Inviare Email a un gruppo di contatti

Come si invia una mail a gruppi di persone o più indirizzi Email contemporaneamente

Quando si deve inviare una Email ad un gruppo di contatti, bisogna scrivere, nel campo A: o nel campo CCN, gli indirizzi Email delle persone uno per uno. Se si tratta di contatti aggiunti alla rubrica, la maggior parte dei client e dei programmi di posta elettronica permettono di scrivere il nome dei destinatari ed effettuano un auto-completamento cosi da rendere più veloce l'invio di una mail ad un gruppo.
Se però i contatti da contattare sono sono 20 o più, scrivere e selezionare i vari nomi dei contatti diventa un lavoro piuttosto lungo ed anche difficile visto che bisogna ricordarsi a chi deve essere destinato il messaggio. Possiamo immaginare, ad esempio, il problema nell'inviare il messaggio degli auguri di Natale a tante persone.

Per evitare lo stesso problema per il messaggio di auguri a capodanno o per inviare email di lavoro o ad un gruppo di studenti (se siamo dei professori universitari) possiamo organizzare la rubrica in gruppi o elenchi dei contatti, così da richiamarli quando è necessario inviare un'email ad un gruppo. Vediamo insieme come creare liste di contatti sui più famosi servizi di posta elettronica e su alcuni servizi online nati per lo scopo.

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Creare liste contatti su Gmail

Se utilizziamo Gmail come servizio email apriamo la rubrica Google, premiamo il tasto di lato Crea Etichette e inseriamo il nome da dare all'etichetta (per esempio lavoro, colleghi, studenti etc.). Ora selezioniamo i contatti da raggruppare mettendo la crocetta sulla casella di fianco al nome o all'indirizzo email del contatto, premiamo in alto sul tasto Gestisci etichette e assegniamo l'etichetta giusta.
D'ora in avanti, quando scriviamo un nuovo messaggio su Gmail, invece di scrivere tutti nomi dei contatti uno per uno, basta scrivere il nome dell'etichetta nel campo A o nel campo CCN; non appena compare l'etichetta basterà premerci sopra per compilare tutti gli indirizzi dei contatti appartenenti a quel gruppo.

Così facendo possiamo inviare la stessa email ad un numero elevato di persone. I limiti di Gmail in versione gratuita riemergono proprio quando vogliamo inviare un elevato numero di email: attualmente i limiti sono di 500 messaggi ogni 24 ore o l'invio di un solo messaggio ad un massimo di 500 indirizzi diversi.
Superati questi limiti dovremo sottoscrivere un abbonamento a Google Workspace, così da incrementare il numero di invii contemporanei fino a 2000 indirizzi diversi.

Si possono inviare Email a tanti contatti con Gmail anche utilizzando Google Gruppi e le mailing list.

Creare liste contatti su Outlook

Anche con il servizio email di Outlook possiamo inviare una Email a un gruppo di contatti. Per procedere portiamoci sul sito di Outlook, premiamo in alto a sinistra sul menu delle funzioni, premiamo sul menu Tutte le app e apriamo l'app Persone. All'interno della nuova schermata premiamo accanto al nome del contatti che dispongono di in un indirizzo email e premiamo in alto su Aggiugi all'elenco, così da poter scegliere gli elenchi già presenti o crearne uno nuovo scegliendo la voce Nuovo elenco contatti.
Dopo aver creato l'elenco dei contatti portiamoci nuovamente su Outlook, premiamo sul pulsante Nuovo messaggio in alto a sinistra e, nel campo A o nel campo CCN, iniziamo a digitare il nome dell'elenco che vogliamo utilizzare, così da poterlo selezionare.

Ora basterà compilare l'email e premere sul tasto Invia, così da poter effettuare velocemente l'invio multiplo. Purtroppo anche Outlook dispone di un limite di invio ben preciso per gli account gratuiti, pari a 300 invii al giorno o un singola singola email inviata ad un massimo di 300 persone (nell'arco delle 24 ore).
Attivando Microsoft 365 possiamo però superare agilmente questi limiti e arrivare fino a 10.000 destinatari al giorno, così da venire incontro alle esigenze anche delle grandi aziende.

Per approfondire possiamo leggere la nostra guida Come funziona l'abbonamento a Microsoft 365.

Altri metodi per creare liste contatti

Per qualsiasi motivo si avesse bisogno di inviare mail a gruppi di indirizzi di posta si può sempre usare, gratuitamente, il servizio eMailDodo.

eMailDodo fornisce la possibilità di creare gruppi o liste di Gmail Yahoo e Outlook e permette di condividere un indirizzo di posta elettronica speciale utilizzabile anche dai destinatari della mail per rispondere o per inviare nuovi messaggi al gruppo. Con eMailDodo si possono quindi creare e amministrare gruppi di e-mail, e tutti i membri ottengono diritto all'invio di e-mail allo stesso gruppo. Il primo che invia il messaggio deve iscriversi gratis, aggiungere fino a 50 indirizzi di posta appartenenti ai membri del gruppo che non saranno obbligati all'iscrizione.

Il messaggio può poi essere inviato all'indirizzo di posta speciale creato da eMailDodo (del tipo grupponavigaweb@emaildodo.com) che provvederà a smistare il messaggio al gruppo. È possibile creare fino a 10 liste con all'interno 50 contatti in ciascuno. Oltre alla e-mail di gruppo è anche possibile inviare domande aperte o sondaggi a cui i destinatari potranno rispondere velocemente. eMailDodo funziona molto bene anche dalle applicazioni per inviare mail di gruppo da cellulari Android e iPhone.

In alternativa possiamo utilizzare il servizio GMass, che permette di creare delle liste di contatti anche tramite Excel o CSV, così da poter "ingannare" Google e aggiungere solo un singolo contatto (che varrà come un singolo invio), che servirà per inoltrare il singolo messaggio verso il gruppo creato con GMass, così da poter bypassare agilmente il limite dei 500 messaggi.

Conclusioni

Questi sono attualmente gli unici metodi sicuri e conosciuti per inviare una Email a un gruppo di contatti spendendo zero euro: se i limiti imposti non sono sufficienti dobbiamo per forza procedere con il pagamento di un abbonamento per poter inviare 1000 messaggi o più.


Per approfondire possiamo leggere le nostre guide sui migliori servizi Email e Trucchi e opzioni nei Gruppi Whatsapp e nei Broadcast.