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Gestione spese personali in Gmail con il modulo Google Docs

Ultimo aggiornamento:
spese personaliAnche se le abitudini sono difficili da cambiare, per come la vedo io, i programmi online sono un'alternativa che non si può ignorare.
Non solo programmi di intrattenimento ma anche in ambito lavorativo certe applicazioni web sono fatte talmente bene e sono così semplici da utilizzare che dovrebbero veramente sostituire i complicati e vecchi programmi tradizionali.
Google Docs è una delle piattaforme Office online migliori assieme al meno conosciuto Zoho, è gratuita, assicura affidabilità e sicurezza ma, soprattutto, funziona bene.

Come abbiamo visto, Google Docs assieme a Google Sites diventa un ottimo strumento di gestione di progetti e organizzazioni ed è, anche usato da solo, un ottimo strumento per il lavoro d'ufficio.
Tutti i documenti salvati online sono archiviati sui server di Google che, in fatto di sicurezza e disponibilità, probabilmente non ha eguali in tutto il mondo.

Da poco tempo Google Docs ha implementato una funzione nuova
che era gia presente in Zoho.
Se, per esempio, andate sulla pagina di contatto di navigaweb.net qui sopra, noterete un modulo da compilare che ho creato a suo tempo con Zoho Creator.
Un modulo interattivo di questo tipo è perfetto per raccogliere opinioni o risposte su una domanda da più persone che, in questo caso, sono tutti i visitatori del sito ma nel caso di una organizzazione aziendale, possono essere i dipendenti o i partecipanti ad un progetto.

La stessa cosa è possibile farla ora anche con Google Documenti e ci vogliono veramente 5 minuti per creare un nuovo modulo personalizzato.
Anche se Zoho creator è molto più potente e flessibile, il modulo di Google Docs può avere una applicazione pratica davvero molto utile per gestire le spese personali di ciascuno, per tenere i conti di casa e, in generale, un tracciamento dei movimenti di soldi.
Il tutto diventa facile e comprensibile se si pensa che il modulo di Google Documenti può essere integrato in Gmail.

Nel giro di pochi minuti, in modo non faticoso, si può creare un sistema semplice per tenere i conti personali e le spese con Google Docs e Gmail.

Per prima cosa, per creare questo piccolo strumento contabile fai da te, ci vuole un account Google con iscrizione a Gmail.
Il secondo passo è di visitare il sito web di Google Docs ed accedere tramite lo l'account Gmail.
Successivamente si va a cliccare, in alto a sinistra sul tasto "Crea Nuovo" e poi su "Foglio di calcolo" per vedere una interfaccia analoga a quella di Excel.
Dal foglio di calcolo si deve premere, sul menu in alto, il tasto Modulo per crearne uno nuovo che verrà poi utilizzato per inviare i dati sulle transazioni monetarie.
Nel modulo si può inserire un titolo del tipo "Spese personli" o "Spese di casa", una eventuale descrizione e, andando verso il basso, segnare, dove è scritto "Titolo domanda" i campi che dovranno poi essere riempiti.

Tanto per entrare un attimo nella teoria, si sta creando la maschera di un database dove, sostanzialmente, tramite una grafica facile da leggere, si vanno a riempire i campi di una tabella.

I campi da aggiungere possono essere testuali, testi lunghi, campi a selezione multipla, campi col menu a discesa e la scelta tra valori predefiniti.
Quello che serve, per questo particolare caso, è solo impostare due campi testuali che possono, ad esempio, essere Data e Cifra spesa ed un campo "metodo di pagamento" che può essere una selezione tra banca, contanti, bonifico, carta di credito, assegno e cosi via.
Ciascuno potrà scrivere quello che vuole per le proprie esigenze ed aggiungere altri campi come la descrizione dell'acquisto, commenti, luogo, destinatario del pagamento.

Il campo "testo della guida" è dove scrivere eventuali spiegazioni sull'uso di quel campo ma, se il modulo è personale, si potrà trascurare.

Dopo aver salvato il modulo, si può cliccare sul tasto "Invia modulo tramite Email" e mettere, come destinatario, il proprio indirizzo Gmail.
Andando sulla propria posta elettronica si dovrebbe vedere un nuovo messaggio arrivato che contiene il form del modulo appena creato.

Per un uso migliore di questo metodo bisogna aggiungere a Gmail una funzione di Gmail Labs chiamata "Link Rapidi".
Accedere quindi a Gmail labs cliccando sulla piccola provetta verde in alto a destra e, dalla lista, attivare i "Link Rapidi" e salvare.
Non dovrebbe essere necessario ma se il modulo nella mail ricevuta non si dovesse vedere, attivare anche "Anteprime di Google Documenti nella posta".

Adesso riaprire la mail ricevuta con il modulo di spese personali e premere su "aggiungi Link rapido" in basso a sinistra e dare un nome.

In sostanza, alla fine di questo piccolo lavoro, si avrà un link nella propria Gmail, alla pressione del quale si apre il modulo di inserimento spese.
Esso sarà da compilare e inviare per inserire la nuova voce sul foglio di calcolo.
Diventa un facile e veloce modo di tracciare i movimenti di denaro perchè, a fine mese, si potranno vedere tutte le voci dal foglio di calcolo di Google Documenti che, oltre alla vista tabellare, offre anche la visione dei dati inseriti tramite grafici a barre o a a torta.
Il modulo di Google Docs può essere creato in modo personalizzato, sia nei campi testuali che nella grafica anche se, essendo per uso personale, non sarebbe necessario.

Chiaramente questo è solo uno dei possibili utilizzi di Google docs integrato ad altri servizi online (in questo caso Gmail); se avete suggerimenti per altri possibili utilizzi, fate sapere!

In appendice, allego un modello di Cash Back che è un foglio di calcolo già progettato, soltanto da compilare, perfetto per tracciare i flussi di cassa

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