Inserire la firma in Word senza stampare e in modo corretto
Può capitare di ricevere tra le mani un documento da firmare in formato Word (il più delle volte protetto dalle modifiche) al posto del più classico PDF. Su questi documenti professionali è possibile scrivere solo nel campo di testo attivato sotto la voce Firma ma ovviamente non dobbiamo scrivere con la tastiera ma dovremo disegnarci sopra la nostra firma reale, evitando di stampare il foglio per firmarlo (e successivamente scansionarlo al computer).
Siamo tutti stanchi di stampare un foglio solo per firmarlo e poi dover combattere con lo scanner che taglia i bordi o produce un PDF troppo pesante. È un giro inutile che spreca carta e tempo, specialmente quando l'unica cosa che serve è apporre un segno grafico in fondo a una pagina. Molti pensano che servano software costosi o procedure complicate, ma la verità è che gli strumenti per farlo sono già installati sul PC.
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Come firmare su Microsoft Word
Esistono tre strade diverse per firmare un documento Word, a seconda che si abbia a disposizione una tavoletta grafica o che si preferisca usare un'immagine preesistente.
Il metodo più immediato, se si dispone di un touchscreen o di una tavoletta grafica, è l'uso degli strumenti di disegno. Apriamo il documento, clicchiamo in alto sul menu Disegno e selezioniamo lo strumento Penna.
Premendo sulla freccetta accanto alla penna, possiamo scegliere lo spessore del tratto e il colore. Suggeriamo di usare sempre il Nero, l'unico colore che garantisce professionalità in ogni contesto. A questo punto, basta muovere il cursore all'inizio del campo firma e disegnare. Chi non ha una tavoletta grafica può provare a usare il mouse o il touchpad del portatile, anche se il risultato è spesso meno fluido.
Se la firma non risulta centrata, l'opzione migliore è attivare il pulsante Area di disegno. Questo crea un riquadro specifico dove poter firmare con calma; una volta completato il tratto, l'intera area può essere spostata e ridimensionata per incastrarsi perfettamente nel layout del documento.
Inserire la firma autografa in Microsoft Word
Senza usare lo strumento Disegno, possiamo aggiungere la firma ad un documento come immagine. Per prima cosa, occorre firmare su un foglio bianco e pulito usando una penna nera. Una volta scattata una foto nitida o fatta una scansione, il file va salvato in formato JPG o PNG.
Senza usare fogli e foto o scansioni, possiamo anche creare qui l'immagine della Firma autografa Online trasparente
Per inserirlo, andiamo nella scheda Inserisci, clicchiamo su Immagini e selezioniamo il file della firma. A questo punto l'immagine apparirà come un blocco che sposta il testo, rendendo il documento disordinato. Per risolvere, clicchiamo sull'iconcina che appare accanto alla foto e scegliamo l'opzione Davanti al testo. Questo permette di spostare la firma liberamente e posizionarla esattamente sopra la riga dedicata.
Se invece serve un elemento più formale, Word mette a disposizione la Riga per la firma, sempre nel menu Inserisci. Dopo il clic, si apre una finestra dove inserire il nome e il ruolo del firmatario. Il software creerà una riga con una X, indicando chiaramente dove deve essere apposta la firma, rendendo il layout molto più pulito.
Come firmare su LibreOffice Writer
Chi utilizza la suite gratuita LibreOffice può ottenere un risultato simile, sebbene gli strumenti di disegno siano meno intuitivi rispetto a Word.
Per procedere, apriamo il menu Inserisci, clicchiamo sulla freccia accanto a Curve e poligoni e selezioniamo Curva libera. È fondamentale controllare che nella barra degli strumenti in alto sia selezionato il colore nero per la linea.
Disegniamo la firma con il mouse o la tavoletta, facendo attenzione a iniziare il tratto leggermente sopra la linea di firma per evitare che il software tagli l'inizio del segno.
Questo sistema di firma è decisamente meno efficace rispetto a quello visto su Word, visto che le linee libere non sempre si adattano a tutte le firme; se proprio vogliamo firmare il documento senza spendere soldi vi consigliamo di stampare il documento Word in PDF e successivamente firmarlo con Adobe Reader, così da ottenere un risultato decisamente professionale.
Aggiungere la firma in LibreOffice Writer
Per inserire l'immagine della firma, utilizziamo il menu Inserisci e poi Immagine. Anche in questo caso, la foto inizialmente blocca il testo. Per renderla mobile, facciamo clic con il tasto destro sulla firma, andiamo su Ancoraggio e scegliamo Al paragrafo, impostando poi l'avvolgimento del testo come Attraverso.
Per chi deve gestire documenti con valore legale, LibreOffice offre il supporto alle Firme Digitali. Questa procedura richiede l'installazione di un certificato digitale sul sistema. Una volta configurato, basta andare su File e selezionare Firme Digitali. In questa sezione è possibile aggiungere una firma crittografata che blocca il documento, rendendo impossibile qualsiasi modifica successiva senza invalidare il certificato.
Rendere la firma invisibile e perfetta
Il problema più fastidioso è l'effetto "rettangolo bianco". Quando incolliamo la foto della firma, spesso rimane un fondo grigio o bianco che copre le righe del documento, facendo capire subito che si tratta di un'immagine incollata.
Per eliminare questo difetto, suggeriamo di passare attraverso lo strumento firma di Navigaweb oppure usare remove.bg per cancellare lo sfondo della foto in un istante. Carichiamo l'immagine e il sistema renderà trasparente tutto ciò che non è il tratto della penna. Seguendo la rotta di Navigaweb, l'immagine risultante in formato PNG si fonde perfettamente con la pagina, eliminando ogni traccia del ritaglio e rendendo la firma indistinguibile da una fatta a mano.
Dubbi comuni e accorgimenti finali
- Validità legale: Ricordiamo che l'immagine di una firma o il disegno a mano libera non hanno lo stesso valore di una firma digitale certificata con marca temporale. Per contratti ufficiali, serve un certificato riconosciuto.
- Colore dell'inchiostro: Sebbene il nero sia lo standard, usare l'inchiostro blu aiuta a distinguere l'originale da una fotocopia, anche in un invio digitale.
- Alternative mobile: Per chi non ha il PC a portata di mano, le app per smartphone permettono di firmare i PDF direttamente col dito, eliminando la necessità di passare per Word o LibreOffice.
diario di bordo di Navigaweb
Dopo anni passati a spiegare a colleghi e amici come firmare un modulo, ho notato che l'errore più comune è dimenticare la conversione in PDF. Mandare un file .docx con una firma immagine è un rischio inutile: chiunque può cancellarla o, peggio, spostarla per cambiare il senso di una clausola. Il mio consiglio è di non fidarsi mai del formato Word per l'invio finale. Un PDF ben fatto non è solo più professionale, ma è l'unico modo per "sigillare" il proprio lavoro prima che finisca nelle mani di qualcun altro.
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