Salvare le Email sul PC e scaricare la posta con Mailstore

Per scaricare una copia delle Email per un backup e per l'archiviazione, si può usare il programma gratis Mailstore Home

Tutti usiamo un servizio di posta elettronica online, una webmail, per ottenere un indirizzo Email per inviare e ricevere messaggi, come Outlook.com, Gmail, Yahoo Mail, Libero Mail ecc.
Quando si utilizza un servizio online per ricevere le email, è possibile scaricare i messaggi su PC usando un programma di posta elettronica come Microsoft Outlook, Thunderbird o altri client per leggere la posta del PC.
Questi programmi funzionano come strumenti di gestione delle email, per ricevere messaggi, scriverli, leggerli e organizzare la rubrica.
Non tutti però utilizzano i programmi per le email, perchè spesso è preferibile rimanere con la webmail, disponibile via browser da qualsiasi computer utilizzato ed in alcuni casi migliore di qualsiasi programma, basti pensare a quante funzioni sono disponibili sul sito Gmail.

Sia chi utilizza solo le Webmail sia chi utilizza i programmi di posta elettronica, se vuole creare creare la copia di backup delle Email sul computer in modo da poterle salvare in un archivio da conservare, magari per poi ripulire la casella di posta in arrivo e cancellare tutti i messaggi più vecchi oppure per recuperare spazio nella webmail se si sta esaurendo lo spazio disponibile, è possibile usare un programma speciale, unico ed anche molto popolare (anche perchè gratuito) per scaricare la Posta su PC.

Scaricare Email Singole: Il Metodo Veloce

Per chi vuole salvare solo alcune email specifiche, il metodo più rapido è utilizzare la webmail. Servizi come Gmail permettono di scaricare i messaggi in formato EML, un file universale che conserva testo, allegati e formattazione. Basta aprire l’email desiderata, cliccare sull’icona con i tre puntini in alto a destra e selezionare “Scarica messaggio”. Il file EML si salva sul PC e può essere aperto con la maggior parte dei client di posta o anche con un semplice editor di testo per una lettura veloce.

Su Outlook, il processo è simile: apri il messaggio, clicca sull’icona dei tre puntini e scegli “Scarica”. Anche qui, il risultato è un file EML pronto per essere archiviato.

Per chi usa Yahoo Mail o Alice Mail, basta selezionare il messaggio e cercare l’opzione “Salva come file” o “Esporta” nel menu delle azioni. Questi servizi tendono a essere un po’ più macchinosi, ma nulla di insormontabile.

Un trucco utile è salvare i messaggi in una cartella dedicata sul PC, magari organizzata per data o argomento, per ritrovarli facilmente. E se il messaggio ha allegati? Nessun problema, il formato EML li include automaticamente, pronti per essere estratti o visualizzati.

Esportare Tutta la Posta con Google Takeout

Quando l’obiettivo è scaricare l’intera casella di posta, Google Takeout è una soluzione potente per gli utenti di Gmail. Questo strumento permette di esportare tutte le email in formato MBOX, un file unico che contiene tutti i messaggi, inclusi allegati ed etichette. Accedi a Takeout, seleziona “Gmail” tra i dati da esportare, scegli il formato MBOX e avvia la creazione dell’archivio. Una volta pronto, il file si scarica sul PC.

L’MBOX può essere importato in client come Thunderbird per una consultazione offline. Un piccolo neo? I file MBOX possono diventare pesanti se la casella è piena di allegati, quindi assicurati di avere spazio sufficiente sul disco. Personalmente, trovo Takeout una manna dal cielo per chi vuole un backup completo senza troppi grattacapi, anche se l’interfaccia di Google a volte sembra disegnata per confondere più che per aiutare.

In un altro articolo la guida per scaricare Gmail, tutte le email ricevute e inviate.

Usare un Client di Posta per l’Archiviazione

Per chi preferisce gestire tutto da un programma, i client di posta come Thunderbird o Posta di Windows sono ottimi alleati. Configurando l’account email con protocollo IMAP, i messaggi si sincronizzano automaticamente sul PC, mantenendo una copia locale. Con Thunderbird, ad esempio, basta aggiungere l’account, lasciare che scarichi i messaggi e poi esportarli in formato EML o archiviarli direttamente nelle cartelle del programma.

Posta di Windows è un’opzione più leggera, ma meno flessibile: sincronizza i messaggi, ma per salvarli come file EML serve trascinarli manualmente in una cartella sul PC. Un’alternativa interessante è MailStore, un programma gratuito che crea backup completi di caselle Gmail, Outlook, Yahoo e altre. Basta inserire le credenziali, scegliere le cartelle da archiviare e lasciare che il software faccia il resto. La chicca di MailStore? Ha una funzione di ricerca che permette di ritrovare qualsiasi email in pochi secondi, anche anni dopo.

Tra tutti i metodi, MailStore Home mi ha conquistato per la sua semplicità e la potenza della ricerca integrata. È come avere un archivio personale che non ti fa perdere mai nulla, anche quando la memoria ti tradisce grazie alla sua funzione di ricerca molto buona.

Salvare le Email come PDF

A volte, salvare un’email come PDF è più pratico, soprattutto per documenti ufficiali o ricevute. Da Gmail, apri il messaggio, clicca sull’icona della stampante e seleziona “Stampa su PDF” come destinazione. Su Outlook.com, il processo è simile: scegli “Stampa” e opta per la stampante PDF. Il risultato è un file leggibile ovunque, ma attenzione: gli allegati non vengono inclusi, quindi dovrai scaricarli separatamente. Questo metodo è perfetto per chi vuole condividere email in un formato universale, ma non è l’ideale per backup completi.

PEC e Posta Certificata: Come Fare

Per chi usa una PEC (Posta Elettronica Certificata), come quella di Aruba PEC, il salvataggio segue regole simili. Accedi alla webmail, seleziona il messaggio, cerca l’opzione “Esporta messaggio” o “Salva come EML” e scarica il file. La PEC ha valore legale, quindi conservare una copia locale è particolarmente importante. Alcuni provider, come Email.it, offrono anche opzioni di backup completo in formato TGZ, utili per archiviare intere caselle.

Spostare le Email su Chiavetta USB

Per chi vuole portare le email sempre con sé, salvare i file su una chiavetta USB è un gioco da ragazzi. Dopo aver scaricato i messaggi come EML o PDF, basta copiarli sulla chiavetta tramite Esplora File (Windows) o Finder (Mac). Un consiglio: crea una cartella specifica sulla chiavetta per ogni account o progetto, così da evitare il caos. E se la chiavetta si riempie? Opta per un hard disk esterno per backup più corposi.