Ricevere la conferma di lettura Email quando viene aperta

Come avere la conferma di lettura delle Email inviate e la notifica di messaggio ricevuto usando webmail, Gmail e Outlook

Anche se ormai la maggior parte delle comunicazioni passa per applicazioni come WhatsApp o Telegram, le Email restano comunque il principale strumento di comunicazione in ambito lavorativo. Mentre però, con le applicazioni Whatsapp, Telegram e simili è possibile ricevere una conferma di lettura dei messaggi, altrettanto non è possibile fare con le email.

Con ancora tutto lo spam che si riceve via email, messaggi promozionali, aggiornamenti da Facebook o da altri social ecc. è molto facile che il destinatario possa perdere una nostra email importante e l'unico modo di sapere se questa viene letta è inviando un messaggio WhatsApp, cosa che potrebbe poi anche risultare fastidiosa. Ad esempio, se inviassi un'Email ad un cliente o a un collaboratore e non ricevessi risposta, dovrei considerare anche la possibilità che quel messaggio non sia mai stato letto, perché si è perso nella cartella Spam del suo account di posta oppure perché il destinatario non l'ha proprio aperto. Viceversa, questo cliente potrebbe inventare, come scusa di mancata risposta, che il mio messaggio non sia mai arrivato e quindi non era stato mai letto.

Esistono strumenti che permettono di tracciare le aperture in modo semplice, sia attraverso funzioni integrate nei client di posta sia con estensioni gratuite.

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Come Funziona il Monitoraggio delle Email

Un sistema comune è il pixel di tracciamento, un’immagine invisibile inserita nel messaggio.

All’apertura dell’email, il client di posta carica l’immagine da un server remoto, registrando l’evento con dettagli come orario e dispositivo usato.

Le ricevute di lettura sono un’alternativa, ma dipendono dal consenso del destinatario e non sempre sono disponibili.

Funzioni Native nei Client di Posta

I principali servizi di posta offrono opzioni integrate, con alcune limitazioni.

In Gmail, le ricevute di lettura sono riservate agli account Google Workspace. Si attivano al momento dell’invio, ma il destinatario deve approvare la notifica.

Outlook, in ambienti Exchange, permette di richiedere ricevute di lettura dal menu di invio. La notifica arriva solo se il ricevente non disattiva l’opzione. Nelle versioni gratuite, come Outlook.com, questa funzione è limitata.

Chi non ha Outlook sul proprio PC può sfruttare la funzione della conferma di lettura presente nel client Mozilla Thunderbird, disponibile gratuitamente per PC e per Mac. In modalità di scrittura di una nuova Email possiamo attivare la conferma di lettura dal Opzioni, attivando le voci notifica dello stato di consegna e Ricevuta di ritorno. Per ottenere maggiori impostazioni dovremo portarci nel menu Impostazioni, aprire il menu Avanzate e configurare il menu Ricevute di ritorno.

Anche in questo caso è necessario che il mittente confermi spontaneamente la conferma di lettura e che il messaggio venga gestito tramite Thunderbird, così da poter ricevere una notifica ogni volta che il messaggio viene aperto e letto.

Estensioni Gratuite per Gmail

Le estensioni per browser sono una soluzione pratica per chi usa Gmail, senza costi aggiuntivi.

Mailsuite si integra con Gmail, mostrando una spunta verde per i messaggi letti. Offre notifiche in tempo reale e traccia i link cliccati.

Mailtrack segnala aperture multiple e fornisce report di base. È ideale per chi invia email regolarmente ma in volumi contenuti.

Un’opzione meno conosciuta è MailTracker di Hunter. Dopo l’installazione, attiva il tracciamento automatico e invia avvisi desktop per ogni apertura.

Come Configurare un’Estensione

Configurare un’estensione come Mailtrack è rapido:

Installazione: visitare il Chrome Web Store e aggiungere Mailtrack al browser.
Integrazione: accedere a Gmail, dove l’estensione si attiva automaticamente.
Invio: ogni email include un pixel di tracciamento invisibile.
Monitoraggio: una doppia spunta indica che il messaggio è stato letto.

Strumenti per Outlook e Altri Client

Per Outlook, esistono plugin che migliorano le capacità di tracciamento.

Cirrus Insight sincronizza Outlook con sistemi CRM, monitorando aperture e interazioni. La versione gratuita copre le esigenze essenziali.

Mailbutler supporta sia Outlook che Gmail. Permette di impostare promemoria per email non lette.

Strumenti come GMass e Boomerang combinano tracciamento con pianificazione degli invii, perfetti per newsletter o campagne mirate.

Configurazione di Mailbutler su Outlook

Ecco come iniziare con Mailbutler:

Registrazione: creare un account sul sito di Mailbutler.
Installazione: scaricare il plugin per Outlook e seguire le istruzioni.
Attivazione: abilitare il tracciamento nelle impostazioni del plugin.
Notifiche: ricevere avvisi via email o dashboard quando il messaggio viene aperto.

Servizi Web per il Tracciamento

Per chi cerca soluzioni indipendenti dai client di posta, alcune piattaforme web sono valide alternative.

Bananatag offre tracciamento gratuito per email personali. Fornisce dettagli su aperture, clic sui link e durata della lettura, senza bisogno di plugin.

InboxAlly si focalizza sull’evitare filtri spam, ma include funzioni di monitoraggio. È utile per chi invia email di marketing.

Strumenti meno noti come Snov.io e Veloxy offrono tracciamento nei piani gratuiti, con notifiche per aperture multiple, ideali per negoziazioni o vendite.

Limiti del Tracciamento

Il monitoraggio non è sempre affidabile. Secondo Litmus, circa il 40% delle aperture non viene rilevato a causa di blocchi delle immagini o proxy, come quelli di Gmail.

Molti client di posta permettono di disabilitare il caricamento automatico delle immagini, rendendo i pixel inefficaci.

Le ricevute di lettura, inoltre, funzionano solo con il consenso del destinatario, limitandone l’efficacia.

Come Evitare di Essere Tracciati

Per proteggere la privacy, si possono adottare alcune strategie:

Blocco immagini: disattivare il caricamento automatico delle immagini nel client di posta.
Modalità testo: visualizzare le email in formato solo testo per evitare i pixel.
Client alternativi: usare client come Thunderbird con estensioni anti-tracciamento.

Domande Frequenti

Chi cerca informazioni sul tracciamento spesso ha dubbi specifici. Ecco alcune risposte:

Si può sapere se un’email è stata inoltrata? La maggior parte dei tool non rileva gli inoltri, ma alcuni, come Cirrus Insight, segnalano aperture multiple che possono suggerire un inoltro.
I tracker funzionano su smartphone? Sì, ma l’efficacia dipende dal client. App come Gmail spesso bloccano i pixel per impostazione predefinita.
Esistono soluzioni senza estensioni? Piattaforme come Bananatag permettono di tracciare email senza installazioni.

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