Scrivere testi con la voce su Word e Google Documenti

Trasformare la voce in testo su Word e Google Docs. Come superare i blocchi delle licenze Office e trascrivere file audio automaticamente

Chi usa il computer da tanti anni sa di poter scrivere un documento velocemente utilizzando una comune tastiera. Ma la tecnologia va avanti inesorabilmente e, tra qualche anno, sicuramente la tastiera diventerà un optional, visto che potremo digitare utilizzando direttamente la voce. Nel mentre possiamo già anticipare i tempi utilizzando la funzionalità di dettatura su Google Documenti e Microsoft Word, così da poter scrivere qualsiasi documento utilizzando esclusivamente la voce.

Mentre in un PC Windows 11 o Windows 10, i comandi vocali e quindi anche la capacità di scrittura con la voce funziona solo per la lingua inglese, è possibile comunque dettare a voce usando Google Documenti o Microsoft Word in maniera del tutto gratuita. All'inizio probabilmente non avremo la stessa velocità che ci contraddistingue quando scriviamo da tastiera, ma con un minimo di pratica potremo stilare qualsiasi tipo di documento virtuale usando solamente la voce.

Prima di poter scrivere i documenti utilizzando la voce, accertiamoci che il PC disponga di un microfono attivo e funzionante. Sui PC fissi il microfono è integrato nella webcam, mentre sui notebook è presente un piccolo foro sulla parte superiore dello schermo o in basso (vicino al touchpad) in grado di offrire le funzionalità del microfono.

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Verificare l'audio e sbloccare i permessi di Windows

Prima di aprire l'editor di testo, bisogna accertarsi che il computer stia effettivamente ascoltando. In Windows, il controllo avviene nel menu Impostazioni, entrando in Sistema e poi in Audio. Sotto la sezione Input è possibile selezionare il microfono corretto e parlare per osservare se la linea sotto la voce Prova il microfono si muove. Se la barra resta ferma, il problema è legato ai driver o a un guasto fisico del componente.

Esiste però un ostacolo più frequente: i blocchi della privacy. Anche con un microfono funzionante, Windows può impedire l'accesso all'audio per sicurezza. Bisogna navigare nel percorso Impostazioni, poi Privacy e infine Microfono. Qui è necessario attivare l'interruttore Consenti alle app di accedere al microfono. Senza questa autorizzazione, né Microsoft Word né Google Chrome riusciranno a catturare la voce, rendendo inutili i tentativi di configurazione all'interno dei programmi.

Dettare testi con il motore di Google Documenti

Il sistema di Google è lo strumento più accessibile poiché non richiede l'installazione di software e sfrutta un motore di predizione linguistica molto rapido, lo stesso delle tastiere Android. Per utilizzarlo, basta aprire un nuovo documento vuoto e selezionare Digitazione vocale dal menu Strumenti, oppure usare la scorciatoia Ctrl + Maiusc + S.

Una volta cliccata l'icona del microfono, il browser richiederà l'autorizzazione a usare la periferica audio. A questo punto basta parlare in modo naturale. Il sistema gestisce diverse lingue tramite un menu a tendina situato proprio sopra l'icona del microfono, permettendo di passare dall'italiano all'inglese in un istante. Bisogna ricordare che questo servizio richiede una connessione Internet attiva, poiché l'elaborazione della voce avviene sui server di Google e non localmente sul PC.

Il limite di Microsoft Word tra abbonamenti e licenze

L'uso della voce su Word cambia a seconda della licenza in possesso dell'utente. Chi paga l'abbonamento a Microsoft 365 trova il tasto Dettare direttamente nella scheda Home. È una funzione integrata che permette di scrivere senza toccare la tastiera, seguendo l'andamento del discorso in tempo reale.

La situazione è diversa per chi possiede una licenza tradizionale, ovvero le versioni Retail acquistate una sola volta. In questi casi, il tasto Dettare è assente. Microsoft ha deciso di riservare questa funzione solo agli abbonati, creando una distinzione tra chi paga mensilmente e chi ha acquistato il software a vita. Per superare questo limite senza spendere soldi, possiamo usare la funzione di sistema di Windows premendo Windows + H. Questo comando attiva una dettatura globale che scrive in qualsiasi campo di testo attivo, permettendoci di dettare su Word, LibreOffice o qualsiasi altro editor senza l'abbonamento 365.

Sbobinare file audio senza digitare a mano

Trasformare un file audio già registrato in testo scritto senza doverlo riascoltare e digitare ogni parola è un'operazione che richiede solitamente software costosi. Invece di pagare, possiamo forzare il computer a dettare se stesso. Seguendo la rotta di Navigaweb, suggeriamo di attivare il Missaggio Stereo dalle impostazioni di registrazione di Windows.

Una volta attivato questo canale, il sistema operativo smette di ascoltare il microfono esterno e cattura l'audio in uscita dalle casse. Avviando un file mp3 e attivando contemporaneamente la dettatura di Google Documenti, l'editor trascriverà automaticamente tutto il contenuto del file. È un metodo efficace per velocizzare il lavoro di trascrizione di interviste o lezioni, eliminando ore di fatica manuale.

Curiosità e risolvere i problemi di dettatura

Inserire la punteggiatura: Per evitare di correggere tutto a mano, è possibile dettare i segni. Dire punto, virgola o nuovo paragrafo istruisce il software a inserire i simboli corretti.
Migliorare la precisione: L'uso di cuffie con microfono riduce gli errori di trascrizione rispetto ai microfoni dei laptop, che spesso catturano il rumore della ventola di raffreddamento.
Alternative open source: Per chi cerca un'esperienza simile a Word ma gratuita, LibreOffice supporta la dettatura se combinata con la scorciatoia Windows + H.
Rischi per la privacy: I dati vocali vengono inviati ai server di Microsoft o Google. Per documenti aziendali segreti, la dettatura cloud rappresenta un rischio per la riservatezza delle informazioni.
Ritmo della voce: Parlare troppo velocemente confonde l'algoritmo. Un ritmo costante e una pronuncia chiara aumentano la precisione del testo generato.

diario di bordo di Navigaweb

Ho usato questi strumenti per mesi e, onestamente, pur essendo miracolosi per buttare giù una prima bozza senza stancare le mani, non sostituiscono mai la revisione manuale. La dettatura tende a ignorare le sfumature del tono o a sbagliare termini tecnici poco comuni, creando frasi che sembrano corrette a prima vista ma che risultano sgrammaticate. Il mio consiglio è di usare la voce per lo "svuotamento" delle idee e poi passare alla tastiera per la rifinitura. Inoltre, state attenti al Missaggio Stereo: è un trucco potentissimo, ma se dimenticate di rimettere il microfono come predefinito, vi chiederete perché i vostri interlocutori su Skype o Teams non vi sentono più.

Sempre a tema dettatura, possiamo anche trascrivere una registrazione audio sotto dettatura tramite alcuni programmi e servizi online ed anche convertire registrazioni audio in testo su PC.