Come eliminare e cancellare dati da Excel
Non sappiamo come eliminare e cancellare dati da Excel in maniera precisa e ordinata? Vediamo quali comandi e trucchi utilizzare
Gli errori sono frequenti quando scriviamo sui fogli di calcolo: errori di battitura, spazi extra, duplicati, errori di formula e celle vuote possono essere fastidiosi in fase di analisi o di stampa del foglio di calcolo che abbiamo accuratamente realizzato.
Ci sono diversi strumenti per ripulire il foglio di calcolo di Microsoft Excel, così da poter cancellare ed eliminare i dati da Excel in maniera pulita ed ordinata, ottenendo come risultato un foglio di calcolo professionale.
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1) Eliminare spazi inutili
Il miglior metodo per eliminare spazi inutili mentre si postano dei dati o del testo da una cella all'altra prevede di usare il comando SOSTITUISCI, che può essere utilizzato nella cella finale in cui copiare il dato con una formula simile a quella presente qui in basso:
=SOSTITUISCI(Coordinate-cella; "Vecchio testo"; "Nuovo testo")
Scriviamo subito =SOSTITUISCI nella cella e premiamo il tasto TAB per completarlo automaticamente; ora non dobbiamo far altro che indicare la cella di partenza, indicare il vecchio testo e il nuovo testo, così da copiarlo eliminando gli spazi inutili.
In alternativa possiamo usare la funzione Trova e sostituisci per una sostituzione veloce degli spazi inutili presenti nei testi delle celle. Questa funzione è accessibile premendo in alto sul menu Home, cliccando in alto a destra su Trova e seleziona e premendo su Sostituisci; ora non resta che inserire i doppi o i tripli spazi (nel campo Trova) e rimpiazzarli con un solo spazio (nel campo Sostituisci con), premendo prima su Trova tutti e, se soddisfatti, premendo su Sostituisci tutto per cancellare tutti gli spazi inutili.
2) Eliminare celle, righe e colonne vuote
Non c'è niente di peggio di un documento pieno di celle, righe e colonne vuote, che regalano al documento l'aspetto di un "formaggio pieno di buchi" decisamente poco professionale.
Per cancellare subito tutte le celle vuote che ci troviamo nel foglio di calcolo portiamoci di nuovo nel menu Home, clicchiamo in alto a destra su Trova e seleziona, premiamo questa volta su Vai a formato speciale, spuntiamo la voce Celle vuote per evidenziare tutte le celle e le righe vuote del documento.
Ora non dobbiamo far altro che premere in alto sulla voce Elimina (sempre al menu Home) e premere su Elimina celle, Elimina colonne foglio o Elimina righe foglio.
3) Correggere ed eliminare maiuscole e minuscole
Con Excel possiamo convertire velocemente i testi in maiuscolo e minuscolo utilizzando dei semplici comandi MAIUSC e MINUSC. I comandi da impartire all'interno della cella sono i seguenti:
=MAIUSC(Cella)
=MINUSC(Cella)
Dopo aver digitato la parte iniziale del comando premiamo TAB per completarlo, quindi premiamo sulla cella che contiene il testo da convertire, chiudiamo la parentesi tonda e confermiamo la copia del testo in formato maiuscolo o minuscolo (in base al tipo di testo iniziale).
Il comando è compatibile con serie di celle (A1:A2:A3 etc.), così da poter convertire numerose celle che necessitano di essere corrette.
4) Trovare e rimuovere i duplicati
Altro elemento che deturpa i fogli di calcolo sono i duplicati, che spesso rendono impossibile ottenere delle tabelle o dei grafici precisi (essendoci due voci o due dati identici che si sovrappongono).
Per rimuovere velocemente i duplicati selezioniamo tutte le celle che contengono i duplicati (va bene anche selezionare tutto il foglio o l'area dove sono presenti dati), premiamo in alto su Dati e clicchiamo sul tasto Elimina duplicati presente nella sezione Strumenti dati; nella nuova finestra confermiamo le colonne e le righe da esaminare e premiamo su OK.
Sui duplicati di Excel possiamo leggere la nostra guida sulle funzioni Excel più utili per filtrare i dati e vedere grafici.
5) Evidenziare e cancellare errori
Gli errori sono molto frequenti su Excel, essendo composto da dati e da calcoli matematici a volte anche molto complessi. Su un foglio di calcolo molto grande spesso gli errori non si vedono ed è quindi impossibile correggerli o eliminarli correttamente.
Per evidenziare tutti gli errori di un foglio di calcolo premiamo sul triangolo presente all'inizio del foglio di calcolo (all'angolo in alto a sinistra della cella A1), portiamoci in alto nel menu Home, premiamo su Formattazione condizionale (nella sezione Stili) e premiamo su Nuova regola di formattazione.
Nella nuova finestra premiamo sulla voce Formatta solo le celle che contengono, premiamo in basso sul menu a tendina Formatta solo celle con, impostiamo come voce Errori, premiamo sul tasto Formato, portiamoci nella scheda Riempimento, scegliamo un colore ben visibile (come per esempio il giallo o l'arancione), premiamo su OK e infine su OK.
Tutti gli errori presenti nella pagina risulteranno ora colorati con in colore scelto, così da poter eliminare le formule errate o correggerle.
Per approfondire possiamo leggere il nostro articolo su come correggere gli errori #NUM, #VALORE e #DIV/0 su Excel.
Conclusioni
Con questi semplici trucchi di Excel possiamo eliminare e cancellare dati dai fogli di calcolo con una semplicità disarmante, diventando subito dei grandi esperti nella gestione dei fogli con numerosi dati da analizzare o da riempire.
Sempre a tema Excel possiamo leggere le nostre guide su come estrarre dati da un'immagine su Excel e su come combinare più fogli Excel in uno.
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