Usare PC come Print Server di Stampa con Windows

Abbiamo una sola stampante e più computer da connettere ad essa? Vediamo come creare un server di stampa gratis con Windows 11

Nonostante i file digitali (PDF, Doc etc.) siano diventati una componente importante del lavoro in un ufficio, in molte occasioni è necessario ancora stampare moduli, schemi e grafici su fogli di carta, utilizzando la stampante multifunzione professionale presente nell'ufficio o nel corridoio che fa da tramite con tutti gli uffici presenti.

Visto che non è possibile collegare fisicamente tutti i computer dell'ufficio (o di casa) alla stampante, può essere una buona idea attrezzare un server di stampa che offra una buona interfaccia con cui condividere la connessione, aggiornare i driver e rendere accessibile la coda di stampa a tutti i computer in rete.

Windows possiede già tutto il necessario per trasformare un vecchio PC (o una workstation secondaria) per creare un server di stampa in ufficio o anche a casa. Seguendo la rotta di Navigaweb, vedremo come configurare questa "torre di controllo" per centralizzare i driver e gestire tutto da remoto, abbandonando per sempre il caos delle installazioni manuali, mostrandovi cosa deve essere collegato alla stampante, come configurare il sistema operativo, come condividere la stampante dal server agli altri PC presenti in rete e infine come condividere la stampante per l'accesso remoto.

Preparazione della macchina "Headless"

Per creare un server di stampa affidabile, l'ideale è dedicare un PC che rimarrà sempre acceso, ma non necessariamente presidiato. Nella fase iniziale di configurazione, colleghiamo monitor, tastiera e mouse per operare comodamente. Una volta terminato il setup, rimuoveremo tutte le periferiche di input/output: il PC diventerà una macchina "headless" (senza testa), controllata esclusivamente via rete, da nascondere magari in un armadio ventilato o accanto alla fotocopiatrice.

Il primo passo è installare la stampante fisicamente (via USB) o via rete sul PC destinato a fare da server. Invece di usare i dischi pieni di software pubblicitario, è preferibile scaricare solo il driver di base o usare quello integrato in Windows, come spiegato nella guida su come Aggiungere una stampante su Windows.

Attivare il cuore del sistema: Gestione Stampa

Le impostazioni base di Windows sono limitate. Per fare le cose seriamente, dobbiamo attivare la console Gestione stampa (disponibile nelle versioni Pro ed Enterprise). Andiamo in Impostazioni > Sistema > Funzionalità facoltative e installiamo la Console gestione stampa.

Una volta aperta (cercando Gestione stampa nel menu Start), questa interfaccia ci permette di caricare i driver in modo pulito. Una mossa intelligente è caricare nel repository del server sia i driver a 64 bit (x64) che quelli a 32 bit (x86). In questo modo, quando un vecchio computer della rete si collegherà al server, riceverà automaticamente il driver giusto senza che l'utente debba cercarlo su internet.

Condivisione e Rendering

Dopo aver aggiunto la stampante alla console, clicchiamo col tasto destro su di essa e selezioniamo Gestione condivisione. Qui dobbiamo spuntare la casella Condividi stampante e assegnare un nome di condivisione breve e senza spazi (es: HP-Ufficio).

Un dettaglio tecnico spesso ignorato riguarda la voce Esegui rendering dei processi di stampa nei computer client.

Se la togliamo: Il PC Server farà tutto il lavoro pesante di elaborazione grafica. Utile se i PC dei colleghi sono lenti, ma richiede che il server abbia una buona CPU.
Se la lasciamo (Default): I PC dei colleghi elaborano il file e lo inviano già pronto al server, che deve solo passarlo alla stampante. È la scelta consigliata per non sovraccaricare un server datato.

Per proteggere la rete da accessi indesiderati, è buona norma impostare i permessi nella scheda Sicurezza, magari permettendo la stampa solo a specifici utenti e non al gruppo Everyone, oppure creare account locali specifici per chi deve stampare, come visto nella guida Come Condividere file e cartelle in rete di computer su PC Windows.

Aggiungere la stampante sui PC dei colleghi (Client)

Ora che il server è attivo, distribuire la stampante agli altri computer è immediato. Non serve nessun CD o download. Sui computer client (Windows 10 o 11):

Aprire Impostazioni > Bluetooth e dispositivi > Stampanti e scanner.
Cliccare su Aggiungi dispositivo.
Windows scansionerà la rete locale e mostrerà la stampante condivisa (es: HP-Ufficio su SERVER-PC).
Cliccando su Aggiungi, il PC scaricherà il driver direttamente dal nostro server e sarà pronto a stampare in pochi secondi.

Da questo momento, tutte le stampe passeranno attraverso il server. Se c'è un errore o una coda bloccata, basterà agire sul server per sbloccare la situazione per tutti.

Gestire il server senza monitor (Remote Desktop)

Poiché abbiamo rimosso mouse e tastiera dal server, ci serve un modo per entrarci dentro in caso di problemi. Lo strumento migliore è il Desktop Remoto (RDP), integrato in Windows Pro.

Sul server, andiamo in Impostazioni > Sistema > Desktop remoto e attiviamo l'interruttore Abilita Desktop remoto. Prendiamo nota del nome del computer o, meglio ancora, assegniamogli un indirizzo IP statico nelle proprietà della scheda di rete per trovarlo sempre allo stesso indirizzo.

Ora, da qualsiasi altro PC della rete, basterà aprire l'app "Connessione Desktop Remoto", digitare l'IP del server e inserire nome utente e password. Si aprirà una finestra che mostra il desktop del server come se fossimo seduti lì davanti. Se necessitate di gestire il server anche da fuori ufficio (via internet), RDP richiede configurazioni complesse sul router (VPN o Port Forwarding). In quel caso è molto più sicuro e immediato usare software come TeamViewer o alternative come RustDesk.

Il tocco finale: Autologon

Un server di stampa deve essere operativo appena si preme il tasto di accensione, senza aspettare che qualcuno digiti la password di Windows. Se manca la corrente e il PC si riavvia, deve tornare online da solo.

Per ottenere questo risultato, dobbiamo configurare l'accesso automatico. Il metodo più rapido è usare l'utility ufficiale Microsoft Autologon della suite Sysinternals, oppure seguire la procedura manuale per togliere la richiesta di password all'avvio di Windows modificando il registro o usando il comando netplwiz (anche se nelle ultime versioni di Windows 11 questa opzione è spesso nascosta).

Altro da sapere

Windows Update riavvia il server quando vuole, come evitarlo? Nelle versioni Pro, si possono usare le Group Policy (gpedit.msc) per impostare gli aggiornamenti su "Notifica per download e installazione", impedendo riavvii automatici improvvisi che bloccherebbero le stampe.
Posso usare un PC con Windows Home come server? Tecnicamente sì, la condivisione stampanti funziona, ma perderai due funzioni chiave: la console Gestione Stampa avanzata e la possibilità di ricevere connessioni Desktop Remoto (dovrai usare per forza TeamViewer/AnyDesk).
La stampante va offline spesso, perché? Verificare le impostazioni di risparmio energia della scheda di rete del server. Togliere la spunta a "Consenti al computer di spegnere il dispositivo per risparmiare energia" in Gestione Dispositivi.

Sul sito abbiamo parlato anche di altri tipi di server che possiamo configurare, così da realizzare un ambiente di lavoro o un ambiente domestico completo e moderno. Possiamo infatti realizzare anche un server dati con condivisione dei dati remota e un potente server Linux multiruolo, in grado di adattarsi a tutte le necessità professionali e personali.