Salvare Gmail offline: I metodi per scaricare email e contatti
Google ha aggiunto la possibilità di poter scaricare sul computer tutte le mail inviate, ricevute e conservate in Gmail. Si può quindi scaricare l'intero archivio Gmail nel caso in cui si voglia chiudere l'account, per conservare i vari messaggi oppure nel caso di una migrazione, per trasferire la posta magari su un programma del computer.In questa analisi aggiornata al 2025, esploriamo le procedure più efficaci per trasferire l'intero archivio di Gmail e della rubrica Google sul proprio computer. Seguiremo la rotta di Navigaweb attraverso strumenti ufficiali e software dedicati, distinguendo tra archivi grezzi e database consultabili offline.
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1) L'esportazione diretta con Google Takeout
Google offre uno strumento nativo per il recupero dei propri dati. Questa soluzione è ideale per chi desidera un "pacchetto completo" da conservare in un hard disk esterno, sebbene i file generati richiedano passaggi aggiuntivi per essere letti comodamente.
La procedura prevede i seguenti passaggi:
- Accedere alla pagina di Google Takeout dopo aver effettuato il login al proprio account.
- Cliccare su Deseleziona tutto nella parte superiore della lista per evitare il download di dati superflui come cronologia YouTube o posizioni Maps.
- Scorrere l'elenco e selezionare esclusivamente le caselle Google Contatti e Posta.
- Nelle impostazioni di Posta, è possibile filtrare l'esportazione: cliccando su "Tutti i dati della posta inclusi" si può scegliere se scaricare l'intero archivio o limitarsi a specifiche etichette.
- Proseguire cliccando su Passaggio successivo in fondo alla pagina.
- Selezionare "Invia tramite email il link per il download" come metodo di recapito e scegliere la dimensione dei file compressi (si suggerisce 10GB o 50GB per evitare la frammentazione in troppi file ZIP).
- Confermare con Crea esportazione.
I tempi di elaborazione variano da poche ore a diversi giorni. Il risultato per le email sarà un file in formato .MBOX, uno standard che contiene tutti i messaggi e gli allegati in un unico blocco, leggibile solo tramite client di posta specifici come Thunderbird.
2) Creare un archivio consultabile con Thunderbird
Se l'obiettivo è mantenere le email accessibili, ricercabili e con gli allegati pronti all'uso senza connessione internet, l'utilizzo di un client desktop è la strada maestra. Mozilla Thunderbird, software gratuito e open source, permette di gestire questa operazione con precisione.
Configurazione e download
Dopo aver installato il programma, inserire le credenziali di Gmail. Thunderbird configurerà automaticamente i parametri server usando il protocollo IMAP. Inizialmente verranno scaricate solo le intestazioni dei messaggi.
Per ottenere una copia fisica completa:
- Andare nel Menu > Impostazioni Account > Sincronizzazione e archiviazione.
- Attivare la voce Conserva i messaggi di questo account in questo computer.
- Cliccare su Avanzate per verificare che tutte le cartelle desiderate siano spuntate per il download offline.
Il passaggio critico: Cartelle Locali
Il protocollo IMAP è una sincronizzazione bidirezionale: cancellare una mail dal server la elimina anche dal client e viceversa. Per un backup vero e proprio, bisogna "congelare" i dati:
Nella colonna di sinistra di Thunderbird, individuare la sezione Cartelle Locali. Creare qui una nuova cartella (es. "Backup 2025"). Selezionare le email dalla casella di posta in arrivo, cliccare con il tasto destro e scegliere Copia in (non "Sposta") verso la cartella locale appena creata. In questo modo, i messaggi vengono duplicati sul disco fisso e rimangono al sicuro indipendentemente da ciò che accade all'account Google.
3. La soluzione automatizzata per Windows: MailStore Home
Per gli utenti Windows che preferiscono un approccio meno manuale, MailStore Home rappresenta un'eccellenza nel settore gratuito per uso privato. Questo software non è un client di posta per inviare messaggi, ma un archiviatore puro.
I punti di forza includono:
- Compressione dati: L'archivio occupa meno spazio rispetto ai file originali.
- Motore di ricerca rapido: Permette di trovare allegati o testi in millisecondi anche su archivi di decine di gigabyte.
- Versione portabile: Può essere installato direttamente su una chiavetta USB per avere le email sempre con sé.
L'uso è lineare: dalla schermata principale si seleziona "Archivia e-mail", si inserisce l'indirizzo Gmail e si autorizza l'accesso tramite browser (OAuth), garantendo la sicurezza senza dover inserire la password direttamente nel programma.
4. Esportare e gestire la Rubrica Contatti
Il backup della rubrica richiede una procedura separata se si desidera un file pronto per essere importato su altri dispositivi (come un iPhone o un altro smartphone Android).
Accedendo a Google Contatti, è possibile selezionare le voci desiderate o l'intero elenco. Tramite il pulsante Esporta (spesso rappresentato da un'icona con freccia verso l'alto), il sistema propone tre formati:
- Google CSV: Da utilizzare se i contatti dovranno essere ricaricati su un altro account Google.
- Outlook CSV: Standard per importare i dati in Microsoft Outlook o Excel.
- vCard (per contatti iOS): Il formato più compatibile per trasferire numeri su dispositivi Apple e sulla maggior parte delle app di rubrica.
5. Backup avanzato da riga di comando: GYB
Per amministratori di sistema o utenti che necessitano di un controllo granulare, lo strumento Got Your Back (GYB) è la risorsa definitiva. Si tratta di un tool a riga di comando open source, mantenuto attivamente, che utilizza le API di Gmail per superare i limiti di download tipici dell'IMAP.
GYB permette di eseguire backup incrementali (scaricando solo le nuove mail rispetto all'ultimo salvataggio) e di ripristinare i messaggi su un account diverso mantenendo intatte le etichette originali. Richiede una configurazione iniziale tramite Google Cloud Console, ma offre una robustezza ineguagliabile per archivi di grandi dimensioni.
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