Rimettere in rete la stampante Wi-Fi offline

La stampante risulta offline proprio quando serve? Scopriamo insieme come risolvere i blocchi di rete, fissare l'IP e disattivare le porte WSD

Le stampanti Wi-Fi semplificano la vita: niente cavi, stampa diretta da qualsiasi dispositivo. Ma quando smettono di funzionare, il processo si trasforma in un rompicapo. La stampante non compare, i documenti restano bloccati in coda o il dispositivo sembra scollegato. Questi ostacoli, comuni su modelli di marche come HP, Epson o Brother, derivano spesso da errori di rete, driver obsoleti o impostazioni sbagliate.

Ci siamo trovati tutti in questa situazione. La spia del Wi-Fi sulla macchina è accesa, il modem funziona, ma Windows continua a dirci che la stampante non è raggiungibile. Spesso pensiamo che sia un guasto della macchina, ma nella maggior parte dei casi il problema è un semplice malinteso tra il router e il computer. Abbiamo analizzato i motivi più comuni e abbiamo capito che basta cambiare un paio di impostazioni per non dover più riavviare tutto ogni volta che vogliamo stampare un foglio.

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Perché il wifi a 5GHz manda in crisi le stampanti

I modem di oggi usano una tecnologia che chiama "Band Steering". In pratica, il router crea un'unica rete che unisce due frequenze diverse: quella a 2.4GHz, che arriva lontano ma è più lenta, e quella a 5GHz, che è velocissima ma non attraversa bene i muri. I nostri telefoni passano da una all'altra in automatico, ma le stampanti sono molto più semplici e quasi sempre leggono solo la frequenza a 2.4GHz.

Il problema nasce quando il router prova a "convincere" la stampante a spostarsi sulla frequenza più veloce. La stampante non ci riesce, va in confusione e perde la connessione. È un po' come se qualcuno provasse a parlare con noi in una lingua che non conosciamo: a un certo punto smettiamo di rispondere. Per risolvere questo casino, conviene entrare nelle impostazioni del router (di solito digitando 192.168.1.1 nel browser) e separare le due reti dando loro nomi diversi, ad esempio "Casa_Lenta" e "Casa_Veloce". Colleghiamo poi la stampante solo a quella a 2.4GHz.

Se invece viviamo in un condominio dove ci sono decine di reti Wi-Fi che si sovrappongono, il segnale potrebbe essere "sporco". In questo caso, un trucco che usiamo spesso è cambiare il canale del Wi-Fi nel router, impostandolo manualmente su 1, 6 o 11. Questo riduce le interferenze e rende la connessione della stampante molto più stabile.

Il casino degli indirizzi IP che cambiano

Immaginiamo che l'indirizzo IP sia l'indirizzo di casa della nostra stampante. Di default, il modem assegna questi indirizzi in modo dinamico: ogni volta che la stampante si riaccende o dopo qualche giorno di inattività, il modem potrebbe darle un indirizzo nuovo.

Il computer, però, è testardo. Continua a mandare i documenti al vecchio indirizzo, che ormai è vuoto o è stato assegnato a un altro dispositivo, come un tablet o una lampadina smart. Risultato: la stampante risulta offline perché il PC sta bussando alla porta sbagliata. Per evitare questo problema, dobbiamo assegnare un IP Statico. Possiamo farlo dal menù della stampante stessa o dal pannello del router, cercando la voce Prenotazione IP. In questo modo, la stampante avrà sempre lo stesso "indirizzo di casa" e il computer non la perderà più di vista.

Se non riusciamo a trovare l'IP della macchina, non serve navigare tra i menù complicati del display. Possiamo usare un'app gratuita e molto semplice come Fing. Installandola sullo smartphone e lanciando una scansione della rete Wi-Fi, l'app ci mostrerà ogni dispositivo connesso con il relativo indirizzo numerico.

Il trucco per eliminare lo stato Offline su Windows

Windows usa un sistema chiamato WSD (Web Services for Devices) per trovare le stampanti in automatico. Sulla carta è comodissimo, ma nella pratica è instabile. Basta una micro-interruzione del segnale perché Windows decida che la stampante è spenta, anche se è lì davanti a noi. Se vogliamo una connessione che non cada mai, dobbiamo smettere di affidarci all'automatismo di Windows.

In questo caso, seguendo la rotta di Navigaweb, la soluzione è creare una porta di comunicazione manuale che punti direttamente all'IP della macchina, ignorando completamente il sistema WSD. Ecco come facciamo noi:

• Apriamo il vecchio Pannello di controllo, andiamo su Dispositivi e stampanti.
• Clicchiamo col tasto destro sulla nostra stampante e scegliamo Proprietà stampante.
• Andiamo nella scheda Porte. Noteremo che è selezionata una porta che inizia con WSD.
• Clicchiamo su Aggiungi porta, selezioniamo Standard TCP/IP Port e poi premiamo Nuova porta.
• Inseriamo l'indirizzo IP statico che abbiamo impostato prima e confermiamo.

Un ultimo consiglio: sempre nelle proprietà della porta, togliamo la spunta a Stato SNMP abilitato. L'SNMP è un altro protocollo che spesso sbaglia: se la stampante entra in modalità risparmio energetico, l'SNMP dice a Windows che è offline, bloccando tutto. Togliendolo, il PC invierà il documento a prescindere, e la stampante si sveglierà per stamparlo.

Quando il problema sono i driver o il software

Se la rete è a posto ma la stampante ancora non risponde, il problema potrebbe essere il "traduttore", ovvero il driver. A volte Windows installa dei driver generici che fanno il minimo indispensabile, ma che dopo un aggiornamento smettono di funzionare.

La cosa migliore da fare è fare tabula rasa. Disinstalliamo completamente la stampante (seguendo la nostra guida su come rimuovere i driver nascosti) e scarichiamo i software originali dai siti ufficiali. Ecco i link diretti per non perdere tempo:

• HP (consigliamo di usare HP Smart per la prima configurazione).
• Epson.
• Canon.
• Brother.

Un suggerimento per chi ha stampanti vecchie: se non riuscite a collegarla al Wi-Fi, provate a collegarla al router con un cavo Ethernet per l'installazione iniziale. Una volta che i driver sono a posto e la macchina è riconosciuta, potete usare il software di gestione per configurare il Wi-Fi e poi staccare il cavo.

Il muro invisibile: Firewall e Antivirus

A volte tutto è configurato bene, ma c'è un "buttafuori" che blocca il passaggio dei dati: il Firewall. Accade spesso con i software antivirus più aggressivi che vedono la comunicazione della stampante come un tentativo di intrusione.

Se sospettate che sia questo il problema, andate nelle impostazioni del vostro antivirus o in Windows Defender Firewall e cercate la voce "App consentite". Assicuratevi che il software della stampante abbia il permesso di comunicare. Ad esempio, molti utenti Brother hanno risolto aggiungendo manualmente l'eccezione per Brother Network Connection.

Stampare dallo smartphone e tablet

Per chi stampa da mobile, il segreto è usare standard universali che non richiedono app pesanti. Su Android, l'app Mopria Print Service è fantastica perché funziona con quasi tutte le marche. Su iOS, invece, l'AirPrint è già integrato e non richiede installazioni.

Se invece avete una rete aziendale o molto complessa dove i dispositivi non si vedono tra loro, esiste un'alternativa meno conosciuta ma molto efficace chiamata PrinterShare, che permette di gestire la stampa in modo più flessibile.

Cose che capitano spesso e come risolverle

• Coda di stampa bloccata: Se un documento corrotto si incastra, blocca tutto. Invece di riavviare il PC, apriamo l'app Servizi di Windows, troviamo Spooler di stampa, facciamo tasto destro e scegliamo Riavvia.
• Problemi con i PDF pesanti: Se la stampante va offline solo con i file grandi, controlliamo nelle impostazioni che sia attivo "Usa lo spooler per stampare più rapidamente".
• Interferenze da VPN: Se usiamo una VPN per lavoro, questa ci isola dalla rete di casa. Se non riusciamo a stampare, proviamo a disattivare la VPN per un istante per capire se è lei a bloccare il segnale.
• Stampanti vecchie e nuovi Windows: Le macchine economiche di 10 anni fa spesso perdono compatibilità con i nuovi aggiornamenti. In questi casi, se supportato, usiamo il Wi-Fi Direct (che collega il PC direttamente alla stampante senza passare per il router) o torniamo al cavo USB.

Diario di bordo di Navigaweb

Siamo onesti: le stampanti Wi-Fi sono una delle invenzioni più frustranti della tecnologia moderna. Chi ha progettato il sistema WSD di Windows probabilmente non ha mai provato a stampare un documento urgente di lunedì mattina. Il nostro consiglio spassionato è di non combattere contro il software automatico, ma di prenderne il controllo manualmente. Una volta impostato l'IP statico e la porta TCP/IP, la stampante smette di fare i capricci e diventa finalmente l'attrezzo silenzioso che dovrebbe essere. Se invece avete una stampante che usate raramente e vi dà troppi problemi, a volte tornare al vecchio cavo USB è la scelta più saggia per salvare la salute mentale.

Se desideriamo configurare una stampante su un solo PC e condividere la sua configurazione su altri computer presenti in rete (senza ripetere tutti i passaggi), vi consigliamo di leggere la nostra guida su come Configurare una stampante di rete condivisa tra PC.

Se invece vogliamo stampare i documenti e le foto dallo smartphone o dal tablet, possiamo leggere le nostre guide su Come stampare da Android su qualsiasi stampante e Modi di stampare da iPad e iPhone su qualsiasi stampante, così da poter utilizzare la stampante anche da mobile.