Soluzioni a problemi su Google Meet e strumenti utili

15 Trucchi speciali e funzionalità da aggiungere a Google Meet (anche con estensioni su Chrome)

Prima di questo mese, Google Meet era un'app riservata agli abbonati Google Suite ed era quindi utilizzato solo da alcune aziende e dalle scuole che utilizzano Google Classroom. Dal momento in cui Google Meet è diventato gratuito per tutti (addirittura si trova integrato in Gmail), è diventato subito una delle app di videoconferenza più utilizzate al mondo, una delle migliori alternative a Zoom per fare videochiamate di gruppo anche con tante persone insieme. Anche se si tratta di un'applicazione semplice da usare, che non richiede alcun programma da scaricare e funziona bene su Google Chrome, Edge e tutti i browser moderni, vediamo qui di scoprire come rendere migliori le videoconferenze con Meet, anche grazie ad alcune estensioni da installare su Google Chrome o Edge, che permettono di aggiungere funzioni aggiuntive davvero importanti allo strumento.

Abbiamo già spiegato come usare Google Meet, le opzioni da modificare e le funzioni migliori, dove abbiamo visto come avviare una videoconferenza, come partecipare ed alcune impostazioni per ottimizzare la qualità video e audio delle videochiamate di gruppo. La versione gratuita dell'app è piuttosto intuitiva, non ha tutte le funzioni avanzate di Zoom, ma funziona bene e senza limitazioni. Con questi suggerimenti ed alcuni trucchi per Meet è possibile rendere le videochiamate più efficienti e meno stressanti possibile.

I Malfunzionamenti Più Comuni e le Loro Soluzioni

Prima di incolpare l'applicazione, è sempre utile verificare una serie di impostazioni standard. La maggior parte dei problemi su Google Meet dipende da configurazioni errate sul dispositivo locale o da una scarsa qualità della connessione.

Connessione e Qualità Video/Audio Scadente

Una bassa qualità del video o l'interruzione continua dell'audio sono sintomi quasi certi di una banda insufficiente o instabile.

Verificare la Stabilità della Rete: L'utilizzo di una connessione via cavo Ethernet offre una stabilità di gran lunga superiore al Wi-Fi, specialmente se nella stessa rete domestica sono presenti altri dispositivi che trasmettono in streaming o scaricano file. In alternativa, è consigliabile passare dalla banda a 2.4 GHz a quella a 5 GHz del router, che, pur avendo un raggio d'azione minore, garantisce velocità più elevate e meno interferenze.
Ridurre il Carico sul Sistema: Chiudere le schede del browser non necessarie e le applicazioni in background che consumano banda o risorse del computer. Un PC datato può faticare a gestire il video HD di Meet.
Controllare le Impostazioni di Meet: All'interno delle impostazioni si può limitare la risoluzione video inviata a Standard Definition (360p) per risparmiare banda, anche se il video ricevuto dagli altri partecipanti manterrà la sua qualità originale, risolvendo il problema di scatti o blocchi della propria immagine.

Camera e Microfono Non Rilevati o non Funzionanti)

Un'icona barrata su microfono e videocamera segnala un'assenza di permesso o un problema hardware.

Permessi del Browser e del Sistema: Il problema più frequente è il blocco dei permessi. Bisogna assicurarsi che il browser (come Chrome) abbia l'autorizzazione a usare la webcam e il microfono per il sito di Meet. Sul sistema operativo, che sia Windows o macOS, è essenziale che anche le impostazioni di Privacy e Sicurezza concedano l'accesso a questi dispositivi per l'applicazione o il browser in uso.
Selezione dei Periferiche: Entrare nelle Impostazioni Audio e Video di Meet (accessibili dal menu con i tre puntini) e selezionare esplicitamente la webcam e il microfono corretti dai menu a tendina. Non è raro che Meet scelga erroneamente un microfono integrato anziché le cuffie o la periferica esterna più performante.
Aggiornamento e Riavvio: Mantenere il browser sempre aggiornato risolve molte incompatibilità. Se il problema persiste, un riavvio completo del sistema elimina conflitti temporanei con i driver o le altre applicazioni che hanno monopolizzato l'accesso ai dispositivi.

Problemi di Eco e Feedback Audio

L'eco è una delle esperienze più fastidiose, di solito causata dal microfono di un partecipante che capta il suono proveniente dai propri altoparlanti.

Utilizzo di Cuffie o Auricolari: È la soluzione più efficace. L'uso di cuffie elimina il rischio di feedback indirizzando l'audio direttamente all'orecchio e non all'ambiente circostante.
Controllo Automatico di Meet: La piattaforma offre un sistema di eliminazione automatica dell'eco e della cancellazione del rumore di fondo (disponibile con alcuni piani Workspace), che si può attivare nelle impostazioni audio.
Microfono Muto: Come regola generale per i partecipanti, è fondamentale disattivare il microfono quando non si sta parlando. Meet avvisa l'utente se rileva un eco, spesso suggerendo l'uso delle cuffie.

Sfondi Virtuali Lenti o Bloccati

La funzione di cambio sfondo o sfocatura ambientale è diventata uno standard, ma è tra le cause più comuni di rallentamenti. Questa tecnologia, infatti, richiede una notevole potenza di calcolo (CPU e GPU) per elaborare e separare in tempo reale il volto dell'utente dallo sfondo.

Se la funzione rende il video scattoso, è necessario disattivarla o, come compromesso, scegliere un semplice colore di sfondo uniforme, un'opzione che impegna il processore in misura molto minore rispetto a un'immagine complessa o all'effetto sfocatura.

Estensioni Chrome per Potenziare Google Meet

Le estensioni di Chrome aggiungono funzionalità che Google non offre nativamente nella versione gratuita, colmando lacune soprattutto nella gestione e nell'efficienza delle videochiamate.

Queste estensioni si concentrano sul miglioramento dell'esperienza utente e sul controllo della riunione.

Google Meet Enhancement Suite

La Suite di potenziamento di Google Meet è un'estensione "tutto in uno" che incorpora diverse opzioni utili per gli host e per i partecipanti. Offre la funzione Push-to-Talk, che permette di parlare tenendo premuta la barra spaziatrice (come un walkie-talkie) ed evitare di restare in muto per sbaglio. Un altro strumento che si distingue è la possibilità di Auto Join (partecipazione automatica) per saltare la schermata d'attesa, e l'opzione Mute All (muta tutti) per i moderatori, non sempre immediata nelle funzioni native.

Dualless

Un problema comune per chi usa un solo schermo è bilanciare la visione della presentazione e quella dei volti degli altri partecipanti. Dualless aiuta a risolvere il problema dividendo lo schermo del browser in due finestre ridimensionabili con un solo click, ottimizzando lo spazio per chi ha un monitor capiente ma non un secondo display fisico. Questa soluzione si rivela estremamente pratica per seguire i contenuti e contemporaneamente mantenere un contatto visivo con la platea.

Meeting Timer

Questa estensione (che a volte si presenta con il nome completo Meeting Timer) è essenziale per la gestione del tempo. Si sincronizza con Google Calendar e mostra un conto alla rovescia visibile durante l'incontro, che aiuta a rispettare l'ordine del giorno. Quando la riunione si avvicina alla fine o, peggio, sfora, il timer cambia colore, fungendo da promemoria silenzioso ma efficace per tutti. Per chi deve tenere un ritmo serrato nelle presentazioni, è una risorsa ineguagliabile.

Assistenti AI per la Trascrizione e i Verbali

L'automazione del note-taking (la presa di appunti) è il futuro delle riunioni digitali. Queste estensioni agiscono come assistenti AI che si uniscono alla chiamata e ne registrano l'intero contenuto.

Fathom

Un esempio notevole, spesso meno pubblicizzato di alcuni concorrenti, è Fathom. Si installa come estensione e si collega direttamente a Meet. La sua funzione principale è registrare, trascrivere e riassumere automaticamente le riunioni, anche sul piano gratuito. I riassunti prodotti sono ben strutturati, includendo sezioni per le decisioni prese e le azioni successive (action items), facilitando enormemente il follow-up (il tracciamento) post-riunione.

Tactiq

In modo simile, Tactiq offre una trascrizione in tempo reale che gli utenti possono anche evidenziare o etichettare con tag per identificare rapidamente momenti importanti, come decisioni o domande, che vengono poi salvati in un documento Google Doc. È uno strumento che permette di concentrarsi sulla conversazione piuttosto che sulla digitazione di appunti.

Scorciatoie da Tastiera Essenziali

Imparare alcune combinazioni di tasti può migliorare drasticamente la velocità di interazione. Questi "trucchi" permettono di agire rapidamente in situazioni critiche, come disattivare l'audio.

Silenzia/Riattiva Audio: Ctrl + d (Windows/Chrome OS) o ⌘ Cmd + d (Mac).
Attiva/Disattiva Telecamera: Ctrl + e (Windows/Chrome OS) o ⌘ Cmd + e (Mac).
Mostra/Nascondi Partecipanti: Ctrl + a (Windows/Chrome OS) o ⌘ Cmd + a (Mac).

Altri problemi e funzionalità

Oltre ai problemi più comuni, ci sono alcune funzionalità avanzate o questioni ricorrenti che gli utenti di Google Meet si trovano ad affrontare.

Controllo Avanzato dell'Host (Host Controls): Per evitare interruzioni e mantenere l'ordine, il moderatore (host) può attivare la Gestione Host (Host Management) e disattivare la possibilità per gli altri partecipanti di condividere lo schermo, inviare messaggi in chat o attivare il proprio microfono o webcam. Questa funzione è fondamentale in contesti didattici o in riunioni molto affollate.
Limiti di Tempo e Partecipanti: La versione gratuita di Meet ha un limite di 60 minuti per le chiamate con 3 o più partecipanti e un massimo di 100 persone. Con gli abbonamenti Google Workspace o Google One, questi limiti vengono estesi, con chiamate che possono durare fino a 24 ore e l'accesso a funzioni Premium.
Trascrizioni e Registrazioni Ufficiali: Le funzioni native di registrazione e trascrizione delle riunioni sono spesso legate ai piani a pagamento di Google Workspace. Questa è la ragione per cui le estensioni di terze parti, che offrono queste funzionalità anche gratuitamente (con restrizioni), sono diventate così popolari, aggirando di fatto la necessità di un abbonamento avanzato.
Abbiamo visto in un altro articolo Come registrare una videoconferenza Zoom, Meet e Teams
Interazioni Avanzate: Funzioni come l'uso di Sondaggi (Polls), sessioni di Domande e Risposte (Q&A) o la suddivisione dei partecipanti in gruppi più piccoli con le Stanze per Sottogruppi (Breakout Rooms) sono considerate Premium e non sono disponibili per tutti gli account gratuiti.
Cancellazione Rumore di Sottofondo: La tecnologia di Noise Cancellation integrata è un grande vantaggio, ma è spesso disponibile solo per gli utenti Workspace o Google One. A nostro avviso, se si usa Meet regolarmente, questa funzione da sola giustifica l'investimento, data la capacità di filtrare rumori di tastiera, cani che abbaiano o ventole del PC, migliorando significativamente l'esperienza di tutti i partecipanti.
Sottotitoli: Una cosa molto interessante di Google Meet è l'opzione per vedere i sottotitoli di quello che si dice, in tempo reale, durante una videoconferenza. Il pulsante dei sottotitoli ai trova nel menù delle opzioni, premendo il tasto con tre pallini in basso a destra. Il problema è che funziona, al momento, solo se si parla in inglese e l'italiano non è ancora supportato. Con l'estensione Tactiq Pins o con Google Meet Transcribe è possibile trascrivere i sottotitoli.
Avere la lista dei partecipanti alla riunione o lezione con Meet: Utilizzando un'estensione di Chrome Meet Attendance è possibile aggiungere la funzione per raccogliere le presenze in Google Meet, che diventa fondamentale per gli insegnanti di scuola che fanno lezioni online. L'estensione estrae i nomi dei partecipanti e li esporta in un elenco su Fogli Google, con data e data e ora. Invece di fare l'appello e chiamare nomi, basterà guardare l'elenco in Fogli Google per vedere chi è presente e chi no.
Vedere tutti i partecipanti alla riunione a griglia su Meet (come su Zoom): Una delle funzionalità più recenti aggiunte da Google in Meet è il layout a griglia per vedere i partecipanti di una video riunione. Per farlo, premere sul tasto con tre pallini in basso a destra, poi su Modifica Layout scegliere Griglia. Il massimo numero di partecipanti che è possibile vedere insieme simultaneamente sullo schermo del computer è 49, anche se il numero predefinito ottimale è 16.
Push to Talk: L'estensione per Chrome Push To Talk replica una delle funzioni migliori di Zoom: invece di stare ad attivare e disattivare il microfono, si può fare in modo che rimanga sempre disattivato e si attivi soltanto mentre si premere la barra spaziatrice sulla tastiera. Si può quindi parlare in Meet come si farebbe con un Walkie Talkie, con il Push To Talk.
Aggiungere o cambiare sfondo su Meet: Meet permette oggi (dal Novembre 2020) di cambiare lo sfondo dietro di noi durante una videochiamata in modo simile a Zoom. Basta premere il tasto con tre pallini in basso a destra durante una videoconferenza o lezione online per trovare l'opzione Cambia Sfondo e scegliere se renderlo sfocato oppure se sostituirlo con un'immagine tra quelle disponibili o anche con una che possiamo caricare dal PC.
Aggiungere il timer alla videoconferenza su Meet: Per aggiungere un timer e sapere quanto manca alla fine di una lezione o riunione è possibile installare l'estensione Google Meet Call Timer.