PEC su PC: Configurazione Client, Guida per Thunderbird e Outlook

Come ricevere e inviare Email PEC da PC, programmi da usare parametri per impostare correttamente il client

Per molti professionisti e aziende, la Posta Elettronica Certificata, o PEC, è da anni l'equivalente digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Questa equivalenza legale rende la PEC uno strumento essenziale in Italia, non un semplice indirizzo email aggiuntivo. Tuttavia, l'esperienza d'uso è spesso legata alle interfacce webmail fornite dai vari gestori che, pur essendo funzionali, risultano limitanti nel flusso di lavoro quotidiano.

Aprire il browser solo per controllare la PEC spezza il ritmo, soprattutto per chi gestisce decine o centinaia di comunicazioni ordinarie e certificate ogni giorno. La soluzione più efficiente, per chi opera su Windows, è integrare la casella certificata direttamente in un client di posta elettronica dedicato, affiancando la PEC agli altri account.

Il processo è meno immediato di quanto si creda, poiché la configurazione richiede attenzione a dettagli specifici e a volte a password dedicate, diverse da quelle usate per l'accesso via web. Vediamo come superare questi ostacoli e utilizzare la PEC direttamente sul computer, ottimizzando la gestione dei messaggi e del tempo.

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Perché integrare la PEC nel client desktop

Utilizzare l'interfaccia web del proprio gestore PEC (che sia Aruba, Legalmail, o Poste) garantisce la piena disponibilità di tutte le funzioni, inclusa la gestione delle fatture elettroniche o i servizi di archiviazione. Tuttavia, questa centralità ha dei costi in termini di produttività.

Quando si lavora sul PC, un client desktop offre numerosi vantaggi che la webmail fatica a replicare, soprattutto in termini di automazione e organizzazione:

• Unificazione: Si possono consultare messaggi di posta ordinaria e certificata in un'unica applicazione, riducendo i passaggi tra schede del browser e password diverse.
• Archiviazione Locale: I client come Thunderbird o Outlook permettono di scaricare una copia locale dei messaggi e delle ricevute. Questo offre una sicurezza in più contro problemi di spazio della casella o interruzioni di servizio del fornitore.
• Notifiche immediate: La posta in arrivo viene segnalata istantaneamente sul desktop, un segnale che si perde facilmente se non si tiene sempre aperta la pagina della webmail.

Il vero valore di integrare la PEC sul computer sta nell'avere il controllo totale sul proprio archivio digitale e nel velocizzare ogni operazione, specialmente l'invio e la ricezione di allegati di grandi dimensioni.

I client di posta elettronica per la PEC su Windows

La PEC, per quanto sia un sistema certificato con protocolli specifici, si basa ancora sui protocolli standard di posta elettronica come IMAP (o POP3) e SMTP per l'invio e la ricezione. Questo significa che è teoricamente possibile configurare la casella certificata su qualsiasi client che supporti questi standard. I due software più usati su piattaforma Windows rimangono i punti di riferimento.

Mozilla Thunderbird: l'alternativa open source

Il client open source e gratuito Thunderbird è l'opzione preferita da molti utenti per la sua flessibilità e l'assenza di costi. Il suo punto di forza è l'estrema personalizzazione attraverso i componenti aggiuntivi, che permettono di adattarlo a quasi ogni esigenza lavorativa.

La configurazione della PEC su Thunderbird si rivela spesso più semplice rispetto ad altri concorrenti, perché il programma è meno invadente nelle scelte automatiche. Permette di inserire i parametri di server e porta manualmente fin da subito, superando l'eventuale fallimento del riconoscimento automatico dei parametri di sicurezza, che è frequente con le caselle certificate.

Microsoft Outlook: l'integrazione aziendale

Il programma di posta di casa Microsoft, parte della suite Microsoft 365, è l'ambiente di riferimento per chi lavora in contesti aziendali strutturati. Outlook è un Personal Information Manager (PIM) più che un semplice client email, offrendo calendari, attività e contatti integrati.

Configurare la PEC su Outlook garantisce una sincronizzazione ottimale se si utilizzano già altri strumenti Microsoft come Exchange o Teams. Le versioni più recenti offrono procedure guidate che facilitano l'inserimento dei dati IMAP/POP3. È fondamentale ricordare che questo software, pur avendo una versione gratuita, offre la sua esperienza più completa solo tramite abbonamento. Un nostro consiglio, per chi usa questo software, è quello di scegliere l'opzione di Configurazione avanzata per bypassare il riconoscimento automatico dei parametri, che potrebbe non funzionare con i server PEC meno noti.

Altre soluzioni e Client Minori

Oltre ai due colossi, esistono diverse alternative che possono gestire la posta certificata, a patto che supportino la configurazione manuale dei protocolli IMAP e POP3.

Esistono soluzioni come Mailbird (con piano gratuito limitato a un solo account) o Postbox, spesso pensati per la produttività avanzata, che gestiscono tranquillamente la Posta Certificata. La logica di configurazione rimane la stessa: inserire a mano i parametri IMAP/POP3 e SMTP forniti dal proprio gestore, prestando attenzione ai certificati di sicurezza SSL/TLS.

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La configurazione IMAP e SMTP: Il passaggio critico

Il vero discrimine per l'accesso alla PEC da client desktop non è il programma scelto, ma l'accuratezza con cui vengono inseriti i parametri del server. Ogni fornitore di Posta Certificata ha le sue impostazioni che, a differenza della posta ordinaria come Gmail o Libero, raramente vengono riconosciute in automatico.

Recuperare i dati del proprio gestore

Prima di iniziare, occorre recuperare i dati essenziali, che si trovano solitamente nell'area di supporto del proprio fornitore (es. Aruba, Legalmail, Poste, ecc.):

1. Server Posta in Entrata (IMAP o POP3): Il nome del server (es. imap.pec.aruba.it).
2. Porta IMAP/POP3: Solitamente 993 per IMAP (sicuro) o 995 per POP3 (sicuro).
3. Server Posta in Uscita (SMTP): Il nome del server (es. smtp.pec.aruba.it).
4. Porta SMTP: Spesso 465 o 587.
5. Nome Utente: L'indirizzo completo della PEC.
6. Password Cliente::in molti casi (soprattutto per provider come Poste Italiane) la password da usare sul client non è quella che si usa per accedere alla webmail. È una password apposita, da generare all'interno della dashboard di gestione del servizio. Questo è un punto cruciale che genera molti errori di accesso.

Se vogliamo approfondire l'argomento possiamo leggere la nostra guida Come configurare account di posta su Outlook.

Guida rapida alla configurazione (Esempio IMAP)

I passaggi generali per la configurazione su un client desktop sono i seguenti:

• Aprire il client e selezionare Aggiungi nuovo account.
• Inserire Nome, Indirizzo PEC e la Password Cliente specifica.
• Se l'identificazione automatica fallisce, scegliere Configurazione Manuale o Avanzata.

Impostare ora il server di posta in arrivo e in uscita:

• Posta in entrata (IMAP):
  • Server: (es. imap.pec.miogestore.it)
  • Porta: 993
  • Sicurezza/Crittografia: SSL/TLS
• Posta in uscita (SMTP):
  • Server: (es. smtp.pec.miogestore.it)
  • Porta: 465 (o 587)
  • Sicurezza/Crittografia: SSL/TLS
  • Autenticazione: Spesso la stessa dell'account in entrata.

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