppo che abbiamo scelto di creare al momento dell'invio.
Configurare un Gruppo di Contatti in Gmail
Per creare una mailing list, il primo passo è organizzare i contatti in un gruppo tramite Google Contatti. Questo strumento consente di assegnare un’etichetta per raggruppare più indirizzi email. I passaggi sono semplici:
- Accedere a Google Contatti dal browser, usando l’account Gmail.
- Selezionare i contatti da includere, passando il cursore sulle loro iniziali o foto del profilo e spuntando le caselle.
- Cliccare sull’icona dell’etichetta in alto (“Gestisci etichette”) e scegliere “Crea etichetta”.
- Assegnare un nome chiaro, come “Team Progetto” o “Gruppo Famiglia”, e salvare.
Una volta creata l’etichetta, è possibile inviare un’email al gruppo direttamente da Gmail. Basta cliccare su “Scrivi”, digitare il nome dell’etichetta nel campo “A” e selezionarlo dai suggerimenti. Per proteggere la privacy, usare il campo “Ccn” (Copia Carbone Nascosta) affinché i destinatari non vedano gli indirizzi degli altri.
Google Gruppi per Mailing List più Strutturate
Per chi necessita di funzionalità avanzate, Google Gruppi è un’opzione più potente. Permette di creare un indirizzo email unico per il gruppo, come “comunicazioni@tuodominio.com”, e di gestire discussioni o risposte collaborative. Ecco come fare:
- Accedere a Google Gruppi con l’account Gmail.
- Cliccare su “Crea gruppo” e scegliere un nome e un indirizzo email per il gruppo.
- Configurare le impostazioni di privacy, decidendo chi può inviare o ricevere messaggi.
- Aggiungere membri manualmente o tramite invito, e attendere l’attivazione (fino a 24 ore).
Con Google Gruppi, si invia un’email digitando l’indirizzo del gruppo nel campo “A”. Inoltre, si possono moderare i messaggi o impostare risposte automatiche, rendendo questa soluzione ideale per team o associazioni.
Come inviare o inoltrare un'email al gruppo
Dopo aver preparato le liste dei contatti come visto nei capitoli precedenti possiamo utilizzarlo come mailing list, così da poter inviare una singola email a tutti i partecipanti senza dover inserire manualmente gli indirizzi email di ognuno.
Per procedere con l'invio di una nuova email apriamo il sito di Gmail sul nostro computer, accediamo se necessario con lo stesso account con cui abbiamo creato il gruppo (ma sulla carta possiamo anche usare un altro indirizzo Gmail non associato al gruppo), premiamo in alto a sinistra su Scrivi e, nel campo in cui dobbiamo inserire i destinatari, inseriamo direttamente il nome del gruppo o il nome dell'etichetta.
Compiliamo il resto dell'email come consueto e premiamo in basso su Invia. L'email sarà inviata a tutti i partecipanti del gruppo o della lista contatti, che potranno leggerla sulla propria email o aprendo il gruppo creato in Google Gruppi (ottimo per chi ha una classe di studenti).
In maniera simile possiamo inoltrare un'email che abbiamo già ricevuto; per procedere apriamo l'email da inoltrare su Gmail, premiamo sui tre puntini presenti in alto a destra dell'email, selezioniamo la voce Inoltra e, nel campo A, inseriamo l'indirizzo email del gruppo, completiamo l'email con il corpo del messaggio e premiamo in basso su Invia per confermare.
Le email ricevute come gruppo conterranno anche delle note a piè pagina per riconoscere il gruppo a cui appartengono, oltre a presentare nell'oggetto l'eventuale frase scelta nelle opzioni di Google Gruppo; possiamo in ogni momento personalizzare la presenza delle note o dell'oggetto, così da evitare che l'email non venga recepita come importante dal gruppo e ignorata.
Anche se Google Gruppi nasce come ambiente di condivisione si presta molto bene come generatore di mailing list aziendali o collaborativi, visto che ogni gruppo può essere riconosciuto tramite un indirizzo email dedicato e, ogni suo partecipante potrà ricevere l'email del capo o del gestore del gruppo, che può evitare così di dover inserire manualmente tutti gli indirizzi.
La mailing list è veloce e comoda rispetto al campo CC (o Copia Carbone), CCN (Copia Carbone Nascosto) ad altre forme di invio delle email, visto che possiamo benissimo creare un gruppo privato dove nessuno vede le email degli altri e i membri presenti, così da poter inviare email a tutti senza mai mostrare il nostro indirizzo di posta elettronica o l'indirizzo degli altri membri del gruppo.
Se teniamo particolarmente alle email collaborative o inviamo spesso email a molte persone può essere utile anche sapere come usare la funzione della stampa unione in Gmail per inviare mail personalizzate a più contatti.
In un altro articolo, la guida per Programmare l'invio di Email in Gmail a data futura, utile in particolare se vogliamo programmare l'invio di una mailing list.
Strumenti Alternativi per Mailing List
Se Gmail non soddisfa tutte le esigenze, esistono alternative gratuite o freemium meno conosciute. Ad esempio, Shared Contacts for Gmail permette di creare gruppi condivisibili con altri utenti, mostrando i nomi dei destinatari nel campo “A” invece del Nome del gruppo, a differenza di Google Gruppi. Questo è utile per comunicazioni più trasparenti.
Un’altra opzione è SendPulse, che offre un piano gratuito per inviare newsletter a un numero limitato di contatti, con editor visuali per email accattivanti.
Ottimo anche lo strumento professionale Kit.com, con cui è possibile inviare gratis le Email a fino 10000 contatti.
Gestire i Limiti di Gmail
Gmail è ideale per piccoli gruppi, ma presenta limitazioni. Non consente invii massivi a centinaia di destinatari senza rischiare segnalazioni di spam. Inoltre, l’app mobile di Gmail non supporta l’invio diretto tramite etichette, obbligando a usare la versione web o a digitare gli indirizzi manualmente. Per superare questi limiti, strumenti come SendPulse, Kit.com o MailerLite offrono gestione avanzata dei contatti e statistiche sui tassi di apertura, anche se spesso richiedono un abbonamento per funzionalità complete.
Un aspetto cruciale è la privacy. Usare il campo “Ccn” è fondamentale per evitare che i destinatari vedano gli indirizzi degli altri. Per comunicazioni aziendali, software professionali garantiscono maggiore conformità a normative come il GDPR, un dettaglio da non sottovalutare.