Aggiungere nuovi utenti su Windows: Account locale o Microsoft?

Come gestire più profili sul PC, creare utenti, aggirare la richiesta di email e configurare i permessi corretti per ospiti o familiari in sicurezza

Condividere lo stesso computer senza separare gli ambienti di lavoro è spesso la ricetta perfetta per il disastro: file spostati per errore, cronologie del browser mescolate e impostazioni personalizzate che spariscono nel nulla. Windows gestisce questa necessità attraverso i profili utente, ma negli ultimi anni Microsoft ha reso la procedura inutilmente complessa, nascondendo le opzioni più semplici dietro percorsi tortuosi per spingere l'utenza verso la registrazione online obbligatoria. Creare uno spazio separato per un familiare o un collega non dovrebbe richiedere per forza un indirizzo email o una connessione a internet costante, eppure il sistema operativo sembra fare di tutto per convincerci del contrario.

Avere più account registrati sul computer Windows permette di differenziare le attività, i documenti, i file ed i programmi per i vari utenti che possono usare il PC. Ad esempio, a casa, molto spesso si possiede un computer che viene usato da tutta la famiglia: invece di accedere tutti con un unico account e condividere le cartelle dei documenti ed il desktop conviene creare un account per ogni membro della famiglia o per ogni utilizzatore del computer, cosi ciascuno potrà usare il computer come vuole senza possibilità di poter fare danni (perché senza diritti di amministratore), con la possibilità di poter organizzare programmi, file e desktop come preferisce e proteggere l'accesso ad alcuni file personali e navigare su Internet in privato.

Nella seguente guida vi mostreremo come creare account utente su Windows e come gestirlo per ottenere sempre la massima sicurezza. A supporto della guida sulla creazione degli account, vedremo anche un piccolo tool che permette di configurare le impostazioni di sicurezza e le autorizzazioni con maggiore semplicità.

1) La differenza sostanziale tra i tipi di account

Prima di procedere con la creazione, bisogna comprendere cosa si sta scegliendo. Microsoft spinge con insistenza verso l'Account Microsoft (quello legato a un'email Outlook o Hotmail), che offre la sincronizzazione delle impostazioni tra più PC, l'accesso automatico a OneDrive e la possibilità di recuperare la password online se dimenticata.

Tuttavia, esiste ancora l'Account Locale, un profilo tradizionale che risiede solo sull'hardware fisico. Questa è spesso la scelta migliore per chi desidera privacy, per chi sta configurando un PC secondario o semplicemente non vuole legare l'utilizzo della macchina a un'identità digitale cloud. È fastidioso notare come questa opzione venga presentata quasi come una scelta di serie B o addirittura pericolosa durante la configurazione, quando in realtà offre un controllo maggiore sui propri dati e risorse.

2) Aggiungere un utente tramite le Impostazioni (Metodo Standard)

Il percorso principale passa per il pannello di configurazione moderno. Le voci possono variare leggermente tra le versioni aggiornate di Windows 10 e 11, ma la logica rimane identica. Bisogna recarsi su Start, aprire le Impostazioni (l'icona dell'ingranaggio) e selezionare la voce Account.

Qui Windows opera una distinzione netta che spesso confonde:

Famiglia: Sezione pensata per i genitori che vogliono monitorare l'attività dei figli, impostare limiti di tempo allo schermo o restrizioni sui contenuti. Richiede quasi sempre account Microsoft interconnessi.
Altri utenti: Sezione corretta per aggiungere chiunque altro, inclusi familiari che non necessitano di controlli parentali o colleghi.

Cliccando su Aggiungi account nella sezione "Altri utenti", si aprirà una finestra di dialogo. Qui scatta la "trappola" dell'interfaccia: Windows chiederà immediatamente l'indirizzo email o il numero di telefono. Se l'intenzione è creare un account online, basta inserire l'email. Se invece si preferisce un profilo offline, bisogna aguzzare la vista. È necessario cliccare sul link piccolo (spesso poco visibile) che recita Non ho le informazioni di accesso di questa persona.

Nella schermata successiva, il sistema proverà ancora a far creare un nuovo indirizzo email. Bisogna ignorare i campi di compilazione e selezionare l'opzione in basso: Aggiungi un utente senza account Microsoft. Solo a questo punto sarà possibile inserire un nome utente semplice e, facoltativamente, una password. Per mantenere la sicurezza alta seguendo la rotta di Navigaweb, consigliamo sempre di impostare una password anche per gli account locali, per evitare accessi non autorizzati se il PC viene lasciato incustodito.

Idealmente possiamo anche creare un account protetto per prevenire ogni virus o problema.

3) Gestire gli account utenti su Windows Pro

Chi possiede le versioni Professional o Enterprise di Windows ha accesso a uno strumento di gestione più avanzato (non disponibile sulla versione Home). Per vedere gli account attivi, apriamo il menu Start, cerchiamo l'app Esegui (oppure premiamo Windows+R sulla tastiera) e digitiamo il comando lusrmgr.msc.

Appariranno tutti gli utenti presenti sul PC, anche quelli attualmente nascosti (non visibili); questi ultimi sono indicati con un simbolo di freccia verso il basso. Per aggiungerne di nuovi basterà fare clic destro nella cartella Utenti e selezionare la voce Nuovo utente.

Come spiegato in un'altra guida correlata su come proteggere gli account guest e quello dell'amministratore, conviene disattivare Guest dato che è una funzione ormai obsoleta e poco sicura. L'account Administrator è disabilitato di default.

Chi sa usare il computer può aggiungere il proprio account utente al gruppo Administrators da qui. Per farlo, basta cliccare due volte sull'utente, andare nella scheda Membro di, premere su Aggiungi -> Avanzate -> Trova -> Administrators.

4) Il metodo rapido via riga di comando (Per esperti e nostalgici)

Le interfacce grafiche cambiano con ogni aggiornamento, spostando menu e pulsanti, ma il cuore del sistema rimane invariato da decenni. Esiste un metodo che funziona su qualsiasi versione di Windows e che probabilmente funzionerà anche tra dieci anni, immune ai restyling grafici di Redmond.

Si utilizza il Prompt dei comandi o Terminale avviato come amministratore (tasto destro sul pulsante Start > Terminale (Admin)). Il comando da digitare è estremamente sintetico:

net user NomeUtente Password /add

Sostituendo "NomeUtente" con il nome desiderato e "Password" con la chiave d'accesso scelta, il profilo viene creato istantaneamente, senza finestre di dialogo, senza richieste di email e senza dover rifiutare offerte di servizi cloud. Se si vuole creare un utente senza password, basta omettere la parte della password.

Esempio: net user Marco 12345 /add creerà l'utente "Marco" con password "12345".

5) Gestione dei permessi: Amministratore o Standard?

Una volta creato il profilo, questo nasce per impostazione predefinita come Utente Standard. È una misura di sicurezza fondamentale: gli utenti standard possono usare i programmi e navigare, ma non possono installare nuovi software che modificano il sistema né cambiare le impostazioni globali.

Se il nuovo profilo deve avere pieni poteri (ad esempio per un secondo proprietario del PC), è necessario elevarlo. Dalle Impostazioni > Account > Altri utenti, bisogna cliccare sul nome appena creato, selezionare Cambia tipo di account e scegliere Amministratore dal menu a tendina. Attenzione a non concedere i privilegi di amministratore con leggerezza: un utente admin può accedere ai file degli altri profili e apportare modifiche che potrebbero compromettere la stabilità del sistema operativo.

6) Sicurezza account utente

Per aumentare la sicurezza del proprio account personale consigliamo vivamente di impostare una password d'accesso anche per gli utenti secondari o disabilitati (un malware potrebbe riabilitarli e usarli come porte di servizio).

Per cambiare la password locale (senza essere connessi ad un account Microsoft) andiamo in Impostazioni -> Account -> Opzioni di accesso e scegliamo la password da utilizzare nella schermata di login. Se si preferisce una schermata di configurazione più semplice e classica, accessibile anche dal Pannello di Controllo, si può digitare in Esegui il comando control.exe userpasswords.

In alternativa possiamo cambiare la password (o impostarne una nuova se dimenticata, agendo da amministratore) anche dal Prompt dei comandi, utilizzando il comando:

net user nome_utente nuova_password

Se abbiamo un account Microsoft collegato a Windows 10 o Windows 11 non sarà possibile cambiare la password con questi metodi, ma dovremo agire dal sito di Microsoft. Possiamo comunque facilitare l'accesso portandoci in Impostazioni -> Account -> Opzioni di accesso e abilitando il PIN o l'impronta digitale, così da entrare velocemente senza dover digitare la password complessa dell'account online.

7) Disabilita account Amministrator

L'account "Administrator" nascosto potrebbe essere utile in casi estremi di recupero dati, ma in scenari normali deve rimanere disattivato. Per assicurarsi che sia disabilitato, bisogna aprire un prompt dei comandi dal menu Start e scrivere:

net user administrator /active:no

Avremo così impedito a eventuali minacce esterne di sfruttare questo super-utente per prendere il controllo totale della macchina.

Altro che le persone chiedono sull'argomento

Come eliminare un account utente? La rimozione si effettua sempre da Impostazioni > Account > Altri utenti. Cliccando sul profilo da rimuovere e poi su Rimuovi, verrà cancellato l'accesso e, aspetto cruciale, verranno eliminati definitivamente anche tutti i file (documenti, foto, download) salvati nella cartella di quell'utente. È imperativo fare un backup dei dati importanti prima di procedere.
È possibile trasformare un account locale in account Microsoft dopo la creazione? Sì, in qualsiasi momento. L'utente deve accedere con il proprio profilo locale, andare su Impostazioni > Account > Le tue info e cliccare sul link Accedi con un account Microsoft. Il processo inverso è altrettanto fattibile.
Cosa fare se si dimentica la password di un account locale? A differenza degli account online, il recupero è complesso. Se non è stato creato un disco di ripristino password o impostate le domande di sicurezza (introdotte nelle versioni recenti di Windows), l'unica via d'accesso è utilizzare l'account Amministratore principale per reimpostare la password dell'utente bloccato tramite il Pannello di Controllo o il comando net user NomeUtente NuovaPassword. Abbiamo comuneu visto in un altro articolo tutti i modi per recuperare la password del PC Windows
Esiste ancora l'account Guest (Ospite)? Microsoft ha disabilitato l'account Guest predefinito per motivi di sicurezza. Per ottenere un risultato simile, conviene attivare e creare un account Ospite e non impostare alcuna password, limitandone però i permessi al minimo indispensabile.

Sempre in tema di sicurezza possiamo anche migliorare la gestione dei permessi di lettura e modifica di file e cartelle per gli account, così da impedire l'accesso ad alcune cartelle protette.