Concedere accesso e gestire account Gmail condivisi senza password

Come far usare a qualcuno un indirizzo Email e come accedere a due account o più contemporaneamente sullo stesso PC

La gestione condivisa di una casella di posta elettronica rappresenta spesso un nodo critico per la sicurezza informatica e l'efficienza operativa. Condividere la password, sebbene sia la scorciatoia più diffusa, innesca quasi sempre i sistemi di protezione automatica di Google. Questi rilevano accessi da indirizzi IP o dispositivi diversi, bloccando l'account e richiedendo continue verifiche tramite codici OTP sul telefono del titolare. Questo approccio rudimentale non è sostenibile nel lungo periodo, né per piccoli team di lavoro né in ambito familiare. Esistono meccanismi nativi e strumenti di terze parti progettati per risolvere esattamente questo problema, permettendo l'uso simultaneo e delegato senza mai rivelare la chiave d'accesso principale.

LEGGI ANCHE: Aggiungere altri account su Gmail

La funzione nativa di delega dell'account

Google integra nelle profondità delle sue impostazioni una funzione specifica chiamata Delega posta. Questa opzione consente di concedere a un altro utente Gmail l'accesso alla propria casella di posta per leggere, inviare ed eliminare messaggi per conto del proprietario. Il delegato non può però modificare le impostazioni dell'account (come la password) né chattare a nome del titolare.

Per attivare questa modalità è necessario accedere a Gmail da browser desktop, cliccare sull'icona dell'ingranaggio e selezionare Visualizza tutte le impostazioni. Nella scheda Account e importazione, si trova la sezione Concedi l'accesso al tuo account. Cliccando su Aggiungi un altro account, si inserisce l'indirizzo email della persona da autorizzare. Google invierà una richiesta di conferma che dovrà essere accettata dal destinatario, un processo che può richiedere fino a 24 ore per diventare operativo.

È il metodo più pulito e trasparente, ma presenta una limitazione tecnica importante spesso ignorata: la delega non funziona tramite l'app ufficiale di Gmail su smartphone, ma è accessibile quasi esclusivamente tramite browser web. Questo può rappresentare un ostacolo per chi lavora in mobilità.

Inoltro automatico e funzione "Invia come"

Per chi cerca una soluzione più flessibile, capace di aggirare i limiti della delega web, la combinazione di inoltro e alias rappresenta la strategia tecnica più solida, seguendo la rotta di Navigaweb verso un'indipendenza totale dal dispositivo utilizzato.

Il processo si divide in due fasi distinte:

• Fase 1: Ricezione. Si imposta l'inoltro automatico (da Impostazioni > Inoltro e POP/IMAP) verso l'indirizzo del collaboratore. Si può scegliere di mantenere una copia nella posta in arrivo originale o di archiviarla subito.
• Fase 2: Invio. Il collaboratore deve configurare la funzione Invia messaggio come nel proprio account Gmail (in Account e importazione). Durante questa configurazione, è cruciale deselezionare l'opzione "Considera come un alias".

Un dettaglio fondamentale aggiornato riguarda la sicurezza: poiché Google ha disabilitato l'accesso alle "app meno sicure", per configurare il server SMTP dell'account condiviso sarà necessario generare una Password per le app (dalle impostazioni di sicurezza dell'account Google del titolare) e usare quella al posto della password normale. Il risultato è che ogni mail ricevuta dall'account condiviso arriva automaticamente nella posta in arrivo personale del collaboratore, il quale può rispondere facendo apparire come mittente l'indirizzo condiviso, funzionando perfettamente anche da app mobile.

Gestione simultanea di più account personali

Diverso è il caso in cui una singola persona debba gestire più indirizzi (ad esempio, personale e lavoro) contemporaneamente. Google permette il Multi-login: cliccando sull'immagine del profilo in alto a destra e selezionando Aggiungi un altro account, si possono tenere aperti più profili nella stessa finestra del browser. Non si tratta di una vera condivisione tra utenti diversi, ma di una gestione parallela. È importante notare che il primo account con cui si effettua l'accesso diventa quello "predefinito", e alcune app di Google (come Meet o Drive) tenderanno a usare sempre quello se non si specifica diversamente.

Strumenti collaborativi ed estensioni per Team

Quando l'esigenza supera la semplice lettura condivisa e si sposta verso la gestione di ticket o supporto clienti (come un indirizzo info@ o supporto@), le funzioni native mostrano la corda. In questi scenari, le estensioni per browser trasformano Gmail in un Help Desk organizzato.

• DragApp trasforma la posta in arrivo in una bacheca Kanban. Permette di assegnare specifiche email a membri del team, aggiungere commenti interni che il cliente non vede e tracciare lo stato di avanzamento di una conversazione. Esiste una versione gratuita limitata, utile per testare il flusso di lavoro.
• Hiver è una soluzione più strutturata per le aziende, che permette di gestire caselle condivise senza uscire da Gmail. Il costo è elevato e si rivolge principalmente a realtà aziendali consolidate che vogliono evitare di migrare su piattaforme di ticketing esterne come Zendesk.

È doveroso un appunto critico su questa categoria di software: molti servizi nati come gratuiti hanno progressivamente ridotto le funzionalità free rendendole quasi inutilizzabili senza abbonamento. Spesso, per piccole realtà, l'uso intelligente dei Gruppi di Google (configurati come Collaborative Inbox) rimane l'alternativa gratuita più valida, sebbene l'interfaccia sia rimasta ferma a standard estetici di un decennio fa.

Domande sulla condivisione email

• Google blocca l'accesso simultaneo da due paesi diversi? Sì. Se due persone accedono con la stessa password da nazioni distanti nello stesso momento, l'algoritmo di sicurezza presume un furto di credenziali e blocca l'accesso. La delega evita questo problema perché ogni utente accede con il proprio account personale.
• Esiste un limite al numero di delegati? Un account Gmail standard (gratuito) può avere fino a 10 delegati. Per gli account Google Workspace aziendali, il numero può essere molto più alto e gestibile tramite console di amministrazione.
• La privacy nelle caselle condivise: L'amministratore dell'account principale ha sempre il controllo totale e può revocare l'accesso in qualsiasi momento. Inoltre, la cronologia delle azioni non è sempre granulare: con la condivisione password è impossibile sapere chi ha cancellato una mail; con la delega, è talvolta possibile risalire all'autore tramite i log di accesso, ma non è immediato come nei software dedicati.

LEGGI ANCHE: Guida completa a Gmail per iniziare e diventare esperti della Google Mail.