Importare tutti i contatti su PC e Outlook da vCard

Come importare le schede contatto vCard nella rubrica di Windows 10 e Windows 11 e di Microsoft Outlook

Avete appena cambiato telefono o avete fatto un backup della rubrica e vi ritrovate sul computer con uno o più file .vcf che contengono i vostri nomi. In pratica, le vCard sono come dei biglietti da visita digitali: un modo rapido per scambiarsi i dati senza doverli digitare a mano. Provate a trascinarli dentro Microsoft Outlook pensando che sia una passeggiata, ma succede il disastro: il programma importa solo il primo contatto della lista e ignora tutti gli altri. Se poi usate la nuova versione di Outlook su Windows 11, la situazione è ancora più irritante, perché il sistema vi dice che quel formato non va bene e che preferirebbe un file CSV. In pratica, vi ritrovate con una lista di numeri inutilizzabili.

Molti, per disperazione, finiscono per usare convertitori online gratuiti. È un errore pericoloso: state caricando l'intera rubrica privata, con numeri di telefono e indirizzi email, su server di sconosciuti. Per risolvere il problema in modo sicuro bisogna usare un paio di scappatoie che Windows nasconde tra le sue cartelle.

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Il trucco della cartella Contatti per convertire VCF in CSV

Il formato VCF è come un mazzo di biglietti da visita elettronici tutti incollati tra loro. I telefoni lo adorano, ma Outlook è testardo e vuole leggere ogni scheda separatamente, oppure preferisce una tabella ordinata (il formato CSV). Invece di installare programmi strani, la rotta di Navigaweb passa per una funzione di Windows che è rimasta quasi identica dai tempi di Windows XP, ma che funziona ancora a meraviglia su Windows 11.

• Aprite l'Esplora file (la cartella gialla in basso) e andate nel disco C:.
• Entrate nella cartella Utenti e poi in quella che porta il vostro nome utente.
• Cercate e aprite la cartella chiamata Contatti (il percorso esatto è C:\Users\nome_utente\Contacts).
• In alto, nella barra degli strumenti, cliccate sul tasto Importa.
• Scegliete la voce vCard (file VCF) e confermate.

Se avete tanti piccoli file .vcf invece di uno solo, non dovete importarli uno a uno. Nella finestra di selezione, tenete premuto il tasto CTRL sulla tastiera mentre cliccate sui file: in questo modo ne selezionerete molti contemporaneamente e li importerete in un colpo solo.

A questo punto vedrete apparire tutte le schede dei vostri contatti, finalmente separate. Ora dobbiamo trasformarle in qualcosa che Outlook accetti senza fare storie. Sempre dalla barra in alto, cliccate su Esporta, selezionate il formato CSV (Valori separati da virgola) e salvate il file sul desktop. Assicuratevi che siano spuntate le voci Nome, Cognome, Telefono ed Email. Avete appena creato un documento che Outlook leggerà senza errori.

Inserire la rubrica nel nuovo Outlook e su Outlook Web

Se usate la versione moderna di Outlook (quella che somiglia a un sito web o che è preinstallata in Windows 11), la procedura è molto veloce perché il programma è diventato più lineare.

Cliccate sull'icona Persone nella colonna di sinistra. In alto a destra, cercate il tasto Gestisci contatti e poi cliccate su Importa contatti. A questo punto non scegliete il file VCF originale, ma selezionate il file CSV che abbiamo creato un momento prima. Il sistema caricherà l'intera lista in un colpo solo, associando ogni numero alla persona giusta.

La procedura per l'Outlook classico (Pacchetto Office)

Chi usa la versione professionale di Outlook ha a disposizione un menu molto più complesso, che a volte sembra fatto apposta per confondere. Anche qui, il segreto è usare il file CSV.

• Andate in alto a sinistra e cliccate su File.
• Scegliete Apri ed esporta e poi cliccate sul tasto Importa/Esporta.
• Selezionate la voce Importa dati da altri programmi o file e premete Avanti.
• Scegliete Valori separati da virgola, selezionate il vostro file dal desktop e decidete se volete eliminare i doppioni per non avere la stessa persona salvata due volte.
• Scegliete la cartella Contatti come destinazione finale e premete Fine.

Il vantaggio di usare Outlook è che, una volta importati i nomi, questi si sincronizzeranno automaticamente su tutti i vostri dispositivi. Basta installare l'app ufficiale di Outlook su Android o iPhone e aggiungere il vostro account per avere la rubrica aggiornata ovunque.

Il ponte di Gmail per chi vuole fare in fretta

Se non avete voglia di navigare tra le cartelle di Windows, potete usare Google come un traduttore. Gmail legge i file VCF senza problemi e li trasforma in CSV per Outlook in un secondo.

Andate su Google Contatti e fate l'accesso. Cliccate su Importa a sinistra e caricate il vostro file .vcf. Una volta che i nomi appaiono sullo schermo, cliccate su Esporta. Qui sta il trucco: selezionate l'opzione CSV Outlook. Google creerà un file perfettamente formattato per le regole di Microsoft, che potrete importare in Outlook saltando tutti i passaggi manuali.

Cose che possono andare storte e come risolvere

Quando si spostano centinaia di nomi da un sistema all'altro, è normale che succeda qualche imprevisto. Ecco i casi più frequenti:

• I nomi con l'accento diventano simboli strani: Succede quando il file non usa la codifica UTF-8. Per risolvere, aprite il file CSV con il semplice Blocco Note di Windows, fate Salva con nome e, in basso, dove c'è scritto Codifica, selezionate UTF-8. Salvate e riprovate l'importazione.
• Voglio vedere i contatti su Excel: Se provate ad aprire il CSV con un doppio click, spesso vedrete tutto ammassato in una sola colonna. Per sistemarlo, aprite Excel, andate nella scheda Dati e usate la funzione Da testo/CSV. Scegliete la virgola o il punto e virgola come separatore e vedrete i nomi tornare in colonne ordinate.
• Sincronizzazione totale: Se avete i contatti sparsi tra vari account, l'ideale è sincronizzare la rubrica tra Gmail e Outlook per avere un unico archivio centralizzato.

diario di bordo di Navigaweb

Trovo quasi incredibile che nel 2026, in un'epoca di cloud e sincronizzazioni istantanee, l'operazione di importare una rubrica in Outlook sia ancora un percorso a ostacoli. È frustrante pensare che un software così diffuso non sappia leggere un formato standard come il VCF senza fare i capricci. Dover riesumare una cartella di sistema di Windows che sembra uscita da un museo informatico solo per aggirare un limite di Microsoft mi fa capire quanto certe aziende diano per scontato l'utente. Il mio consiglio è di non arrendersi e di usare il metodo del CSV: è l'unico modo per essere sicuri che nessun numero importante vada perduto nel nulla.

Se invece necessitiamo di trasferire i contatti tra dispositivi profondamente diversi come Android ed iPhone possiamo leggere le nostre guide su come trasferire rubrica da Android a iPhone e su come salvare i contatti nella rubrica Google / Gmail.