Come usare copia e incolla speciale su Excel
Per copiare correttamente le celle su Excel possiamo utilizzare dei trucchi da esperti, così da copiare solo i dati necessari.
La procedura di copia delle celle su Excel è davvero molto semplice: nella maggior parte dei casi è sufficiente selezionare le celle che vogliamo copiare, premere CTRL+C sulla tastiera, portarci su un altro foglio di calcolo ed utilizzare CTRL+V per incollare i valori riportati. Non sempre però è tutto così immediato e gli scenari in cui è necessario utilizzare la funzione incolla speciale sono numerosi, specie in ambito business. Non è raro infatti di ritrovarsi nella situazione di dover copiare solo alcuni dati della selezione o di dover copiare solo le formule, così da poterli incollare su un altro foglio o su un'altra selezione, andando a copiare solo quello che è strettamente necessario.
Nella guida che segue vi mostreremo come utilizzare le funzioni di copia e incolla speciale di Excel, così da poter copiare solo i dati in maniera estremamente professionale. Per rendere davvero completa la guida vi mostreremo come usare la funzione copia speciale sia su Excel sia su LibreOffice Calc, la versione open source disponibile gratuitamente.
Come usare copia e incolla speciale su Excel
Per utilizzare la funzione di copia speciale su Excel dobbiamo prima di tutto partire dallo scenario giusto, ossia avere dei dati da copiare. Questi dati devono essere copiati su un altro foglio o su un'altra tabella, senza toccare però le celle vuote (nel foglio di destinazione).
Se procedessimo una cella alla volta o selezionando solo le celle piene impiegheremo sicuramente più tempo, mentre abilitando il copia e incolla speciale possiamo procedere molto più velocemente. Per prima cosa premiamo sulla lettera della colonna, sul numero di riga o creiamo la selezione manuale dove sono presenti i dati da copiare.
Dopo la selezione premiamo CTRL+C sulla tastiera o utilizziamo il tasto Copia nella schermata Home per copiare tutti i dati. Ora selezioniamo con il mouse la colonna, la riga o creiamo la selezione dove vogliamo incollare i dati (sia sullo stesso foglio sia su un altro foglio), premiamo in alto sulla punta di freccia presente sotto il tasto Incolla, premiamo sulla voce Incolla speciale, spuntiamo la voce Salta celle vuote e premiamo infine su OK per confermare le modifiche.
Questo trucco è ancora più efficace se abbiamo inserito delle formule all'interno delle celle vuote: evitando di toccarle non perderemo la formula ma potremo riempire le altre celle come programmato. Excel offre altre funzioni di incolla speciale, visibili premendo sulla punta di freccia sotto il tasto Copia o premendo con il tasto destro sulla selezione finale (dove copiare i dati) e aprendo il menu Incolla speciale.
Utilizzando i pulsanti speciali per incolla potremo incollare solo la formattazione, incollare i dati senza formattazione, incollare solo le formule, incollare solo la tabella o trasporre i dati. Gli altri tasti offrono funzioni speciali come l'opzione incolla del collegamento, l'opzione incolla solo immagine e l'opzione per incollare il collegamento dell'immagine.
Per personalizzare l'opzione incolla speciale di Excel basterà portarsi nello stesso menu visto ad inizio guida e scegliere quali elementi o funzioni incollare.
Oltre a poter modificare i dati da incollare è possibile anche applicare delle operazioni (Addiziona, Sottrai, moltiplica o dividi) velocizzando così il calcolo nella selezione di destinazione. Per approfondire possiamo leggere anche la nostra guida su come fare calcoli su Excel.
Come usare copia e incolla speciale su Calc
Chi utilizza la suite gratuita LibreOffice può utilizzare le funzioni di incolla speciale gratis, senza dover per forza pagare l'abbonamento o la licenza per Microsoft Office.
Per utilizzare incolla speciale su Calc (la versione gratuita di Excel) apriamo il programma, carichiamo il foglio di calcolo o creiamone uno nuovo e, al momento della copia, selezioniamo le celle da copiare, premiamo su CTRL+C sulla tastiera, selezioniamo le celle di destinazione, premiamo con il tasto destro su di esse e clicchiamo infine su Incolla speciale.
Nel menu che si aprirà premiamo su Incolla speciale e attiviamo la voce Salta celle vuote per evitare di incollare i dati nelle celle che abbiamo lasciato deliberatamente vuote. Dopo aver effettuato le modifiche premiamo su OK per incollare solo i dati necessari.
Anche qui possiamo utilizzare altri forme di incolla speciale: basterà premere con il tasto destro sulla selezione di celle, portarsi nel menu Incolla speciale e scegliere se copiare solo i numeri, il testo o se copiare solo la formula.
Conclusioni
I tasti di copia e incolla spesso non bastano sui fogli di calcolo più avanzati! Tutti gli utenti che lavorano spesso sui fogli di calcolo apprezzeranno subito le funzioni di copia e incolla speciale, così da poter estrapolare solo i dati grezzi, copiare solo le formule, saltare le celle vuote e inserire testo o collegamenti senza danneggiare la struttura del foglio di calcolo.
Per diventare veri esperti di Excel vi suggeriamo di leggere anche le nostre guide su come fare una tabella su Excel e come applicare trucchi rapidi per le operazioni su Excel.
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