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Guida per usare Google Drive / Docs da esperto

Pubblicato il: 16 dicembre 2013 Aggiornato il:
21 modi di usare le applicazioni Google Docs di Google Drive, i programmi sostitutivi di Microsoft Office, sempre più completi
guida a Google Documenti Diversamente rispetto altre applicazioni simili, Google Drive incorpora al suo interno la suite di applicazioni chiamata Google Docs che comprende programmi gratuiti simili a Microsoft Office, per scrivere documenti (come con Word), fogli di lavoro (tipo Excel) e slides o presentazioni (come con Powerpoint).
In questa guida vediamo 21 modi da esperto per usare meglio Google Drive nelle sue funzioni più nascoste, per sincronizzare i documenti col computer, per integrarlo in Gmail, per usare le app di Google Docs anche su cellulare e tante altre caratteristiche aggiunte di recente a questo strumento.
Google Drive / Docs potrà ancora non essere un pieno sostituto di Microsoft Office, ma certamente è migliorato così tanto da poter essere utilizzato in modo produttivo, soprattutto considerato che è gratis e che si può anche usare offline.

1) Applicazioni Google Drive
In Google Drive non solo è possibile caricare file dal computer, ma è anche possibile crearne di nuovi da zero.
Come detto, si possono creare documenti con le app Google Docs oppure anche altro usando le applicazioni esterne che si integrano in Google Drive.
Per esempio è possibile creare un file di codice HTML, un video, un disegno, un foglio di testo semplice, un fax o quello che si vuole.
Molte di queste applicazioni sono disponibili nel Chrome Web Store oppure si possono aggiungere premendo sul pulsante delle impostazioni a destra nell'interfaccia principale.
In un altro articolo, le migliori applicazioni per Google Drive che, bisogna ricordare, funzionano soltanto usando Chrome come browser.

2) Ricerca per tipi di file
Aprendo Google Drive, nell'interfaccia principale del sito, cliccare sulla freccia verso il basso all'interno della casella di ricerca in alto per visualizzare soltanto i file di un certo tipo, i loro permessi e la loro visibilità online.

3) Ordinare i file
Sul lato sinistro dell'interfaccia del sito Google Drive c'è il pulsante per cambiare la visualizzazione dei file e ordinarli dal più recente o dal più pesante o dall'ultimo modificato.

4) Anteprime multiple
Si possono visualizzare in anteprima più file contemporaneamente, senza aprirli selezionando i vari file e premendo poi il pulsante di anteprima (il simbolo dell'occhio).
Usando tasti cursore o le frecce ai lati si può navigare tra i file.

5) Google Drive sul desktop del PC
Se si usa molto Google Drive, si può fare in modo che i file creati o salvati online siano anche disponibili sul PC in modo sincronizzato.
Il client Google Drive si può scaricare dalla pagina principale, cliccando il link lato sinistro "Collega Drive al tuo computer"
L'applicazione desktop Google Drive consente anche di utilizzare la piattaforma come servizio di backup online per i file locali.
È possibile scegliere cartelle specifiche da sincronizzare mentre i file di Google Docs nativi vengono visualizzati come collegamenti web, sempre che non si scelga di convertirli in documenti Office.

6) Usare la funzione OCR.
Con Google Drive è possibile utilizzare il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per analizzare il testo nei file PDF e nelle immagini per convertirle in un documento standard modificabile.
In questo modo si può fare, ad esempio, la scansione di un libro e poi copiarlo in un documento che si può modificare.
LEGGI ANCHE: Estrarre testo da un PDF o da un'immagine con Google Docs

7) Tasto Copia Formato
Il pulsante "Copia Formato è sulla barra degli strumenti in tutte le principali applicazioni Google Docs e si può utilizzare per copiare il formato di un blocco di testo ad un altro.
Questa è una delle funzioni più importanti in Microsoft Office che non poteva mancare in una suite di programmi per creare documenti.

8) Imposta stili di testo predefinito
Anche questa è una funzione di base di Word, ora inclusa anche in Google Documenti, con un menu a discesa dove scegliere gli stili di caratteri predefiniti ed un menu opzioni per modificarli e salvare nuovi stili diversi dal default.

9) Cerca il link
Se si deve scrivere un documento con link ipertestuali, si evidenza la parola come ad esempio "Navigaweb", si clicca col tasto destro e si preme su Link per aggiungere il link al sito giusto, automaticamente cercato dall'applicazione.

10) Ricerca su Google
Si possono fare ricerhce su internet direttamente da Google Docs dal menu Strumenti.

11) Trascinamento immagini
Per aggiungere un'immagine dentro un documento, bisogna soltanto trascinarla con il mouse da una cartella o da un altro sito web all'interfaccia web dell'applicazione Google Drive

12) Tradurre documenti
Si può sfruttare la potenza di Google Translate e ottenere documenti tradotti rapidamente tramite l'opzione del menu Strumenti che permette di tradurre in via bidirezionale 46 lingue diverse.

13) Modificare i temi per le slides
I temi delle presentazioni sono molto simili a quelli di Microsoft Powerpoint, per creare subito il layout per la presentazione giusta.
E' molto recente la possibilità di modificare il tema corrente dal menu Diapositiva.

14) Tabelle di layout
L'applicazione Google Documenti manca degli strumenti di progettazione più avanzati, ma è possibile utilizzare le tabelle per creare diversi tipi di layout.
Dal menu Tabella si può creare una rete di celle invisibile dentro cui scrivere per formattare in modo diverso il testo.

15) Formattazione condizionale nei fogli di lavoro
Le capacità e la portata delle applicazioni web di Google Docs sono sempre più estese grazie anche al menu Formato che nell'app dei Fogli di lavoro, l'equivalente di Excel, permette di creare un formato condizionale in modo da colorare diversamente il testo nelle celle a seconda del valore che hanno.

16) Word Art
Il programma di diapositive e presentazioni include lo strumento fondamentale delle Word Art, le scritte fantasiose tipiche delle pubblicità o dei cartelloni.
Si possono inserire Word Art dal menu Inserisci ed è possibile cambiare, dalla barra degli strumenti, il colore del testo, il colore del bordo, lo spessore del bordo.

17) Scansione di documenti dal cellulare
L'app Google Drive per Android permette di fare la scansione di documenti trasformandoli in PDF usando la fotocamera del cellulare.

18) Pubblicare file su un sito web in modo incorporato
Questa funzione unica di Google Drive / Docs permette di incorporare un documento dentro un sito o una pagina web soltanto copiando il codice Embed, come si farebbe con i video Youtube.
Il codice si può ottenere dal menu File -> Pubblica sul web.

19) Google Docs offline
Come già scritto in passato si possono usare le app di Google Drive / Docs anche senza connessione internet installandole come applicazioni Chrome.

20) Scrivere a mano
Come in Gmail, Anche in Google Drive si può scrivere a mano col mouse, installando un'estensione particolare su Google Chrome.

21) Google Drive si integra in Gmail nella gestione allegati, come segnalato qualche tempo fa.

In un altro articolo, altre 10 funzioni di Google Drive tra cui anche i tasti di scelta rapida.

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