Come convertire un documento Word in Excel

Abbiamo ricevuto dei documenti Word da convertire in Excel? Vediamo come fare la conversione senza errori.

Le tabelle e i grafici possono essere contenuti anche all'interno di un documento Word, anche se il programma di scrittura non è il miglior strumento per elaborare questo tipo di informazioni. Se abbiamo tra le mani molti documenti Word pieni di dati, tabelle e grafici può essere una buona idea scoprire i metodi per convertire un documento Word in Excel, così da poter estrapolare i dati e organizzarli correttamente all'interno di un foglio di calcolo.

Nella seguente guida vi mostreremo tutti i metodi per convertire un documento Word in un foglio di calcolo Excel, in modo da sapere subito quale utilizzare sul lavoro quando incappiamo in un documento .DOC o .DOCX pieno i dati grezzi, pronti per essere elaborati in un foglio di calcolo.

1) Copia e incolla diretto dei dati

Molti utenti avranno sicuramente notato che i programmi Office sono molto interconnessi tra di loro: anche il semplice copia ed incolla dei dati può essere sufficiente per importare i dati più semplici.

Se i nostri dati non sono particolarmente strutturati possiamo usare la funzione copia ed incolla su Word e su Excel; per procedere portiamoci su Word, selezioniamo l'origine dei dati da convertire, premiamo con il tasto destro sulla selezione, usiamo il comando Copia, portiamoci ora nel programma Excel, facciamo clic con il tasto destro in una delle celle del foglio di calcolo e usiamo il comando Incolla.

La conversione dei dati sarà automatica e, se la formattazione presa da Word è coerente, vedremo tutti i dati nel giusto ordine; se notiamo problemi di formattazione possiamo sempre usare la voce Mantieni solo il testo, presente nel menu del tasto destro.

2) Importa come file di testo su Excel

Se abbiamo molti dati da convertire o sono presenti anche le tabelle il semplice copia ed incolla potrebbe non bastare; in questo caso la scelta migliore prevede di salvare il documento come file di testo semplice (.TXT) e importarlo su Excel in questo formato.

Per procedere apriamo il file Word contenente i dati, premiamo in alto a sinistra su File, clicchiamo su Salva una copia, selezioniamo Testo normale (.txt) subito sotto il nome del file e premiamo su Salva per salvare il nuovo file di testo.

Ora che il documento Word è stato convertito in un file di testo semplice apriamo Excel, apriamo una nuova cartella di lavoro, premiamo in alto sul menu Dati, clicchiamo sul tasto Da testo/CSV, selezioniamo il file di testo creato poco fa e usiamo l'editor integrato per importare correttamente i dati e le tabelle recuperate dal file Word.

3) Importare da PDF su Excel

Oltre alla conversione in un file di testo possiamo importare i dati e le tabelle da Word ad Excel partendo da un file in formato PDF, salvando preventivamente una copia del documento nel formato Adobe e usare gli strumenti di Excel per importarlo in un foglio di calcolo.

Per salvare la copia del documento Word in PDF premiamo CTRL+P sulla tastiera, scegliamo come stampante Microsoft Print to PDF e scegliamo dove creare la copia PDF del documento originale; dopo la creazione del PDF apriamo Excel, portiamoci nel menu Dati, espandiamo il tasto Recupera dati, premiamo sulla voce Da file, clicchiamo sulla voce Da PDF e selezioniamo il PDF creato poco fa per iniziare l'importazione dei dati.

Su questo argomento possiamo leggere la nostra guida su come importare dati da un PDF su Excel.

4) Utilizzare un convertitore online

Oltre ai metodi integrati in Word e in Excel possiamo convertire efficacemente i documenti in fogli di calcolo utilizzando un convertitore online come Convertio, la migliore scelta se abbiamo molti documenti da convertire.

In questo caso possiamo procedere aprendo il sito web indicato in alto, premendo su Scegli i file e scegliendo tutti i documenti Word da convertire in file Excel. Dopo la selezione assicuriamoci che sia selezionato XLS come formato d'uscita e premiamo sul tasto Converti; il sito convertirà velocemente i file in formato Excel e avvierà il download di tutti i file convertiti.

Altri siti efficaci per convertire un documento Word in Excel sono Online2PDF (che, a dispetto del nome, dispone di una funzione dedicata per DOC e XLS) e Smallpdf (punto di riferimento per la conversione dei documenti, inclusi i file DOC).

Per scoprire altri siti di conversione efficaci possiamo leggere il nostro articolo su come convertire documenti e immagini in PDF gratis.

Conclusioni

In ufficio capiterà sicuramente di ricevere decine di documenti con dati finanziari e dati grezzi da inserire manualmente in un foglio di calcolo Excel; per velocizzare il processo di conversione possiamo utilizzare i metodi esposti in alto, convertendo tutto il documento in un file di testo semplice o in un PDF, oltre a poter utilizzare i siti di conversione rapida presenti su Internet.

Per approfondire possiamo leggere le nostre guide su come convertire un file Word in documento Google Docs e su come sui migliori programmi per convertire PDF in Word.