Sapere se un'email viene letta senza chiedere conferma

Come funzionano il tracciamento dei messaggi e le notifiche di apertura per sapere quando il destinatario visualizza il messaggio senza avvisarlo.

Avete appena inviato un preventivo importante, un curriculum o quella mail urgente al capo. Passano le ore, poi i giorni, e la casella di posta in arrivo resta muta. Inizia quel fastidioso gioco di supposizioni: il messaggio è finito nello spam? Il destinatario non l'ha visto o ha letto tutto e ha deciso di non rispondere? Restare nel dubbio è frustrante, specialmente quando c'è di mezzo un lavoro o un pagamento.

La soluzione più vecchia del mondo sarebbe la "conferma di lettura", quella che fa apparire un avviso al destinatario chiedendogli se vuole avvisare il mittente. Ma siamo onesti: quasi nessuno preme "Sì". Spesso lo facciamo apposta per non sentirci obbligati a rispondere all'istante, rendendo questo strumento praticamente inutile nella vita di tutti i giorni.

Le conferme di lettura integrate (e perché spesso falliscono)

Molti programmi di posta hanno già questa funzione integrata. In Outlook si attiva dalla scheda Opzioni, mentre in Thunderbird si trova nel menu Strumenti > Opzioni > Avanzate. Anche Gmail la offre, ma solo per chi ha un account aziendale (Google Workspace).

Il problema è che queste funzioni sono "gentili": chiedono il permesso a chi riceve. Se il destinatario clicca su "No", voi non sapete nulla. In contesti professionali rigidi funzionano ancora in circa il 40% dei casi, ma tra amici o conoscenti le probabilità di ricevere una conferma scendono quasi a zero.

Il trucco del pixel invisibile

Per risolvere il problema, chi manda newsletter usa un sistema che non chiede il permesso a nessuno. Si chiama Pixel Tracking e funziona come una sorta di trappola digitale silenziosa.

Immaginate di inserire all'interno del testo un'immagine così piccola da essere invisibile, un singolo puntino trasparente. Quando il destinatario apre l'email, il suo programma di posta scarica automaticamente quell'immagine per poterla mostrare. In quel millesimo di secondo, il server che ospita l'immagine registra l'accesso e vi avvisa: "Il messaggio è stato aperto". È un po' come lasciare un foglio di carta velina su una porta: non si vede, ma se qualcuno entra, la carta si rompe e voi sapete che qualcuno è passato di lì.

Gli strumenti per Gmail e Outlook

Non serve essere programmatori per usare questa tecnica. Esistono delle estensioni per il browser che fanno tutto il lavoro sporco, inserendo il pixel in ogni messaggio che scrivete.

Mailtrack e Mailsuite

Per chi usa Gmail, Mailtrack (conosciuto anche come Mailsuite) è l'opzione più famosa. Una volta installata l'estensione, l'interfaccia della posta si riempie di doppie spunte, proprio come succede su WhatsApp. Una spunta grigia significa che l'email è partita; due spunte verdi confermano che l'altra persona ha aperto il messaggio. La versione gratuita aggiunge una piccola firma in fondo all'email, che però potete cancellare a mano prima di inviare.

Snov.io e Streak

Se cercate qualcosa di più professionale, Snov.io vi manda una notifica sul desktop nell'istante esatto in cui l'email viene aperta. Se invece volete trasformare Gmail in un piccolo archivio clienti, Streak è l'ideale. Oltre al tracciamento (segnalato da un'icona a forma di occhio che diventa verde), vi permette di vedere su una mappa dove l'email è stata aperta, localizzando il destinatario.

Altre opzioni rapide

Esistono anche strumenti come Boomerang, utile per programmare l'invio e sapere quante volte l'email è stata riaperta, o Right Inbox per chi ha bisogno di sequenze automatiche di follow-up.

App dedicate per smartphone (Android e iPhone)

Se non usate il browser ma preferite app dedicate per gestire la posta, ci sono soluzioni che integrano il tracciamento direttamente nel software.

Su Android, una delle migliori scelte è K-9 Mail. Per attivare la notifica di lettura, basta premere i tre puntini in alto a destra durante la composizione del messaggio e selezionare "Notifica di lettura". Se volete esplorare altre opzioni, potete leggere la nostra guida ai migliori client email per Android.

Su iPhone, l'app iTrackMail è pensata proprio per questo scopo. Funziona come un client email completo che gestisce le notifiche di lettura per qualsiasi provider. Per chi ha ancora dubbi su come collegare la posta, abbiamo preparato una guida su come configurare un account Email su iPhone e iPad.

Il metodo per aggirare i blocchi della privacy

Oggi le cose sono più difficili. Molti programmi, specialmente quelli di Apple, bloccano il caricamento automatico delle immagini per proteggere la privacy. Se l'immagine non viene scaricata, il pixel non funziona e voi non saprete mai se l'email è stata letta.

Per superare questo ostacolo, seguendo la rotta di Navigaweb conviene smettere di tracciare l'email e iniziare a tracciare il contenuto. Invece di allegare un file PDF, caricate il documento su un cloud e create un link abbreviato usando un servizio come Bitly. Incollate questo link nel testo: quando il destinatario ci cliccherà sopra per leggere il documento, il contatore di Bitly registrerà l'accesso. Questo metodo è infallibile perché non dipende dal caricamento delle immagini, ma da un'azione consapevole dell'utente.

Cose da tenere a mente per non sbagliare

Il tracciamento non è una scienza esatta e ci sono dei dettagli che possono trarre in inganno:

I falsi positivi di Apple. La "Protezione della privacy di Mail" di Apple scarica le immagini in background tramite i suoi server. Potreste ricevere l'avviso di "letta" anche se il destinatario non ha ancora aperto il messaggio.
L'errore della cartella Inviati. Se aprite voi stessi l'email che avete appena spedito per controllare un errore, l'estensione potrebbe registrare l'apertura. Non scambiate la vostra lettura per quella del destinatario.
Le email di gruppo. Se mandate un unico messaggio a dieci persone, il pixel è lo stesso per tutti. Saprete che qualcuno ha aperto la mail, ma non saprete esattamente chi. Per dati precisi, mandate i messaggi singolarmente.
Come evitare di essere tracciati. Se non volete che gli altri sappiano quando leggete le loro mail, vi basta andare nelle impostazioni di Gmail o Outlook per bloccare il tracciamento disabilitando il caricamento automatico delle immagini.

Diario di bordo di Navigaweb

Uso questi strumenti da anni, soprattutto per i rapporti di lavoro. Sapere che un cliente ha aperto il mio preventivo cinque volte in un'ora mi dice molto più di mille parole: significa che è interessato, ma forse ha un dubbio sul prezzo o sta confrontando l'offerta con un concorrente. È in quel momento che intervengo con una chiamata. Però, un consiglio spassionato: non usateli con gli amici o con il partner. Sapere che qualcuno ha letto il vostro messaggio e ha deciso di non rispondere per tre giorni non vi darà pace, vi farà solo stare male. Usateli per business, lasciate che il silenzio faccia parte della vita privata.

Se cerchiamo una ricevuta di ritorno con valore legale e vincolante anche in formato digitale, dovremo per forza di cose utilizzare una PEC (si può anche avere una PEC gratuita).