Sistemare dati disordinati su Excel: Spazi, Testo e Numeri

Trasformare fogli di calcolo caotici in informazioni utili. Funzioni indispensabili di Excel e automazione Power Query per la normalizzazione dei dati

Ti è mai capitato di scaricare una tabella da un vecchio gestionale o copiare dati dal web e trovarla piena di errori? Spazi vuoti, date che non si ordinano, numeri letti come testo e formattazioni casuali. Correggere queste "sporcizie" cella per cella non è solo noioso: è una perdita di tempo enorme.

Prima di iniziare a cancellare manualmente riga per riga, fermati. Segui la rotta di Navigaweb: in questa guida ti mostriamo gli strumenti automatici per ripulire i tuoi file in pochi clic. Dalle formule essenziali ai trucchi del Riempimento Veloce, fino alla potenza di Power Query per chi vuole automatizzare tutto.

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1. Pulizia Rapida del Testo: Spazi e Maiuscole

Il testo è spesso il nemico numero uno: nomi scritti tutti in maiuscolo, spazi invisibili che rompono le formule CERCA.VERT o indirizzi disordinati. L’obiettivo è ottenere l’uniformità del dato con il minimo sforzo.

Rimuovere gli spazi inutili

La funzione ANNULLA.SPAZI (TRIM in inglese) è la prima da usare. Rimuove tutti gli spazi iniziali e finali (spesso invisibili) e riduce a uno solo gli spazi multipli tra le parole.

• Il problema: Hai importato " Mario Rossi ".
• La soluzione: Scrivi =ANNULLA.SPAZI(A1).
• Il risultato: Otterrai un pulito "Mario Rossi", perfetto per essere filtrato o analizzato.

Sistemare Maiuscole e Minuscole

Se hai una lista di nomi scritta un po' in maiuscolo e un po' no, usa queste tre funzioni sorelle per standardizzare tutto:

• MAIUSC.INIZ (PROPER): Mette la maiuscola alla prima lettera di ogni parola. Ideale per Nomi e Città. Esempio: =MAIUSC.INIZ("milano, italy") diventa “Milano, Italy”.
• MAIUSC (UPPER): Trasforma tutto in maiuscolo (utile per codici prodotto).
• MINUSC (LOWER): Trasforma tutto in minuscolo (utile per normalizzare indirizzi email).

2. Estrarre e Separare Dati (senza impazzire)

Spesso ci troviamo con dati "accorpati" (es. Cognome e Nome nella stessa cella) o codici misti. Ecco due metodi per risolvere: quello "magico" e quello preciso.

Il metodo veloce: Flash Fill (Riempimento Veloce)

Dalla versione 2013 in poi, Excel ha un'arma segreta. Se devi estrarre, ad esempio, solo l'anno da una data o il nome da un indirizzo email, non serve nessuna formula.

Scrivi semplicemente il risultato desiderato nella prima cella della colonna vuota a fianco. Fai lo stesso nella seconda riga. Excel capirà il pattern e ti suggerirà di riempire tutto il resto. Premi Invio (o la combinazione Ctrl+E) e il gioco è fatto.

Il metodo preciso: Formule di Estrazione

Se il dato è più complesso e il Flash Fill non basta, si usano in combinazione:

• SINISTRA / DESTRA / ESTRAI.TESTO (LEFT / RIGHT / MID): Per prendere pezzi di testo.
• RICERCA / TROVA (SEARCH / FIND): Per capire dove tagliare (ad esempio, trovare la posizione della chiocciola "@" in una email).

3. L'incubo dei "Numeri salvati come Testo"

È il classico problema che fa infuriare: vedi un numero, ma Excel non lo somma. Spesso accade perché c'è un simbolo di valuta incollato male o un punto al posto della virgola.

Per pulire una stringa complessa (es. "€ 1.200,50") e renderla un numero calcolabile, possiamo annidare la funzione SOSTITUISCI (SUBSTITUTE):

=VALORE(SOSTITUISCI(SOSTITUISCI(A1; "€ "; ""); "."; "")) * 1

Cosa fa questa formula? Prima toglie il simbolo dell'Euro, poi rimuove i punti delle migliaia (che spesso confondono Excel se le impostazioni regionali sono diverse) e infine usa VALORE per dire a Excel: "Trattalo come un numero!".

4. Normalizzare Numeri e Duplicati

Arrotondamento Intelligente

Oltre al classico ARROTONDA, esiste una funzione utilissima per listini prezzi o orari: ARROTONDA.MULTIPLO (MROUND). Arrotonda un numero al multiplo specifico che decidi tu.

• Arrotondare prezzi ai 50 centesimi: =ARROTONDA.MULTIPLO(A1; 0,50).
• Arrotondare orari al quarto d'ora: =ARROTONDA.MULTIPLO(A1; "0:15").

Eliminare i Duplicati (Il metodo moderno)

Se usi Microsoft 365 o Excel 2021, dimentica i filtri complessi. La funzione UNICI (UNIQUE) crea istantaneamente una lista pulita senza doppioni.

Formula: =UNICI(A:A).
Il risultato è una lista dinamica (Spill) che si aggiorna da sola se aggiungi nuovi dati alla colonna originale.

5. Power Query: La pulizia automatica professionale

Se devi fare queste operazioni di pulizia ogni settimana sullo stesso tipo di file, le formule non bastano: ti serve Power Query.

Situato nella scheda Dati > Recupera e trasforma dati, questo strumento registra le tue azioni. Tu pulisci il file una volta (rimuovi righe vuote, dividi colonne, cambi formati) e Power Query memorizza i passaggi. La settimana successiva, quando arriverà il nuovo file "sporco", ti basterà premere Aggiorna e Excel ripeterà tutte le operazioni di pulizia in un secondo.

Tra le chicche di Power Query c'è il Fuzzy Matching, capace di riconoscere che "Roma" e "Roma " (con spazio) o "Rma" sono probabilmente la stessa cosa, raggruppandoli automaticamente.

Errori Comuni

• Come nascondere gli errori #N/D o #VALORE?
  Per rendere i report presentabili, avvolgi le tue formule (come CERCA.VERT) nella funzione SE.ERRORE (IFERROR). Esempio: =SE.ERRORE(LaTuaFormula; "") lascerà la cella vuota invece di mostrare l'errore brutto da vedere.
• Esistono tool esterni per pulire i dati?
  Per database enormi e caotici, molti data analyst usano OpenRefine. È un software open source gratuito che lavora come un browser e permette operazioni di pulizia di massa molto più potenti di Excel.
• Testo in Colonne vs Power Query
  Se devi dividere una colonna "una tantum", usa il comando Dati > Testo in Colonne. Se è un'operazione che dovrai rifare domani, investi 5 minuti per impostarla su Power Query: ne risparmierai ore in futuro.

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