Trucchi per una presentazione Powerpoint professionale

Guida e consigli utili per chi deve fare presentazioni Powerpoint per creare slides professionali, belle da vedere

Microsoft PowerPoint è il programma diventato lo standard nelle aziende di tutto il mondo per creare presentazioni di prodotti o di progetti tramite diapositive.

In ambito lavorativo viene usato in tutte le tipologie di imprese, da figure professionali di alto livello, da dipendenti in uffici commerciali, da Project Managers, da responsabili di prodotti, da impiegati nel marketing, nelle vendite e nella pubblicità, da consulenti aziendali e cosi via; in ambito scolastico e universitario è diventato lo strumento per scrivere tesine illustrate e per presentare lavori di gruppo.

La chiave del suo successo è nella semplicità di utilizzo, nella potenza grafica e nel poter sintetizzare in modo elegante e professionale, i punti chiave di un lavoro di qualsiasi natura. Se siamo alle prime armi con PowerPoint e vogliamo creare la nostra prima presentazione dall'aspetto professionale e curato, in questa guida vi mostreremo tutti i trucchi che usano gli esperti per creare presentazioni PowerPoint professionali, così da non sfigurare al lavoro, a scuola o all'università.

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1) Usiamo raramente i modelli predefiniti

Dalla qualità della presentazione potrebbe dipendere il successo di una proposta commerciale, di una lezione, di una relazione o la soddisfazione del cliente per un progetto o un prodotto. Per questo motivo non utilizziamo mai i modelli predefiniti presenti nella schermata d'avvio di PowerPoint.

Essi vengono utilizzati da quasi tutti gli altri utenti e il rischio di essere banali e ripetitivi è molto alto. Piuttosto creiamo una nuova presentazione da zero (personalizzato ogni diapositiva) o, se non abbiamo molto tempo, utilizziamo dei modelli PowerPoint online, cercandoli direttamente dalla schermata di PowerPoint (premendo sulla schermata Altri temi) o visitando un sito pieno di modelli come Presentation Magazine o Slides Carnival.

Per approfondire possiamo leggere la nostra guida sui migliori siti con Modelli Powerpoint gratis da scaricare.

2) Evidenziamo cosa è più importante

Una diapositiva piena di scritte o disegni è difficile da comprendere e poco professionale. Quando esprimiamo un concetto o una frase importante, meglio lasciarla al centro della diapositiva con un font sufficientemente grande da poter essere letta con facilità.

Il troppo stroppia, quindi meglio inserire meno informazioni in ogni diapositiva, così da mantenere sempre il focus su ciò che vogliamo comunicare.

3) Utilizziamo i grafici riassuntivi

Sempre in tema di presentazioni semplici e facili da leggere, conviene creare sulla prima diapositiva un grafico riassuntivo, in cui inserire tutti i punti che vogliamo riassumere o che andremo a trattare.

Per aggiungere dei grafici eleganti e professionali ad una diapositiva vuota è sufficiente premere sul tasto Inserisce un elemento grafico SmartArt al centro della diapositiva (dovrebbe apparire come icona in trasparenza) e scegliamo il grafico più adatto a riassumere tutti i concetti espressi o da esprimere.

Abbinato ad un buon tema vi permetterà di fare una grande figura durante la presentazione, mostrando subito quali sono le vostre idee e come volete svilupparle.

4) Utilizziamo i grafici classici

Se nella presentazione dobbiamo inserire anche dei valori numerici, conviene utilizzare sempre un grafico tradizionale, da piazzare in una diapositiva dedicata premendo sul tasto Inserisci grafico (presente come pulsante in trasparenza).

Ovviamente i dati dovranno essere elaborati su una tabella per poter essere efficaci; a tale scopo conviene creare il grafico e la relativa tabella su Microsoft Excel quindi importarla sulla diapositiva di PowerPoint con un semplice trascinamento (o copia e incolla). Per creare questi elementi su Excel vi invitiamo a leggere i nostri articoli su come creare grafici su Excel e, soprattutto, come aggiungere grafici su PowerPoint.

5) Utilizziamo contenuti interattivi

Per creare una presentazione PowerPoint davvero spettacolare cerchiamo di inserire anche un'immagine o un video coerente con il contenuto che proponiamo: non dobbiamo per forza utilizzarla come sfondo della diapositiva, ma andrà utilizzata come copertina, come intermezzo o come stacco tra due argomenti diversi.

Per inserire velocemente le immagini o i video utilizzando i tasti Immagini, Immagini online e Inserisci video, presenti come icone trasparenti al centro della nuova diapositiva.

Se invece volessimo inserire un link ipertestuale selezioniamo la parola o il punto in cui piazzare il link, apriamo il menu Inserisci e premiamo sull'icona Collegamento.

6) Inseriamo dei collegamenti ipertestuali

Una buona presentazione PowerPoint deve contenere anche dei link ipertestuali (il classico link web), in particolare se dobbiamo condividere la presentazione con colleghi, amici o dobbiamo approfondire un argomento davanti ai professori d'esame.

Per aggiungere un collegamento web ad una scritta o ad una pagina non dobbiamo far altro che evidenziare il contenuto a cui agganciare il collegamento, premere in alto sul menu Inserisci, cliccare in alto su Collegamento e fornendo l'indirizzo da usare.

7) Inseriamo registrazione video e Cameo

Un consiglio molto valido per ottenere una presentazione PowerPoint professionale prevede di aggiungere alle nostre diapositive una registrazione video dello schermo o, ancora meglio, un cameo con il nostro volto.

La registrazione video è ottima per le presentazioni a stampo informatico, visto che possiamo mostrare come fare una determinata cosa dopo averla descritta all'interno della diapositiva; il cameo vi permetterà di registrare il nostro volto e aggiungerlo all'interno della diapositiva, fornendo così una presentazione spiegata da noi anche in nostra assenza.

Per aggiungere entrambe le funzioni è sufficiente premere in alto sul menu Inserisci e cliccare sulle voci Registrazione schermo o sul tasto Cameo.

8) Altri consigli utili

Oltre ai consigli esposti finora possiamo realizzare delle presentazioni PowerPoint davvero accattivanti e professionali seguendo i consigli qui in basso:

• Dimensione carattere: scegliamo bene la dimensione del carattere da utilizzare nelle varie pagine, facciamo diverse prove prima di scegliere quella giusta.
• Diapositiva di inizio e fine: inseriamo sempre una diapositiva di copertina e una di fine, così come indicato nei precedenti capitoli.
• Font professionali: facciamo attenzione ai tipi di font errati come Times New Roman e Comic Sans: utilizziamo se possibile Arial e Calibri.
• Eccesso di interattività: non esageriamo con le transizioni animate delle diapositive ed evitiamo in particolare scoppi e transizioni improvvise.
• Foto ad elevata qualità: per le diapositive usiamo immagini ad alta risoluzione (possibilmente FullHD o 4K), così da evitare le foto pixellate o troppo piccole da espandere una volta proiettate con un proiettore.

Seguendo tutti questi consigli realizzeremo delle presentazioni PowerPoint davvero professionali e pronte per essere viste in una importante riunione d'ufficio, assemblea o convegno.

Conclusioni

Realizzare presentazioni PowerPoint professionali non è affatto difficile, ma è richiesta sicuramente un'esperienza maggiore rispetto agli utenti che normalmente utilizzando il computer.

Coloro che devono argomentare e relazionare i contenuti di una presentazione nelle riunioni o davanti un'aula possono stupire il pubblico usando il cellulare, a distanza, via bluetooth, per controllare Powerpoint e la successione delle diapositive.

Per chi lavora da remoto abbiamo anche visto come trasmettere in diretta una presentazione Powerpoint da remoto e come creare presentazioni professionali powerpoint online.

Se vogliamo realizzare dei documenti con Word, vi invitiamo a leggere la nostra guida ai 5 consigli tecnici e più pratici per scrivere un documento professionale.

Se non abbiamo ancora una copia di Office installata sul nostro computer, vi rimandiamo alla lettura di tutti i modi per usare e scaricare Office gratis.