Inserire la firma su un documento digitale su PC e Smartphone

Come apporre una firma digitale su documenti PDF e Word con app e programmi gratuiti, sicuri e facili da usare su PC e smartphone

Nella vita di tutti i giorni capita di dover stipulare contratti di telefonia, di conti bancari oppure di dover inviare moduli di disdetta, curriculum firmati, lettere ufficiali e comunicazioni varie.
Finora dovevamo procedere con la stampa della parte da firmare, l'effettiva firma con penna indelebile e solo in seguito scansionare e inviare il documento firmato via Fax (che può essere inviato anche gratuitamente dal PC); inutile dire che c'è uno spreco di tempo in questa operazione.

La firma digitale semplifica la gestione dei documenti, eliminando la necessità di stampare o scannerizzare. Oltre a risparmiare tempo, riduce l’impatto ambientale. In molti casi, una firma elettronica ha valore legale, soprattutto se conforme al regolamento eIDAS in Europa. Esistono però distinzioni: una firma disegnata è sufficiente per usi informali, mentre una firma digitale avanzata, basata su certificati, è necessaria per documenti ufficiali.

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NOTA: La firma di cui si parla in questo caso è quella elettronica, non digitale. Una firma digitale deve essere sicura e verificata con una chiave di crittografia e ne parliamo alla fine. La firma elettronica, invece, può essere semplice o verificata, l'importante è che si possa identificare la persona che la scrive. Ad esempio, se dobbiamo firmare l'adesione a qualcosa o un contratto o un documento da inviare al nostro commercialista o al nostro avvocato, si può mettere la firma elettronica e poi telefonare alla persona per avvertirlo, dando conferma a voce dell'autenticità della firma. Sono ormai molte le aziende che accettano i documenti firmati spediti via posta elettronica piuttosto che costringere le persone a inviarli via fax. In caso di contenzioso, sarà il giudice a stabilire la sua verificabilità. La firma elettronica semplice è comunque sufficiente e perfetta per firmare documenti e fogli di adesione per i quali non è richiesta una procedura di identificazione digitale.

Firmare Documenti da servizi online

I servizi web sono ideali per chi cerca soluzioni rapide senza installazioni. Ecco le opzioni più affidabili:

• DigiSigner: Permette di caricare PDF o Word, disegnare una firma con il mouse o caricare un’immagine. La versione gratuita offre tre firme al mese, ideale per usi sporadici. Non richiede registrazione, ma manca di funzionalità avanzate come il tracciamento.
• PDF24 Tools: Offre firme illimitate senza costi, con strumenti per modificare o unire PDF. L’interfaccia è pulita, e i file vengono eliminati dopo l’uso, garantendo privacy.
• SignNow: Perfetto per flussi di lavoro complessi, supporta campi personalizzati e più firmatari. Usa crittografia AES-256, ma il piano gratuito è limitato a una firma al mese.
• SignRequest: Semplice e gratuito, consente firme multiple su un documento, utile per petizioni. La sicurezza SSL a 256 bit è un punto di forza, ma le funzionalità avanzate richiedono un abbonamento.
• DottedSign: Offre firme illimitate nella versione gratuita, con tracciamento in tempo reale. È versatile per PC e mobile, ma alcune opzioni, come l’autenticazione avanzata, sono a pagamento.
• JetSign: Poco noto, permette di raccogliere firme tramite link pubblici, ideale per moduli di massa. La versione gratuita è completa, ma manca di integrazione con cloud come Google Drive.

Un’osservazione: molti servizi spingono verso abbonamenti per sbloccare funzioni avanzate, una pratica che può frustrare chi cerca soluzioni completamente gratuite. PDF24 Tools e JetSign si distinguono per la loro generosità.

Programmi Desktop

Per lavorare offline, i seguenti programmi offrono soluzioni robuste:

• Adobe Acrobat Reader: Consente di firmare PDF disegnando o caricando un’immagine, con possibilità di salvare la firma. Non supporta Word nativamente, ma la conversione in PDF è semplice.
• PDFgear: Gratuito e senza costi nascosti, permette di firmare PDF con firme disegnate, digitate o importate. È leggero e supporta modifiche di base.
• LibreOffice: Ideale per firmare documenti Word o altri formati con lo strumento “Curva a mano libera” o inserendo un’immagine. È completamente gratuito e versatile.

LibreOffice è la scelta migliore per chi lavora con formati diversi, mentre PDFgear eccelle per la semplicità su PDF. Tuttavia, Adobe Acrobat Reader rimane il più conosciuto, anche se alcune funzioni avanzate spingono verso la versione a pagamento.

Firmare Documenti da Smartphone

Le app per smartphone rendono la firma digitale immediata. Ecco le opzioni principali:

• iLovePDF: Disponibile per Android e iOS, permette di disegnare o digitare firme, con crittografia end-to-end. I file vengono eliminati dopo due ore, come confermato da un post su X. Alcune funzioni avanzate richiedono un abbonamento.
• File (iOS): Preinstallata su iPhone e iPad, consente di firmare PDF con il dito o l’Apple Pencil. La firma si salva per usi futuri, rendendo il processo fluido.
• PDFgear: Per Android, offre un’interfaccia chiara per firme disegnate o importate, senza costi nascosti.
• Dropbox Sign: Ex HelloSign, permette tre firme al mese gratuitamente, con integrazioni per Google Drive e Dropbox. È ideale per chi usa già questi servizi, ma il limite di firme può essere restrittivo.

Le app native come File sono comode per gli utenti Apple, ma iLovePDF e PDFgear offrono maggiore flessibilità su entrambe le piattaforme. Un appunto: Dropbox Sign potrebbe spingere verso l’upgrade a pagamento, un aspetto da considerare per chi firma spesso.

Firma Digitale con Valore Legale

Per documenti ufficiali, come contratti o atti per la Pubblica Amministrazione, serve una firma digitale avanzata. In Italia, le opzioni principali sono:

• CieSign: Usa la Carta di Identità Elettronica (CIE) con un lettore NFC e il PIN per firme conformi a eIDAS. È sicura, ma richiede un dispositivo fisico.
• InfoCert: Offre firme remote con autenticazione OTP. Il costo (circa 45 euro per tre anni) può essere un ostacolo per usi occasionali.

Entrambe garantiscono validità legale, ma CieSign è più accessibile per chi possiede già una CIE. Per documenti internazionali, SignNow e DottedSign supportano normative come ESIGN e UETA, sufficienti in molti contesti.

Per firme rapide, DigiSigner, SignRequest o JetSign sono ideali. Per documenti legali, CieSign o InfoCert garantiscono conformità. LibreOffice eccelle per formati multipli, mentre PDFgear è un compromesso tra gratuità e funzionalità. La scelta dipende da esigenze specifiche, con un occhio alle innovazioni che semplificheranno il processo nei prossimi anni.

Come Creare una Firma Digitale

Creare una firma digitale è un processo semplice. Con strumenti come DigiSigner o PDF24 Tools, si può disegnare la firma con il mouse o caricare un’immagine in PNG, idealmente scontornata con un editor come GIMP per un risultato professionale. Su tablet grafici, Adobe Acrobat Reader permette firme precise. Su smartphone, disegnare con il dito è intuitivo, ma la qualità dipende dalla precisione. Salvare la firma per riutilizzarla è un accorgimento che velocizza il lavoro.

Per firmare sui documenti elettronici dovremo utilizzare lo schermo touch del nostro smartphone o tablet, cercando di essere il più possibile precisi. Su PC e Mac evitiamo il più possibile l'uso del mouse, ma affidiamoci ad una tavoletta grafica con pennino, così da poter firmare agilmente qualsiasi documento PDF o Microsoft Word.
a tasl proposito, abbiamo scritto una guida dedicata su come usare la tavoletta grafica per firmare documenti e PDF.

A proposito di programmi per firmare i documenti, vi consigliamo di continuare la lettura sulla nostra guida Come compilare moduli PDF senza stamparli.
Se necessitiamo di una identità digitale riconosciuta e certificata, vi raccomandiamo di leggere il nostro articolo su Come attivare lo SPID.