Funzioni Excel più utili per filtrare i dati e vedere grafici
L’elaborazione dei dati è diventata un pilastro per chi lavora con informazioni complesse, che si tratti di report aziendali o bilanci personali. Microsoft Excel si conferma uno strumento indispensabile grazie alla sua capacità di trasformare numeri grezzi in analisi chiare e visualizzazioni accattivanti. Nel 2025, con dataset sempre più voluminosi, padroneggiare le funzioni per filtrare i dati e generare grafici è fondamentale.
Conoscere tutte le funzioni di Excel può richiedere anni d'esperienza e di letture di guide online, cosa che non tutti possono ottenere di punto in bianco (specie se stiamo utilizzando da poco Excel o ci viene chiesto di utilizzarlo per il lavoro). Proprio per iniziare subito ad accumulare un po' di esperienza con Excel, questo testo esplora le funzionalità più utili di Excel, con esempi pratici e strumenti aggiornati, per gestire tabelle e comunicare i dati in modo efficace.LEGGI ANCHE: Trucchi Excel per diventare esperti nei calcoli e la presentazione dei dati
Filtrare i dati: selezionare solo ciò che serve
Excel offre strumenti potenti per ordinare e selezionare informazioni rilevanti, anche in tabelle con migliaia di righe. La funzione Filtro Automatico, nella scheda Dati, è il punto di partenza. Attivandola su una tabella, ogni intestazione di colonna mostra una freccia a tendina per scegliere valori specifici, ordinare in modo crescente o decrescente, o applicare condizioni come “maggiore di” o “contiene”. Per esempio, in un elenco di vendite con colonne “Prodotto”, “Data” e “Importo”, si può filtrare per visualizzare solo le transazioni di marzo 2025 o gli importi sopra i 5000€.
Per esigenze più complesse, i Filtri Avanzati consentono di combinare più criteri. Si può estrarre, ad esempio, le vendite di un prodotto in un intervallo di date, copiando i risultati in un nuovo foglio. La forza di questa funzione è la personalizzazione senza bisogno di formule, rendendola accessibile anche a chi non è esperto.
Un altro alleato è Power Query, integrato in Excel per connettersi a fonti esterne come file CSV, database SQL o siti web. Si può importare un elenco di prezzi da un e-commerce e filtrare solo i prodotti disponibili, con aggiornamenti automatici a ogni clic su “Aggiorna”. Questo è ideale per report dinamici, come statistiche di vendita o inventari.
Funzioni specifiche per filtrare con precisione
Excel offre anche formule specifiche per filtrare dati in modo dinamico. La funzione FILTRO, introdotta nelle versioni recenti, permette di creare elenchi basati su criteri multipli. Per esempio, in un foglio con dati di clienti, si può usare =FILTRO(A2:D100, B2:B100="Roma") per mostrare solo i clienti di Roma. La funzione CERCA.VERT è utile per cercare valori specifici in una tabella, mentre SE consente di combinare condizioni per risultati personalizzati. In un database di ordini, si può usare =SE(E(A2>1000, B2="Online"), A2, 0) per evidenziare ordini online sopra i 1000€.
Queste funzioni, combinate con i filtri standard, offrono un controllo totale sui dati, adattandosi a qualsiasi esigenza, dal monitoraggio delle spese personali all’analisi aziendale.
La guida in italiano su CERCA.VERT è sul sito Office.Tabelle Pivot: sintetizzare i dati in pochi secondi
Le Tabelle Pivot sono il cuore dell’analisi in Excel. Permettono di aggregare grandi quantità di dati, creando riepiloghi dinamici. In un database di vendite, una tabella pivot può mostrare il fatturato totale per categoria o regione, calcolando somme, medie o conteggi. Basta trascinare i campi nelle aree “Righe”, “Colonne” o “Valori” per ottenere una vista personalizzata. Per esempio, si può analizzare l’andamento delle vendite di un negozio, raggruppando i dati per mese o tipologia di cliente, con filtri interattivi per esplorare ulteriormente.
La flessibilità delle tabelle pivot permette di modificare la struttura in tempo reale, senza riscrivere formule. Collegandole a grafici pivot, si ottengono visualizzazioni che si aggiornano automaticamente, perfette per report aziendali.
Grafici dinamici per comunicare i dati
I grafici trasformano numeri in immagini comprensibili. Gli Sparklines, piccoli grafici in-cell, mostrano tendenze come l’andamento delle vendite di un prodotto in un anno. Si trovano nella scheda Inserisci e si configurano selezionando un intervallo di dati, scegliendo tra linee, istogrammi o grafici positivi/negativi.
Sul sito Microsoft, la guida dettagliata su come usare i grafici Sparkline.5) Filtri dei dati su tabelle pivot
Per visualizzazioni più elaborate, i grafici pivot collegati a tabelle pivot mostrano, ad esempio, il fatturato per regione con filtri interattivi. Excel offre anche grafici avanzati come heatmap o grafici a dispersione per identificare correlazioni, come tra spese pubblicitarie e vendite. La formattazione condizionale evidenzia trend direttamente nella tabella, colorando celle con valori sopra una soglia per individuare outlier.
Per rendere i grafici accessibili, si consiglia di aggiungere descrizioni testuali (tramite “Testo alternativo”) e scegliere colori ad alto contrasto. Questo non solo migliora l’esperienza utente, ma è un segnale positivo per i motori di ricerca.
I filtri visivi sulle tabelle pivot permettono di visualizzare il sottoinsieme di dati come un grafico collegato o come dati grezzi. Ad esempio, si può visualizzare l'andamento delle vendite dei vari prodotti, con un grafico interattivo che cambia in base al filtro che viene applicato sui dati.I filtri di dati sono una caratteristica veramente utile e personalizzabile quindi, per saperla usare, vale la pena dare un'occhiata alla guida ufficiale che spiega tutti i dettagli al meglio.
Formattazione condizionale
La formattazione condizionale è una funzionalità piuttosto nota di Excel, utilizzata per presentare, colorare o cambiare la formattazione di singole celle in modo automatico in base a certe condizioni. Per esempio, diventa utile a creare una mappa di calore per vedere le celle con numeri bassi colorati di blu e i numeri più elevati di rosso.
Per creare la mappa di calore con formattazione condizionale, selezionare i dati e, dal menu Home in alto, i Stili, cliccare il tasto della Formattazione condizionale scegliendo il tipo a scale di colori e la scala cromatica. Si possono anche mettere icone e freccette accanto a ogni cella per sapere se il valore è in crescita o in discesa.
Le condizioni sono delle regole che è possibile specificare usando le funzioni classiche di Excel. Anche per questa funzione, leggere la guida Office per sapere tutte le due sfaccettature.
Funzioni MIN MAX GRANDE PICCOLO
Le funzioni Minimo MIN e Massimo MAX in Excel estraggono i valori massimi e minimi dei dati selezionati. Se si vuol però trovare non solo il primo più grande ma anche il secondo, il terzo e l'ennesimo, ci sono le funzioni GRANDE E PICCOLO, per trovare l'ennesimo valore rispettivamente più grande o più piccolo tra i dati selezionati.
Per ulteriori informazioni sulle funzioni di Excel, si può leggere la guida Office .
Rimuovere duplicati
In una tabella con molti dati all'interno (come una rubrica) è facile che ci siano anche duplicati da cancellare. Excel funziona bene per rimuovere duplicati di una lista o da una precisa categoria di dati, utilizzando una funzione apposita dal menu Dati.
La guida Office ci fornisce tutti i dettagli su come effettuare il filtraggio dei duplicati e su come rimuoverli.
Caricamento dati da altri fogli o documenti
Se abbiamo molti dati da importare su Excel vi sconsigliamo categoricamente di effettuare un semplice copia ed incolla, visto che i dati potrebbero essere formattati male una volta caricati su Excel.
Per procedere come dei veri professionisti e acquisire correttamente i dati per grafici e per tabelle premiamo in alto sul menu Dati, premiamo in alto a sinistra sul tasto Recupera dati e scegliamo da dove caricare i dati da inserire nel foglio di calcolo.
Con questa procedura possiamo caricare i dati da qualsiasi file di testo (anche Word), caricare i dati contenuti in un PDF, caricare i dati da un database creato per l'occasione e caricare i dati da un'immagine o da altri strumenti di catalogo dei dati.
Caricare dati da siti online
Sempre per rimanere in tema di dati caricati possiamo utilizzare Excel per catalogare i flussi dati provenienti da da un sito Internet, aggiornando in tempo reale i flussi di dati e ottenendo una tabella già pronta all'uso (ovviamente se la pagina web usata fornisce dei dati in maniera ordinata e schematica).
Per acquisire dati da un sito online apriamo di nuovo il menu Dati da qualsiasi foglio Excel, premere in alto a sinistra sul tasto Da web, inserire il link con i dati da recuperare online e premere su OK.
Si aprirà una nuova schermata dove verranno analizzati i dati che possiamo recuperare dal sito, con la possibilità di inserirli già in una tabella ordinata e pronta per essere caricata sul foglio Excel (possiamo scegliere il tipo di tabella, cambiare colore alla tabella e cambiare anche i titoli delle singole colonne).
Strumenti complementari per il 2025
Oltre a Excel, esistono alternative gratuite per chi cerca soluzioni diverse. Google Sheets è ideale per la collaborazione online, con filtri simili e la funzione “Esplora” per grafici automatici, anche se meno potente per dataset complessi. LibreOffice Calc, parte della suite open-source, supporta tabelle pivot e grafici, con compatibilità per file Excel, ma con un’interfaccia meno fluida.
Per chi lavora online, Trunao offre fogli di calcolo via browser con filtri e grafici semplici, anche se la versione gratuita ha limitazioni. MobiSheets combina un’interfaccia simile a Excel con oltre 280 formule e grafici, funzionando anche offline. Per grafici avanzati, Plotly consente di creare visualizzazioni interattive esportabili in Excel, un’opzione poco conosciuta ma potente per presentazioni moderne.
Un punto critico di alcune alternative è la dipendenza da abbonamenti per funzionalità avanzate, che può frustrare chi cerca strumenti completamente gratuiti. Excel rimane imbattibile per dataset complessi, ma le alternative cloud sono più pratiche per progetti collaborativi leggeri.
Estensioni per potenziare Excel
Excel supporta add-in gratuiti per espandere le sue capacità. Per esempio, l’add-in Analysis ToolPak offre strumenti statistici avanzati, utili per analisi predittive. Power Pivot, integrato nelle versioni Pro di Excel, gestisce milioni di righe di dati, superando i limiti delle tabelle pivot standard. Per grafici interattivi, add-in come ChartExpo semplificano la creazione di visualizzazioni complesse senza competenze tecniche. Questi strumenti, disponibili nel Microsoft Store, sono aggiornati al 2025 e gratuiti per gli utenti di Microsoft 365.
Un esempio pratico per combinare tutto
Si consideri una tabella con 1000 righe di dati di vendita: colonne “Data”, “Prodotto”, “Quantità” e “Fatturato”. Con il Filtro Automatico, si isolano le vendite di “Smartphone” nel primo trimestre 2025. Usando =FILTRO(A2:D1000, B2:B1000="Smartphone"), si crea un elenco dinamico. Una Tabella Pivot calcola il fatturato totale per categoria, con un grafico pivot a barre che si aggiorna con i filtri. Con Power Query, si importano dati aggiornati da un sito di e-commerce, filtrando solo i prodotti in stock. Aggiungendo Sparklines, si visualizzano le tendenze mensili in una cella. Questo flusso combina filtri, analisi e visualizzazioni per un report completo in pochi minuti.
Con questi strumenti, Excel e le sue alternative permettono di gestire dati complessi con semplicità. Sperimentare è la chiave: ogni funzione si adatta a esigenze diverse, dal monitoraggio di un budget personale a report aziendali sofisticati.
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