Sincronizzare la rubrica tra Gmail e Outlook ed importare i contatti

Come sincronizzare la rubrica e la lista contatti tra l'account Gmail e quello su Outlook

Come ripetuto più volte Gmail è oggi il più importante servizio di posta elettronica ed un account Google, volenti o nolenti, diventa obbligatorio se si vuol usufruire di tanti servizi gratuiti offerti dalla casa di Mountain View, tra cui anche i servizi per gli smartphone Android.
La rubrica di Gmail diventa quindi il principale posto dove conservare la rubrica telefonica e gli indirizzi email, cosi da poterla sfogliare ovunque, dal cellulare o dal computer.
Chi utilizza il programma Microsoft Outlook come client di posta elettronica per gestire, leggere ed inviare mail dal PC Windows o come account di posta elettronica aziendale, può sincronizzare i contatti della rubrica Gmail con quella di Outlook utilizzando uno dei metodi descritti in questa guida, così da riuscire a importare i contatti da Outlook a Gmail e viceversa.

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Con i metodi descritti in basso riusciremo a sincronizzare le due rubriche di Gmail e Outlook, così da renderle identiche, ma se volessimo accedere in maniera separata ad esse possiamo farlo aprendo i siti specifici.
La rubrica di Gmail si può vedere sia dalla pagina di Gmail sia dal sito online Google Contacts; se cerchiamo invece la rubrica di Outlook possiamo visionarla dal sito online Outlook Persone.

1) Contatti di Windows 10

Un modo molto rapido per avere tutti i contatti in un'unica rubrica sul tuo PC è utilizzare l'app Contatti, integrata in tutti i Windows 10 e pronta per essere utilizzata fin da subito.
Apriamo il menu Start in basso a sinistra, quindi digitiamo Contatti con la tastiera, così da visualizzare l'app giusta da aprire.


Apriamo quest'app e, nella schermata che vedremo comparire, facciamo clic su Importa contatti al centro.
Apparirà una finestra che ci chiederà di aggiungere gli account su cui visualizzare i contatti: basterà aggiungere l'account di Outlook o Exchange (potrebbe già essere presente, specie se abbiamo effettuato l'accesso con un account Microsoft al sistema) ed infine aggiungere anche l'account di Google facendo clic sul pulsante Google.
Al termine avremo una lista di contatti generata dai due account, con cui potremo anche "fondere" i contatti doppioni.
I contatti aggiunti a quest'app verranno subito sincronizzati nell'account Outlook, quindi non dovremo preoccuparci di perderli (verranno sempre con noi ovunque ci connettiamo).

2) Posta di Windows 10

Possiamo visualizzare i contatti salvati sui nostri account utilizzando l'app Posta inclusa in Windows 10.
Per aprirla è sufficiente portarci nel menu Start in basso a sinistra e digitare Posta, finché non compare l'app specifica da aprire.


Nella finestra di benvenuto inseriamo entrambi gli account di posta elettronica (Outlook e Gmail), quindi attendiamo la fine della sincronizzazione.
Se aggiungiamo gli account nell'app Posta per Windows 10, i contatti di Outlook e Gmail verranno salvati automaticamente nell'app Contatti di Windows 10, quindi basterà aprire quest'ultima per ritrovare e gestire al meglio tutti i contatti (magari unendo i doppioni).

3) Outlook4Gmail

Outlook4Gmail è un add-in gratuito per Outlook che permette di mantenere la rubrica di Microsoft Outlook e quella di Gmail sincronizzate in maniera automatica.


Questo add-on permette di importare da Gmail e su Gmail il nome, la società, telefono, indirizzi email, indirizzo di casa o di ufficio, date, persone note e altri dettagli dei vari contatti in rubrica.
L'installazione si fa come un qualsiasi programma Windows e si può usare su qualsiasi versione di Outlook (supportati MS Outlook 2003 (11.5.x), 2007 (12.x), 2010 (14.x), 2013 (15.x), 2016 (16.x) ed è compatibile con Office 365).
La prima cosa da fare è indicare le credenziali dell'account e quindi nome login e password.
Come visto, per una maggiore sicurezza, conviene generare una password specifica per questa applicazione usando la verifica in due passaggi per l'accesso a Gmail.
Una volta aggiunti gli account si possono specificare le opzioni da utilizzare, quindi decidere se importare i contatti di Outlook in Gmail o se copiare la rubrica di Gmail in Outlook ed infine se cancellare o mantenere i contatti esistenti.
Outlook4Gmail ha una funzione per tenere sincronizzate le rubriche nel tempo, automaticamente, selezionando l'opzione corrispondente.
La sincronizzazione può essere unidirezionale oppure bidirezionale, cosi da aggiornare gli account contemporaneamente e fare una fusione tra le due rubriche.
Durante il processo di sincronizzazione si può premere il tasto View History per verificare che l'addon stia lavorando bene e stia importando i contatti.
Outlook4Gmail consente la sincronizzazione di un numero illimitato di rubriche Google Mail contemporaneamente, quindi, nel caso si avessero più account Gmail, si possono mantenere tutti sincronizzati.

4) GO Contact Sync Mod

Se ci fossero problemi con i metodi descritti finora possiamo utilizzare come alternativa GO Contact Sync Mod, un programma indipendente e open source che permette l'importazione della rubrica Gmail in Outlook (e viceversa).


Con Go Contact Sync si può scegliere se sincronizzare anche le cancellazioni tra le due rubriche, se unificare le rubriche privilegiando quella di Outlook o quella di Gmail (nel caso ci siano due contatti uguali) oppure se fare solo importazione della rubrica da Gmail a Outlook o viceversa.
Un programma leggero, veloce e pratico che possiamo utilizzare in qualsiasi ambito, anche professionale, senza per forza dipendere dal programma Outlook (che ricordiamo è incluso nella suite a pagamento di Office).

5) Metodo manuale

Se vogliamo procedere manualmente alla sincronizzazione dell'account Gmail in Outlook, dovremo seguire attentamente i passaggi descritti qui in basso per la corretta riuscita dell'operazione.
Apriamo sul browser la pagina Contatti di Google e facciamo clic nella barra laterale su Di più, fino a visualizzare la voce Esporta.


Scegliamo il gruppo di contatti da esportare, quindi impostiamo il formato di esportazione CSV Outlook (per l'importazione in Outlook o in altre applicazioni). Quando richiesto, scegliamo Salva con nome e passiamo alla posizione in cui si vuole salvare il file.
In Outlook scegliamo File > Apri ed esporta > Importa/Esporta, quindi utilizziamo la voce Scegliere Importa dati da altri programmi o file > Avanti.
Scegliamo ora Valori separati da virgola > Avanti e, nella finestra Importa file, selezioniamo il file CVS in cui sono stati salvati i contatti di Gmail.
Specifichiamo come devono essere gestiti i contatti duplicati e facciamo clic su Avanti.
Nella finestra Selezionare una cartella di destinazione scorriamo fino all'inizio, se necessario, e selezioniamo la cartella Contatti quindi facciamo clic su Avanti e facciamo clic su Fine.

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