Trucchi migliori per scrivere con Google Docs al meglio

Migliori funzioni speciali e trucchi utili che rendono Google Docs un'applicazione importante da saper usare per scrivere documenti

Google Docs (in italiano si chiama Google Documenti) è da anni la principale alternativa a Microsoft Office, che rispetto la suite con Word, Excel e Powerpoint si può usare gratuitamente senza scaricare nulla, direttamente via internet.
Oltre ad essere un'applicazione completa per scrivere documenti e creare presentazioni e fogli di calcolo, la suite di Google Docs include speciali strumenti e funzioni molto potenti, a volte anche assenti in Office, che lo rendono molto di più di una semplice alternativa, ma di un'opzione di cui è importante ricordarsi all'occorrenza.
Queste funzioni nascono grazie all'integrazione che Google fa con i suoi numerosi prodotti online, tra cui sopratutto la ricerca e Google Drive, a cui Google Docs è strettamente legato.
Anche se abbiamo parlato già molto di queste applicazioni web, anche con una guida per usare Google Docs e Google Drive, vale la pena ritornare sull'argomento con le 10 funzioni migliori ed i trucchi speciali che si trovano in Google Docs, per fare alcune operazioni altrimenti difficili o non possibili con Office e programmi simili.

1) Scrivere dettando a voce
Questa è una delle migliori funzioni disponibili in Google Docs, che grazie alla tacnologia di riconoscimento vocale Google, molto evoluta e precisa, consente a tutti di scrivere un testo o un documento semplicemente dettandolo a voce.
La digitazione vocale si trova nel menu Strumenti, richiede di usare Google Chrome e funziona benissimo in Italiano.
Di questa funzione abbiamo già parlato nell'articolo su come dettare per scrivere documenti a voce su ogni computer "speech-to-text".

2) Rimuovere e uniformare la formattazione del testo
Nel caso si copia e si incolla un testo da un altro file Word oppure da un sito internet, questo include anche la formattazione, ossia il tipo di carattere, le dimensioni e tutti i vari aggiustamenti come i grassetti, i corsivi e altro.
Per rimuovere la formattazione di un testo da Google Docs basta selezionare il testo e poi andare al menù Formato per trovare l'opzione che cancella la formattazione.
Inoltre Google Docs ha un'utilissima opzione per uniformare la formattazione del testo in modo che sia la stessa per l'intero documento.
Senza selezionare nulla, basta andare in Formato > Stili paragrafo > Testo Normale > Aggiorna testo normale.

3) Aggiungere altri font di scrittura
Google Docs mette a disposizione centinaia di font (tipi di carattere di scrittura) per la stesura di un documento.
Dal menu di selezione del font, sulla barra degli strumenti in alto, si può scorrere l'elenco e premere su Altri caratteri per trovare tutti i Google Fonts con anteprima.

4) Creare un documento condiviso in modo super veloce
Se dobbiamo lavorare su un foglio di idee con qualcuno, se abbiamo bisogno di un foglio di iscrizione da condividere con tante persone, se vogliamo come una lavagna in cui scrivere e commentare, allora si può facilmente crear un documento condiviso, in cui tutti i partecipanti possono scrivere.
Per farlo, basta creare un nuovo documento in Google Docs e poi usare il pulsante Condividi dando il permesso di modifica a chi lo vede.
Si può quindi lasciare che chiunque abbia il link possa condividerlo (premendo semplicemente Ottieni link, modificando poi da può vedere a può modificare) oppure specificare quali persone possono accedervi usando i loro indirizzi email.

Su un documento condiviso, è possibile premere sul tasto in alto a destra della matita per cambiare la modalità Modifica nella modalità Suggerimenti.
In questo modo ogni cosa che si scrive non modifica il documento, ma diventa un suggerimento o commento che l'altra persona può accettare o rifiutare.

Su un documento condiviso è anche possibile richiamare l'attenzione di qualcuno taggandolo nel commento, tramite il simnbolo @ o il + seguito da indirizzo email.
Quella persona riceverà via email l'avviso per controllare la modifica o commento.

5) Inserire collegamenti ad altre parti di articolo come segnalibri
Per documenti lunghi, l'aggiunta di segnalibri aiuta a passare da un punto all'altro in modo molto veloce.
Andando in Inserisci > Segnalibro si può aggiungere un collegamento interno al documento.
Una piccola icona blu verrà aggiunta al bordo sinistro del documento.
Cliccando sull'icona blu è possibile poi premere col tasto destro del mouse sulla parola Link per copiare il link nel caso lo si voglia condividere, in modo da poter far aprire il documento in quel punto.
Inoltre è possibile richiamare quel link nel documento stesso creando un collegamento dal menù Inserisci > Link.

6) Modalità Google Docs offline
Questa è una funzione attiva ormai da diversi anni che rende Google Docs quasi un programma installato sul PC, anche senza connessione internet.
Si questa modalità abbiamo scritto una guida per aprire file e documenti Google Docs senza internet, possibile solo su Chrome.
Con la modalità offline attivata, si potranno visualizzare e modificare documenti, fogli, diapositive e disegni anche su PC senza internet ed i file verranno sincronizzati la prossima volta che torna online.

7) Creare sostituzioni automatiche di parole e caratteri
Andando in Strumenti > Preferenze si può vedere un elenco di sostituzioni già impostate, come ad esempio i numeri con frazioni, le frecce oppure le dicitura TM per dire Trade Marks.
Si tratta di un modo più rapido per salvare e scrivere quei caratteri speciali che sulla tastiera standard non si trovano.
Oltre a quelle già presenti è possibile aggiungere alcune sostituzioni personalizzate in modo che, se scrivo una certa sigla, i caratteri vengano visualizzati automaticamente in altro stile.

8) Trovare il significato e la definizione di ogni parola
In Google Docs è integrato il dizionario Google.
Premendo col tasto destro su una parola, si può poi premere su "Definisci" per aprire il dizionario di lato e sapere il significato, la definizione, i sinonimi di quella parola, senza lasciare la pagina di Google Documenti.

9) Cercare parole, frasi e immagini su internet da Google Docs
Si può anche scegliere l'opzione Esplora, per fare una ricerca su Google di quella parola.
Tutti i link aperti si apriranno in una nuova scheda e potranno essere inseriti nel documento usando il tasto con le virgolette (Cita).
Notare poi che se si fa una ricerca per una parola, si può anche cercare in Google Immagini.
Il bello di questa funzione è che ogni immagine trovata può essere trascinata sul documento usando il mouse, in modo ultra veloce e semplice.

10) Cronologia delle revisioni per rivedere le modifiche fatte
Se si lavora a un documento per lungo tempo, facendo tante modifiche, è possibile rivedere tutte le modifiche e aggiunte fatte andando al menù File > Visualizza cronologia revisioni.
Ogni modifica fatta che viene elencata in ordine cronologico può poi essere ripristinata rapidamente per annullare la modifica.
Se poi ci si ripensa, si può ancora ritornare alla modifica più recente, senza alcun problema, perchè la scelta di una versione precedente diventa semplicemente una nuova modifica nell'elenco della cronologia delle revisioni.

Oltre a queste 10 funzioni importanti, vale la pena anche ricordare, da altri articoli, che:

- Si possono usare le estensioni in Google Docs come quella per creare rapidamente il sommario o un indice del documento, quella per tradurre un documento in altre lingue, creare elenchi puntati, usare evidenziatore, aggiungere una mappa, aggiungere una bibliografia e tanto altro.

- Si può integrare Google Keep in Google Docs per importare le note e gli appunti presi col cellulare dentro i documenti. Questa funzionalità permette a tutti di integrare ed aggiungere rapidamente e con pochi click tutti gli appunti presi con Keep in un documento Word scritto con Google Docs.
Chi, quindi, usa prendere appunti in movimento dal cellulare, anche visivi tramite fotografie, può poi aggiungerli ad un documenti e salvare i vari appunti in modo organizzato.
Google Keep si può ora considerare ufficialmente parte integrante della suite di strumenti per lavorare con Google.


- Si possono usare applicazioni per aprire file con Google Docs su PC come programma predefinito Office, usando le applicazioni per creare documenti, fogli e diapositive.

- Si può usare il programma di Backup di Google Drive e Foto per PC e Mac per sincronizzare i documenti caricati.