Differenze tra formati di file Word, Excel e PowerPoint

Principali formati di documenti digitali e differenze tra file Office Word Excel e Powerpoint come DOC, DOCX,ODT, RTF, WPS, XLSX, PPTX e altri

I documenti digitali, ossia quelli creati con il computer, differiscono tra loro in base al formato di file e in base al programma utilizzato per scriverli. Quando si salva un nuovo documento di testo con un programma come Microsoft Word, si può scegliere tra diversi formati di file.

La scelta è importante perché se questo documento sarà poi inviato a un'altra persona bisogna essere sicuri che questi lo possa aprire col suo programma di scrittura, che può essere Microsoft Word oppure anche un altro. Alcuni tipi di file sono maggiormente compatibili ma presentano meno funzioni avanzate, mentre gli ultimi formati creati da Microsoft offrono più funzioni integrate e possono essere recuperati con facilità in caso di errore o di blackout improvviso.

Nella guida che segue vi mostreremo quali sono i formati più comuni utilizzati dai documenti digitali, analizzando i tipi di file creati da programmi di scrittura come Word, LibreOffice Writer, Google Docs o altri. Lo stesso tipo di distinzione vale anche per i formati di file di fogli di calcolo (come quelli creati con Excel) e le presentazioni (come quelle create con PowerPoint).

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1) DOCX, XLSX e PPTX

I formati standard supportati dalle ultime versioni di Microsoft sono DOCX, XLSX e PPTX, utilizzati come formato predefinito fin da Office 2007. Al momento della sua uscita ha creato non pochi problemi a chi utilizzava Office 2003 o versioni precedenti, visto che le vecchie versioni non potevano aprire i file di nuova generazione senza installare un plugin aggiuntivo.

Per capire l'importanza di questo cambiamento è sufficiente leggere il nostro articolo su come aprire file Docx con Office 2003: all'epoca diventò l'articolo più cercato su Navigaweb, visto che tutti utilizzavano Office 2003 anche in ufficio e non tutti vollero aggiornare alla versione 2007 (vista da molti utenti come troppo rivoluzionaria).

Oggi le cose sono cambiate e i file DOCX, XLSX e PPTX sono senza ombra di dubbio i più utilizzati sui documenti Office, ma ancora adesso molti preferiscono condividere i propri file in DOC, XLS e PPT per mantenere la compatibilità.

I formati DOCX, XLSX e PPTX sono molto diversi rispetto al formati DOC, XLS e PPT: essi sono a tutti gli effetti degli archivi compressi basati su XML (Extensible Markup Language) e tecnologie di compressione ZIP. Si può infatti provare ad aprire un file di nuova generazione con programmi come 7Zip per vedere come il contenuto fatto di tanti file xml si possa estrarre in una cartella.

I file DOCX, XLSX e PPTX, essendo compressi, sono molto più piccoli rispetto ai file doc. Inoltre, siccome si tratta di un insieme di file xml, nel caso il file docx venisse danneggiato, è ancora possibile recuperare parte del suo contenuto cancellato o perso durante un blackout o un errore di sistema, rendendo quindi decisamente più semplice il recupero dei documenti danneggiati.

2) DOC, XLS e PPT

I formati DOC, XLS e PPT sono i formati standard nati insieme ad Office. Anche se ormai datati e privi di funzioni avanzate sono ancora molto utilizzati durante la stesura dei documenti: sono il formato preferito da chi usa Office da più di 10 anni.

Le ultime versioni di Office e di altre suite d'ufficio (come LibreOffice) consentono di salvare i file in questo formato, che rimane quindi popolare e che mette al sicuro da eventuali incompatibilità. Se si vuol essere sicuri che chi riceve un documento lo possa leggere senza problemi, allora è meglio inviarlo nei formati DOC, XLS e PPT, specie se non sappiamo quale computer o suite d'ufficio usa il destinatario.

3) DOCM, XLSM e PPTM

I formati file DOCM, XLSM e PPTM vengono descritti come "documenti macro-enabled". I formati con la M sono nati con Office 2007 e sono comprensivi di Macro, includendo quindi automatismi già pronti all'uso, senza dover spostare o copiare le macro da un computer all'altro. Se si vuole che la macro interna al documento o al foglio di calcolo o alla presentazione funzioni, allora bisogna salvare quel file come DOCM, XLSM o PPTM.

Se si riceve un file di questo tipo via email o tramite chat, il nostro consiglio è di non aprirlo mai prima di averlo controllato con un antivirus: le macro possono contenere virus anche molto potenti e il loro uso deve essere limitato.

4) DOTX, XLTX e POTX

I file DOTX, XLTX e POTX sono i formati di file più recenti, realizzati per condividere un modello e per mantenere un aspetto coerente tra documenti diversi.

Se stiamo creando un documento e si prevede di doverne fare altri simili, possiamo salvare questo documento da usare come modello in formato DOTX, XLTX o POTX, in modo che poi si potrà partire da questo per scriverne un altro.

5) DOT, XLT e POT

Prima dell'arrivo dei file DOTX, XLTX e POTX era possibile esportare i modelli di documenti nei formati DOT, XLT e POT, a tutti gli effetti i modelli dei documenti disponibili su Office 2003 e versioni precedenti.

Allo stato attuale sono caduti in disuso perché i formati DOTX, XLTX e POTX sono molto più efficienti nell'esportare i modelli.

6) DOTM, XLTM e POTM

I formati DOTM, XLTM e POTM vengono utilizzati per associare le macro ai modelli rilasciati prima di Office 2007. La "m" alla fine indica che il modello supporta l'attivazione di macro.

Anche questo tipo di file è caduto velocemente in disuso (anche perché avviava macro pericolose), ma possiamo trovare ancora questo tipo di file in contesti aziendali.

7) ODT, ODS e ODP

I formati ODT, ODS e ODP sono associati ai formati liberi chiamati OpenDocument: essi sono il formato standard open source dei documenti di testo. Ciò significa praticamente tutti i programmi per scrivere (compreso Microsoft Word) dovrebbero poterli aprire, visto la loro natura libera.

Quando utilizziamo LibreOffice come suite d'ufficio i file verranno salvati in questi formati per impostazione predefinita; possiamo sempre scegliere anche i formati Office più famosi, ma la suite spingerà ad usare i formati ODT, ODS e ODP con una finestra d'avviso al momento del salvataggio di un nuovo file.

Esattamente come gli ultimi formati Office (DOCX, XLSX e PPTX), anche i file OpenDocument si basano su XML, condividendo quindi gran parte delle funzioni avanzate (come la maggiore robustezza in caso di errori o blackout).

8) ABW

ABW è il formato di un file creato col programma AbiWord. Questo formato di file è molto specifico e non è possibile aprirlo con Word, limitandone quindi la diffusione (possono aprirlo solo i possessori del programma AbiWord).

9) WPS

Il formato WPS veniva gestito dal vecchio programma Microsoft Works, ossia una versione ridotta e gratuita della suite Office (presente sui PC Windows e sui Mac). I file WPS si possono aprire con Word o con LibreOffice senza problemi, anche se ormai sono quasi spariti dalla circolazione visto che non offrivano molto di più dei semplici file DOC.

10) RTF (Rich Text Format)

RTF è il formato universale dei documenti digitali, quello che può essere aperto con qualsiasi programma. Un file RTF si può addirittura aprire con il programma Wordpad incluso in Windows, anche se si può perdere parte della formattazione.

Il formato RTF non può contenere macro: per questo motivo viene ancora oggi utilizzato come formato file sicuro da condividere, visto che non può contenere virus. Essendo compatibile con tutti i programmi può essere una buona scelta se non sappiamo quale suite d'ufficio utilizzerà il destinatario, anche se dovremo rinunciare alle formattazioni avanzate disponibili con i formati classici di Office.

11) XLSB (Binary File Format Excel)

Il formato XLSB è pensato per condividere i fogli di calcolo Excel con una forte compressione: scegliendo questo formato possiamo infatti comprimere i file fino anche al 75%, risparmiando molto spazio.

Anche se raro è possibile incontrare ancora file Excel compressi in questo formato, specie se è necessario condividere un documento Excel di dimensioni ragguardevoli.

Conclusioni

Dopo aver letto tutta la guida avremo un chiaro quadro di tutti i formati di file disponibili con Word, Excel e PowerPoint. Per la massima compatibilità vi consigliamo di puntare sempre su DOC, XLS e PPT, adatti per la maggior parte dei documenti condividi in ambito domestico e aziendale; se invece dobbiamo condividere documenti avanzati i formati di riferimento sono senza ombra di dubbio DOCX, XLSX e PPTX.

Per la massima compatibilità possiamo utilizzare anche il formato RTF, ormai poco noto al grande pubblico ma una vera e propria "ancora di salvezza" per chi vuole condividere dei file che siano sicuramente leggibili su qualsiasi programma e su qualsiasi dispositivo.

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