Meglio Word o Google Docs? Microsoft 365 o Google Workspace?

Confronto tra programmi da lavoro in ufficio Google Documenti e Word e per le aziende tra Microsoft 365 e Google Workspace

Con le applicazioni web in grado di rimpiazzare in maniera sempre più efficace i programmi tradizionali, viene da chiedersi se sia oggi ancora necessario avere installata sul computer la suite Microsoft Office con i programmi Outlook,Word, Excel e PowerPoint.
Per rispondere a questa domanda bisogna considerare due punti di vista paralleli, uno a livello utente parlando soprattutto del confronto di Google Documenti e Microsoft Word ed a livello business o aziendale estendendo il discorso alle piattaforme globali Google Workspace e Microsoft 365 (ex Office 365).
Anche se questi aspetti possono sembrare superflui a livello domestico, conviene fin da subito imparare a riconoscere i pregi e i difetti di ogni servizio e di ogni programma, così da non avere sorprese quando ci ritroveremo davanti alle piattaforme per esigenze lavorative.

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Office o Google Docs: cosa scegliere?

Ovviamente, il primo fattore da prendere in considerazione quando si vanno a fare confronti tra soluzioni informatiche è il costo: Google Documenti è gratis mentre la suite Office è a pagamento specie se vogliamo utilizzarla come programma installato su PC.
Siccome molte persone usano Office senza pagarlo e visto che il prezzo può non essere un problema se poi il prodotto funziona bene e soddisfa le esigenze, facciamo un confronto tra Google Docs e Word e tra Microsoft Microsoft 365 (ex Office 365) e Google Workspace (ex G Suite.

Google Documenti

Solo pochi anni fa, l'idea di fare un programma web di scrittura simile a Word era impensabile.
Google Docs ha invece aperto questo campo, sviluppando un'applicazione sempre più simile ai programmi normali di videoscrittura, con tutte le funzioni che ci si aspetterebbe.


Il grande vantaggio di usare Google Documenti, è la facilità di condivisione dei file, essendo integrato con Google Drive e con Gmail. Si può quindi condividere un file appena scritto con un clic, inviarlo via Email ad un gruppo di persone presenti nella propria rubrica Gmail e permettere ad altri di modificarlo o revisionarlo anche a più mani, semplicemente aggiungendo gli account Gmail dei colleghi o delle persone che vogliamo accedano al documento.
Google Documenti dispone di strumenti di correzione automatica del testo e tanti modelli preconfigurati tra cui scegliere per iniziare a scrivere fin da subito.

Google Documenti è preferibile rispetto Microsoft Word per questi motivi:

• non richiede installazione sul computer e può essere usato da qualsiasi pc, dando quindi un grosso risparmio dal punto di vista di assistenza tecnica e configurazione di rete.
• Più di una persona può lavorare sul documento allo stesso tempo, rendendo il lavoro di squadra molto più produttivo.
• Contiene la maggior parte delle funzionalità di Microsoft Word.
• Molto facile usare le funzioni per commentare un pezzo di testo e suggerire modifiche o correzioni.
• Possiamo chattare in diretta con altre persone sulla stessa finestra in cui si scrive il documento.
• Non si soffre mai di problemi legati all'hardware del computer che possono rallentare le prestazioni di un programma come Word.
• È possibile impostare facilmente autorizzazioni diverse agli utenti per la condivisione, la modifica, i commenti e la visualizzazione.
• Si può anche rendere un documento pubblicamente modificabile diventando un'ottima soluzione a livello aziendale.
• Google Docs salva i documenti in tempo reale su Google Drive, rendendoli sempre disponibili da qualsiasi PC, telefono o tablet legati al nostro account Google o Gmail.

I difetti di Google Documenti invece sono:

• Qualche bug di interfaccia che sembra dare problemi in alcune fasi come quando si inserisce un'immagine.
• I documenti non possono essere sincronizzati offline (anche se possiamo lavorarci sopra, scaricando le versioni offline della suite Google).
• Dobbiamo fidarci del regolamento della privacy offerto da Google sui file personali: se salviamo documenti sensibili o top secret online, dobbiamo accertarci di attivare tutti i sistemi di sicurezza per Google (come autenticazione a due fattori e controllo degli accessi).
• Manca il supporto ad alcune funzionalità avanzate di Microsoft Office.

Microsoft Word

Microsoft Word è sempre stato il programma di videoscrittura più popolare al mondo e lo è ancora oggi anche se la sua popolarità è stata intaccata negli ultimi anni da Google.


Attualmente la nuova suite Microsoft 365 propone una suite di programmi fatti per il lavoro online collaborativo, assomigliando molto a Google Docs.
Rispetto Google Documenti, Word ha i seguenti pregi:

• E 'più stabile e si possono modificare file con immagini ed altri elementi multimediali senza errori e senza bug.
• Con Microsoft 365 si può godere della maggior parte delle funzionalità descritte in Google Docs anche se non gratis.
• L'interfaccia è più completa, con più opzioni di modifica ed una migliore manovrabilità.
• I software Office hanno tanti anni di esperienza nella gestione dei documenti e degli uffici, e questo si riflette nella funzionalità e versatilità di Word.
• Microsoft mette a disposizione molti più modelli e templates anche professionali per iniziare a scrivere un documento senza dover cominciare da zero.
• Compatibilità totale con i file documenti o i file più utilizzati in ufficio (doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx).

I difetti di Word sono:

• La ricchezza di opzioni e funzioni per Word che rendono confusa l'interfaccia per le persone meno capaci.
• Possono sorgere seri problemi di formattazione del testo quando si modificano documenti complessi e ricchi di immagini, specie se sono stati realizzati con altre suite.
• Il salvataggio online dei documenti (sincronizzazione automatica) è possibile solo con un account Microsoft 365.
• Se desideriamo Office installato su PC per utilizzarlo anche offline, dovremo pagare una costosa licenza d'uso (anche 200€). Questo può essere una cosa buona se necessitiamo anche di altri programmi come Excel, PowerPoint e Outlook oltre a Word, ma se quello di cui si ha bisogno è solo un programma di videoscrittura, pagare per Office è davvero sconsigliato.

Servizi online a confronto: Google Workspace vs Microsoft 365

Dal punto di vista aziendale il confronto è tra Google Workspace (la piattaforma di gestione Google per le aziende) e Microsoft 365,con quest'ultima che possiamo installare gratis per 30 giorni ma che richiederà poi il pagamento di un abbonamento annuale, sia a livello utente che a livello aziendale. Senza entrare nei dettagli (altrimenti ci vorrebbe quasi un libro), il fattore più importante in gioco è il prezzo.


Attualmente i costi partono da 4.7€ al mese per Google Workspace Basic e 69€ all'anno per Microsoft 365 Personal; se invece siamo interessati alle versioni business, partiamo da 9.4€ al mese per Google Workspace Business e 10,50 € per utente/mese per Microsoft 365 Business Premium.
Tutti i prezzi possono essere confrontati da qui -> Prezzi Google Workspace e Prezzi Microsoft 365.

Come visto in un altro articolo, Google Workspace offre un cruscotto aziendale per gestire un'organizzazione o un progetto ed è una soluzione molto affidabile ed economica per una piccola azienda o un piccolo ufficio. La suite comprende il servizio di posta elettronica, le applicazioni di Google Docs, uno spazio online di Google Drive, un dominio personalizzato, una piattaforma per fare un sito web con Google Sites.
D'altra parte però Microsoft Microsoft 365 offre tutta l'esperienza di una suite completa ed efficiente, è facile da configurare e, se si considera una grande azienda, offre strumenti più solidi e potenti il cui funzionamento è garantito anche dal supporto di consulenti.

LEGGI ANCHE: Differenza tra Microsoft Office 2019 e Microsoft 365

Come avere Office gratis

Se non vogliamo spendere tutti questi soldi per una suite da ufficio, non si può non considerare una terza soluzione per avere il meglio di entrambi mondi: LibreOffice. I programmi Word, Excel, Powerpoint e Access sono gratis con LibreOffice, la suite migliore da ufficio open source.


LibreOffice è un programma desktop tradizionale gratuito, ideale per sostituire Microsoft Office sul computer, sia a per uso aziendale che personale.
Per sincronizzare i file online non dovremo far altro che affidarci a OneDrive (integrato in Windows 10) oppure a Google Drive, come visto anche nella nostra guida Guida per usare Google Drive / Docs da esperto.

Se desideriamo conoscere altri metodi per ottenere Office gratis, basterà continuare la lettura sui nostri articoli Tutti i modi per usare e scaricare Office gratis e Modi di Scaricare Microsoft Word gratis.

Conclusioni

Per concludere questo articolo, forse troppo sintetico per un argomento così vasto, oggi è possibile scegliere varie soluzioni gratuite per avere una buona suite da ufficio (Google Documenti online o LibreOffice) e, se cerchiamo più funzioni o vogliamo gestire i documenti a livello aziendale, possiamo affidarci a Google Workspace o a Microsoft 365, pagando un prezzo tutto sommato abbordabile per l'abbonamento mensile o annuale.

Per provare altre alternative a Office, possiamo fare riferimento alla nostra guida Migliori 10 Alternative a Microsoft Office gratis per PC e Mac, in italiano.