Inviare email nel futuro con Gmail e messaggi post-datati

Come inviare una Mail dopo, a un'ora prestabilita o dopo qualche giorno, con invio programmato in Gmail

Spedire un messaggio di posta elettronica nel cuore della notte rischia di trasmettere un'immagine poco professionale. Molte volte capita di lavorare fuori orario o nel fine settimana, ma il destinatario potrebbe percepire l'invio notturno come un'invadenza o, peggio, sentirsi in dovere di rispondere immediatamente. Altre volte bisogna semplicemente ricordarsi di mandare gli auguri di compleanno, disdire un contratto entro una scadenza precisa o inoltrare un documento di lavoro in una data specifica.

La soluzione consiste nell'impostare una data e un orario per la consegna, lasciando che i server gestiscano la spedizione in totale autonomia. I servizi di posta moderni offrono strumenti integrati per decidere esattamente quando recapitare la corrispondenza. Esistono inoltre strade alternative per aggirare i limiti delle funzioni di base, sfruttando estensioni del browser o righe di codice per spedizioni massive e ricorrenti.

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Le funzioni native integrate nella posta di Google

L'interfaccia ufficiale ha introdotto da tempo un'opzione per ritardare la partenza dei messaggi, eliminando la necessità di affidarsi a servizi esterni per le operazioni quotidiane. Il sistema elabora la richiesta direttamente sulle infrastrutture cloud, quindi non richiede di mantenere il computer acceso, lo smartphone collegato a internet o la finestra del browser aperta.

Procedura da computer desktop

L'impostazione richiede pochissimi passaggi dall'interfaccia web standard.

• Aprire la casella di posta e cliccare sul pulsante per comporre un nuovo messaggio.
• Compilare il destinatario, l'oggetto e il corpo del testo nel modo abituale, inserendo gli eventuali allegati.
• Individuare il pulsante blu di invio in basso a sinistra.
• Cliccare sulla piccola freccia rivolta verso il basso, situata esattamente accanto al pulsante principale.
• Selezionare l'opzione per programmare l'invio.
• Scegliere uno degli orari predefiniti proposti dal sistema (solitamente la mattina seguente o il lunedì successivo) oppure impostare una data e un'ora specifiche tramite il calendario a comparsa.

Procedura da applicazione mobile

L'operazione risulta altrettanto immediata sugli smartphone, indipendentemente dal sistema operativo utilizzato.

• Avviare l'applicazione ufficiale e toccare l'icona in basso a destra per scrivere un nuovo testo.
• Una volta completata la stesura, ignorare l'icona a forma di aeroplanino di carta e toccare i tre puntini in alto a destra sullo schermo.
• Selezionare la voce dedicata alla programmazione dal menu a tendina.
• Definire il momento esatto in cui il sistema dovrà far partire la comunicazione.

Tutte le bozze in attesa vengono raggruppate in una cartella dedicata chiamata In programma, visibile nella barra laterale. Da questa sezione si possono riaprire i testi per modificarne il contenuto o annullare del tutto l'operazione prima dello scadere del tempo. Quando si annulla un invio programmato, l'email non viene cancellata ma torna semplicemente nella cartella delle bozze standard.

Componenti aggiuntivi per gestire invii complessi

Quando le esigenze aumentano e si ha bisogno di email ricorrenti (ad esempio un promemoria ogni primo del mese), le opzioni di base mostrano i loro limiti strutturali. Diversi sviluppatori offrono estensioni per Chrome che espandono enormemente le potenzialità della posta elettronica. Molte di queste piattaforme, tuttavia, nascondono abbonamenti costosi dopo un breve periodo di prova. Risulta fondamentale valutare l'effettiva necessità prima di concedere l'accesso completo ai propri dati personali a queste aziende.

Boomerang rappresenta lo standard storico per rimandare i messaggi e rimetterli in cima alla casella in caso di mancata risposta. Permette di pianificare invii ricorrenti con estrema precisione. Purtroppo la versione gratuita impone un tetto massimo di soli dieci messaggi mensili, spingendo in modo piuttosto aggressivo verso i piani a pagamento. Resta un'opzione valida esclusivamente per chi ne fa un uso sporadico o per i professionisti disposti a investire un budget mensile.

Right Inbox si aggancia all'interfaccia aggiungendo pulsanti per tracciare le letture, creare modelli preimpostati e impostare notifiche ricorrenti. Anche in questo caso le restrizioni gratuite sono stringenti, ma rispetto ai concorrenti offre un menu visivamente più pulito e meno caotico da navigare mentre si scrive.

Per campagne più corpose o per inviare la stessa email posticipata a centinaia di contatti senza far capire che si tratta di un invio multiplo, GMass si posiziona un gradino sopra. Trasforma la normale casella di posta in uno strumento di invio massivo, permettendo di caricare gli indirizzi da un foglio di calcolo e di programmare la partenza scaglionata per evitare i filtri antispam.

Automazioni gratuite con fogli di calcolo e script

Pagare un abbonamento mensile solo per spedire decine di auguri, promemoria ai condomini o solleciti ai clienti risulta spesso uno spreco di risorse. Esiste un metodo alternativo e del tutto gratuito, ideale per chi ha un minimo di confidenza con gli strumenti informatici. Qui tracciamo la rotta di Navigaweb per sfruttare al massimo l'ecosistema di Google senza spendere un centesimo e aggirando i limiti commerciali delle estensioni a pagamento.

Il sistema si basa sull'utilizzo di Google Apps Script in combinazione con un foglio elettronico.

• Creare un nuovo documento su Google Sheets.
• Inserire nelle varie colonne i parametri necessari: nome del destinatario, indirizzo email, oggetto del messaggio, corpo del testo e la data esatta di spedizione desiderata.
• Aprire il menu delle estensioni in alto e cliccare su Apps Script.
• Incollare nell'editor un codice per l'invio programmato (cercando in rete script open source gratuiti per "MailApp" o "GmailApp").
• Impostare un attivatore (trigger) temporale che faccia girare lo script, ad esempio, ogni ora.

Lo script leggerà i dati dal foglio a intervalli regolari. Se la data e l'ora attuali combaciano con quelle scritte nella cella, attingerà alla funzione di invio di Google per far partire il messaggio, segnando poi sul foglio l'avvenuta consegna. Questo approccio richiede una configurazione iniziale più lunga rispetto all'installazione di un semplice plugin. In compenso, elimina qualsiasi blocco commerciale sulle quantità e garantisce la massima riservatezza: i testi e i contatti non transitano mai su server di società esterne, rimanendo confinati nel proprio account personale.

In un altro articolo avevamo visto come mandare mail anonime e temporanee.