Realizzare un documento Word perfetto e leggibile per tutti

Quali sono i trucchi per realizzare un documento Word fatto bene e leggibile da tutti con didascalie, sommario, video e intestazioni

Molti utenti commettono l'errore di utilizzare Word come un semplice foglio di una macchina da scrivere virtuale: si limitano quindi a scrivere solo il testo, si utilizzano giusto due titoli qui e là e stop, sfruttando solo una piccola parte delle potenzialità di un programma così potente e completo.

Se le nostre esigenze sono queste, tanto vale utilizzare uno strumento gratuito come WordPad o LibreOffice Writer! Se invece avessimo bisogno di un documento professionale da consegnare al capo ufficio, all'insegnante o una relazione di una certa importanza è fondamentale realizzare un documento Word perfetto e accessibile a tutti, così da distinguersi dalla massa di chi usa Word in maniera estremamente limitata.

Per rendere perfetto un documento Word possiamo attenerci ai seguenti passaggi.

Creare un documento Word di cui tutti parlano non è nemmeno difficile, visto che gli strumenti sono già integrati all'interno del programma Office: dobbiamo solamente imparare ad utiizzarlo come si deve. Se non abbiamo ancora Word o Microsoft Office installato sul nostro computer, vi invitiamo a leggere la nostra guida Come scaricare Microsoft Office legalmente.

Generare didascalia e testo alternativo per le immagini

Quando aggiungiamo un'immagine al documento vi consigliamo di aggiungere sempre la didascalia descrittiva o generare automaticamente un testo alternativo, così da poter descrivere bene cosa contiene l'immagine e qual è il suo scopo all'interno del testo. Per aggiungere o generare un testo alternativo per le immagini premiamo con il tasto destro sull'immagine aggiunta dentro Word e premiamo sulle voci Inserisci didascalia e Modifica testo alternativo.

Inseriamo in entrambe una bella descrizione dell'oggetto o del soggetto presente in foto, utilizzando i campi di testo che si apriranno (per le didascalie possiamo utilizzare le etichette predefinite o realizzare delle etichette personalizzate). L'utilizzo del testo alternativo è utile anche per rendere accessibile il documento ai non vedenti, che usano un lettore di testo audio (che legge anche le immagini, che verranno tradotte in testo letto grazie appunto al testo alternativo). Se non sappiamo che testo inserire possiamo premere sul tasto Genera automaticamente una descrizione per utilizzare l'intelligenza artificiale di Microsoft per lo scopo.

Per approfondire possiamo leggere la nostra guida Come aggiungere immagini o video a Word.

Includere video e sottotitoli

Un bel documento di Word non include solo immagini, ma può contenere anche un video presente su servizi online come YouTube. Per aggiungere un video di YouTube al documento premiamo in alto sul menu Inserisci, premiamo sull'opzione Video online e utilizziamo il campo di ricerca accanto alla voce YouTube per cercare il video desiderato.

In alternativa possiamo sempre inserire il codice di incorporazione all'interno del campo dedicato, così da poterlo visualizzare direttamente dentro il foglio di Word. Se desideriamo aggiungere i sottotitoli al video è sufficiente sfruttare quelli già presenti sul video di YouTube o generati automaticamente da Google, come visto anche nella guida Leggere i sottotitoli in italiano dei video su Youtube.

Costruire i documenti con una struttura logica

Gli errori più frequenti nei documenti Word sono senza ombra di dubbio i titoli realizzati in grassetto e un uso scoordinato e senza senso delle intestazioni e dei titoli, che portano i documenti Word a comunicare disordine in chiunque li legga. Per realizzare dei documenti di livello professionale ricordiamoci di generare una struttura logica per i nostri documenti, come quella visibile qui in basso:

Intestazione 1 (Titolo 1)
Intestazione 2 (Titolo 2)
Titolo 3
Titolo 3
Intestazione 2 (Titolo 2)
Titolo 3

I titoli 1 vanno usati solo una volta e mai più ripetuti nel documento, mentre è possibile inserire anche due titoli 2 ma solo se dobbiamo cambiare totalmente argomento. Per realizzare i capitoli dei singoli argomenti utilizziamo invece molti Titoli 3, che si prestano bene a tutte le situazioni e sono facili da comprendere, oltre a dare un'ordine davvero piacevole al testo che stiamo realizzando.

Altri consigli sempre validi per i documenti di testo sono: non inserire un'immagine prima o dopo un elenco puntato, non terminare un capitolo con un elenco puntato e non abusiamo dei contenuti multimediali; se vogliamo usare solo immagini e video conviene usare PowerPoint, come visto nella nostra guida Come aggiungere immagini e video su PowerPoint.

Usare intestazioni di tabella e strutture semplici

Se abbiamo inserito una tabella all'interno del documento Word possiamo renderla comprensibile e accessibile a tutti premendo in alto sul menu Progettazione e attivando la voce Riga di intestazione.

Con una tabella ben intestata e realizzata con una struttura semplice (come quelle previste dal sistema di generazione automatico di Word) saremo in grado di aiutare anche le persone che utilizzano un lettore di testo vocale, che potranno così leggere la tabella senza difficoltà.

Effettuare una verifica di accessibilità

Per capire se il documento è accessibile a tutti ed è realizzato alla perfezione premiamo sul menu in alto Revisione quindi premiamo sul pulsante Verifica accessibilità.

Se il controllo rileva qualche problema provvediamo a correggerlo, magari utilizzando i suggerimenti presenti in questa guida o attivando le voci che ci verranno indicate dal tool integrato. Superando il controllo di accessibilità avremo la certezza di aver realizzato un documento Word perfetto e accessibile a tutti, inclusi le persone disabili con problemi visivi (che possono così farsi leggere il nostro documento da un sintetizzatore vocale in grado di leggere i testi).

Conclusioni

Seguendo tutti i suggerimenti presenti i nostri documenti Word saranno invidiati da tutti e spiccheranno notevolmente rispetto ai documenti Word che realizzavamo fino a poco tempo fa, offrendo anche la possibilità agli utenti disabili di leggerlo tramite i sistemi di lettura dedicati.

Sempre sullo stesso argomento vi invitiamo a leggere le nostre guide Facilitare l'uso del PC con le Impostazioni Accessibilità di Windows 10 e Scrivere al PC dettando a voce in italiano.