Come recuperare un file non salvato da Excel, Word e PowerPoint

Come recuperare un file Excel, Word e PowerPoint che non è stato salvato in caso di black out, errore o spegnimento del PC improvviso

Proprio mentre stavamo realizzando un importante documento con Excel, con Word o con PowerPoint è andata via la corrente, lasciandoci impietriti sul posto! Molto probabilmente non abbiamo avuto nemmeno il tempo di salvare e temiamo di aver perso ormai buona parte del lavoro svolto fino a quel momento.

Per fortuna Microsoft ha pensato ad ogni eventualità, dando la possibilità all'utente di recuperare un file Excel, Word e PowerPoint non salvato utilizzando gli strumenti messi a disposizione dai programmi Office, in caso di blackout, di errore del programma o di crash o arresto improvviso del PC.

Se il metodo integrato nella suite Office non ha funzionato, non dobbiamo disperare: possiamo provare con alcuni sistemi e programmi per il recupero dei file non salvati, così da tentare fino all'ultimo di recuperare l'ultima versione del file su cui stavamo lavorando.

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Sistema di recupero integrato in Office

I metodi che vi mostreremo qui in basso vi permetteranno di recuperare tutti i tipi di file Office utilizzando il sistema di backup automatico presente sugli account online Microsoft 365 e il sistema di salvataggio automatico integrato in tutti i programmi principali di Office (Excel, Word e PowerPoint).

Recupero documenti con Microsoft 365

Se utilizziamo Microsoft 365 possiamo di fatto salvare le copie e le revisioni dei documenti direttamente online, così da non temere nessun blackout o improvviso spegnimento del sistema; prima di tutto assicuriamoci di effettuare l'accesso con il nostro account Microsoft all'interno del programma Office scelto (facendo clic in alto a destra su Accedi) quindi abilitiamo il salvataggio automatico apponendo il segno di spunta al pulsante specifico in alto a sinistra.
Nella finestra che si aprirà selezioniamo il nostro spazio OneDrive per attivare il salvataggio automatico sul cloud. Da questo momento in poi tutti i documenti che andremo a creare verranno sincronizzati in tempo reale sul nostro account Microsoft, così da poter essere recuperati velocemente anche senza dover ogni volta salvare manualmente.

Se perdiamo improvvisamente il nostro documento non salvato (un blackout o un riavvio forzato di Windows), apriamo Word, Excel o PowerPoint, facciamo clic sulla voce Mostra file recuperati nella barra laterale sinistra e scegliamo il file OneDrive con l'ultima versione del documento salvata. Una volta aperto il documento, premiamo subito CTRL+S per salvare una copia dello stesso, così da terminare la procedura di ripristino.

Lo stesso file da recuperare possiamo trovarlo all'interno dello spazio cloud offerto da OneDrive: non dovremo far altro che aprire il link alla pagina del cloud, effettuare l'accesso con un account Microsoft e controllare nella sezione Elementi recenti.

Recupero documenti su Office (Retail)

Se non possediamo Microsoft 365 ma una versione classica di Office (quella in cui paghiamo una sola volta la licenza e rimane attiva per sempre), possiamo recuperare un file Excel, Word e PowerPoint non salvato sfruttando il sistema di ripristino offerto su tutti i programmi Office; questo sistema crea una copia locale di ogni documento realizzato ad intervalli regolari, così da poterlo ripristinare velocemente al successivo accesso.

In caso di blackout o di improvviso riavvio di Windows, non dovremo far altro quindi che riaprire il programma Office che stavamo utilizzando e fare clic sulla voce Mostra file recuperati, presente nella barra laterale sinistra; si aprirà una nuova barra strumenti sulla sinistra, i cui potremo scegliere quale salvataggio automatico ripristinare.
Per salvare subito il file recuperato, facciamo clic sulla punta di freccia che compare sulla sua destra e selezioniamo la voce Salva come; in alternativa basterà fare doppio clic sul file per ripristinarlo all'interno del programma Office in uso, così da poter apportare ulteriori modifiche e salvare una nuova copia del file (usando sempre la scorciatoia CTRL+S).

Se vogliamo rendere più efficace il salvataggio automatico, possiamo ridurre il tempo d'attesa prima di realizzare la copia di backup; per fare ciò clicchiamo in alto sul menu File, selezioniamo Opzioni e infine portiamoci nel menu Salvataggio. Attiviamo la voce Salva informazioni di salvataggio automatico ogni e impostiamo come valore 1 minuto, assicurandoci che sia attiva anche la voce Mantieni l'ultima versione ripristinata automaticamente se si chiude senza salvare. In questo modo Word, Excel o PowerPoint salveranno una copia automatica di backup ogni minuto, permettendoci di ripristinare sempre i nostri documenti.

Sistema di backup file di Windows

Il sistema di backup dei file di Windows (Chiamato anche cronologia file) può aiutarci a recuperare i documenti Office non salvati, ma dobbiamo avere cura di attivare subito questo sistema prima che capiti il problema.

Su Windows 11 possiamo attivare il backup dei file portandoci nel menu Start, premendo su Impostazioni, aprendo il menu Sistema e infine premendo sulla voce Backup dei file, presente in alto.
Assicuriamoci di spuntare la voce sulla cartella Documenti quindi premiamo in basso su Avvia backup. D'ora in avanti dovremo solo prestare attenzione e salvare i file Excel, Word e PowerPoint nella cartella Documenti, avendo cura di salvare di tanto in tanto con la scorciatoia da tastiera CTRL+S.

Se siamo su Windows 10 possiamo sfruttare anche la vecchia cronologia file, ma dovremo obbligatoriamente collegare un disco fisso USB esterno o un NAS (come dispositivo di rete); dopo aver connesso il disco apriamo il menu Start, selezioniamo l'app Impostazioni, portiamoci nel menu Aggiornamenti e sicurezza, premiamo su Backup e premiamo su Aggiungi un'unità, così da poter selezionare il disco o l'unità di rete a usare per il backup delle cartelle personali. Questo sistema di backup è compatibile anche su Windows 11, ma il menu di configurazione è disponibile solo nel Pannello di controllo, come visto anche nella guida ai sistemi di backup di Windows.

Programmi di recupero documenti Office

Se nemmeno con gli strumenti messi a disposizione da Microsoft abbiamo recuperato i preziosi documenti (oppure il file di salvataggio si è corrotto nello spegnimento improvviso), l'unico modo per tentare di ripristinare i vecchi documenti è utilizzando dei programmi di recupero specializzati.

Recuva

Uno dei programmi più efficaci e semplici da utilizzare per lo scopo è Recuva, disponibile gratuitamente per Windows.
Una volta installato e avviato, basterà selezionare la voce Documenti nella schermata di scelta dei file da recuperare, così da poter avviare una scansione completa del disco alla ricerca delle tracce lasciate sul disco durante la creazione del documento. Al termine della scansione avremo accesso a tutti i frammenti e i documenti Office ancora recuperabili, non dovremo far altro che selezionare i file o i frammenti che presentano un'ora e una data coerenti con la realizzazione del documento (che potrebbe presentarsi con un nome casuale o con una stringa alfanumerica) e fare infine clic su Recupera in basso a destra.

MiniTool Power Data Recovery Free

Una buona alternativa a Recuva è MiniTool Power Data Recovery Free, disponibile gratuitamente per Windows. Per utilizzarlo apriamo il programma (dopo averlo scaricato e installato sul nostro PC), facciamo clic in basso su Settings e assicuriamoci di attivare solo la voce Document, dove sono presenti tutti i principali formati di documenti conosciuti (inclusi i file realizzati con i programmi principali di Office).
Una volta effettuata questa modifica facciamo clic su OK, selezioniamo il disco di sistema tra quelli disponibili e selezioniamo il tasto Scan per avviare la scansione. Al termine della scansione vedremo comparire tutti i Excel, Word e PowerPoint non salvati, pronti per essere ripristinati.

Possiamo ovviamente provare anche altri programmi per recuperare file eliminati sul PC da hard disk o SSD, tutti molto efficaci anche nel recupero dei documenti di Office non salvati.

Conclusioni

Se improvvisamente viene via la corrente o il PC si spegne o si riavvia all'improvviso mentre stavamo realizzando un importantissimo documento, non dobbiamo farci prendere dal panico, visto che gli strumenti per recuperare un file Excel, Word e PowerPoint non salvato sono davvero numerosi ed efficaci nella maggior parte dei casi.

Se volessimo recuperare i documenti Office da un PC con Windows bloccato alla schermata d'avvio dobbiamo provare il recupero dei file importanti da Windows bloccato utilizzando una distribuzione Linux adatta allo scopo.

Se invece i file Office sono contenuti in un archivio compresso ormai danneggiato, possiamo tentare il recupero utilizzando uno degli strumenti di recupero file da ZIP e RAR danneggiati o corrotti, sempre molto efficaci.