Impostazioni Word da modificare per risparmiare tempo

Impostazioni e opzioni del programma Word che si dovrebbero modificare per migliorare il lavoro con i documenti

Come ogni software anche Microsoft Word richiede ottimizzazione, ottenibile modificando in modo produttivo alcune impostazioni e opzioni predefinite.
Grazie a queste modifiche, il programma più usato al mondo per scrivere al computer dovrebbe diventare più leggero, più veloce e dare un rapido accesso alle funzioni più utili e più frequenti, in modo da non perdere tempo in attività di gestione dei documenti che dovrebbero essere automatizzate.
In questa guida vi mostreremo nel dettaglio tutte le impostazioni che possiamo modificare o provare per migliorare il lavoro con Word, così da risparmiare tempo e fatica e scrivere più velocemente i nostri documenti di lavoro o per lo studio.
Per la guida faremo riferimento all'ultima versione di Word scaricabile come aggiornamento o come nuovo programma da Internet, anche se molti passaggi possono essere replicati anche su versioni di Word precedenti (vi consigliamo comunque di utilizzare la più recente possibile, che al momento in cui scriviamo è Word 2021).
LEGGI ANCHE: 10 trucchi di formattazione del testo con Microsoft Word

Abilitare il salvataggio automatico

Una delle funzioni più desiderate su Word è senza ombra di dubbio il salvataggio automatico in tempo reale, che ci permetterà di recuperare velocemente i nostri documenti in caso di blackout o di perdita improvvisa della connessione Internet. Purtroppo questa funzionalità è presente solo sulla suite Microsoft 365, ossia la suite Microsoft con in programmi Office dotati di sincronizzazione cloud.
Per poterla sfruttare quindi dovremo sottoscrivere un abbonamento a Microsoft 365, avviare il download della versione della suite 365 e (al termine) avviare Word, creare un nuovo documento e apporre il segno di spunta sull'interruttore Salvataggio automatico, posto in alto a sinistra.

Creare dei documenti con testo casuale o Lorem Ipsum

Se necessitiamo di creare al volo dei documenti Word contenente del testo casuale (utile per testare nuovi programmi o per realizzare delle guide su Word), non dobbiamo spremerci troppo le meningi, visto che Word può generare del testo casuale oppure generare del testo Lorem Ipsum, così da ottenere velocemente dei nuovi file Word per scopi di test.

Per generare automaticamente del testo Lorem Ipsum basterà inserire il seguente comando in un documento vuoto:

=lorem(5,5)

seguito dal tasto Invio. Immediatamente il documento si riempirà di 5 paragrafi da 5 righe ciascuna, così da riempirlo velocemente. Modificando i due numeri presenti nel codice potremo generare del testo ancora più lungo. Se al posto del Lorem Ipsum vogliamo generare del testo casuale, possiamo utilizzare il codice:

=rand(5,5)

Verrà generato del testo preso in prestito dalla guida ufficiale di Word, così da poter testare il documento con vari programmi o provare anche uno degli altri trucchi che vi mostreremo qui di seguito.

Come evidenziare rapidamente un'intera frase

Se finora abbiamo selezionato le frasi utilizzando il mouse, vi farà piacere sapere che possiamo far fare tutto a Word riducendo a zero il rischio di sbagliare!
Per evidenziare rapidamente un'intera frase teniamo premuto sul tasto CTRL e premiamo con il tasto sinistro del mouse sulla prima parola di una frase: l'intera frase sarà subito selezionata fino alla punteggiatura. Lo stesso trucco può essere utilizzato per mostrare in grassetto o in corsivo una frase: non dovremo far altro che tenere premuto il tasto CTRL, tenere premuto il tasto G (grassetto) o I (corsivo) e premere in fine sulla prima parola della frase.

Impostare la posizione preferita dove salvare i file

Andare nel menu File -> Opzioni e poi sulla scheda Salvataggio per configurare la cartella preferita in cui salvare i documenti.
I vantaggi sono che in questo modo si può usare il pulsante del dischetto per salvare subito un nuovo documento e di poterlo riaprire velocemente.
È anche possibile, dalla stessa scheda di impostazioni, scegliere il formato di file predefinito e cambiarlo in docx o doc o odt o rtf a seconda delle esigenze.

Spostare "Salva con nome" sulla barra di accesso rapido

Il pulsante Salva con nome dovrebbe essere sempre a portata di mano in modo che ogni nuovo documento possa essere salvato immediatamente con un nome riconoscibile. Si può quindi sfruttare la barra di accesso rapido, quella più in alto di tutte dove sono presenti anche i pulsanti Salva e ripristina modifica.
Dalla barra, premere sulla freccia verso il basso e premere su Altri comandi. Dalle opzioni di Word, trovare il comando Salva con Nome e aggiungerlo alla colonna di destra. Ricordo comunque che il Salva con nome si può fare velocemente premendo il tasto F12 sulla tastiera del PC.

Rendere più veloce le operazioni copia taglia e incolla

Quando si preme col tasto destro su un documento Word, sotto Copia e taglia ci sono le opzioni incolla che possono far prendere un po' di tempo.
Se si preferisce disabilitarlo e si usa incollare testo sempre in modalità non formattata, per far apparire il classico pulsante Incolla, Andare sul menu File -> Opzioni -> Avanzate e deselezionare il pulsante Mostra Opzioni Incolla. Rimane il fatto che il copia e incolla si può fare più rapidamente usando le combinazioni di tasti CTRL+C, CTRL+X e CTRL+V .

Impostare un carattere predefinito

Microsoft Word usa come font predefinito il Calibri ad una dimensione di 11.
Proprio perchè è predefinito e lo utilizzano tutti, può essere consigliabile cambiarlo, magari impostando il buon vecchio Times New Roman o Helvetica (o Arial) eletto miglior font per scrivere un curriculum e, di conseguenza, anche ottimo per i documenti di lavoro.
Per cambiare il font in un documento basta tenere aperta la scheda Home nella barra multifunzione e scegliere il carattere dal menu a tendina.
Per cambiare il font predefinito di tutti i documenti che si scriveranno in futuro invece cliccare sull'angolo a destra del box carattere dalla scheda Home.
Scegliere Arial, premere sul tasto Imposta come predefinito e poi cambiare l'opzione mettendo "Per tutti i documenti" prima di cliccare OK.

Disattivare i consigli quando si mette il cursore sopra un pulsante

Chi ha abbastanza esperienza con Word può rendere il programma più veloce disabilitando i consigli e le mini guide che compaiono automaticamente quando si seleziona un pulsante. Se non li leggiamo mai, li si può disattivare nel menu File -> Opzioni -> Generale, cambiando lo stile descrizione comando, in non mostrare descrizioni comandi oppure non mostrare descrizione caratteristica... per lasciare comunque la possibilità di leggere il nome di un pulsante quando ci si mette il cursore sopra. Quest'ultima modalità è preferibile perchè mostra il nome dei comandi senza descrizioni.

Modificare il modello Normale con uno a piacere

Per risparmiare tempo nell'impostazione della pagina e le opzioni ripetitive di formattazione, si può creare un modello predefinito per ogni nuovo documento che si apre. Cliccare quindi col tasto destro sullo stile Normale, al centro-destra nella barra multifunzione, e premere su Modifica.
Cambiare quindi il tipo di carattere come visto al punto 4 e poi anche la dimensione del font e lo stile del carattere. I pulsanti sopra l'anteprima permettono di scegliere anche i margini laterali e l'altezza dell'interlinea.
In basso a sinistra si può entrare in altre sezioni di modifica come la tabulazione, paragrafo, bordi e altri. Prima di cliccare su OK e uscire, selezionare l'opzione in basso "Nei nuovi documenti basati su questo modello".
Nota: lo stile Normale viene salvato in un file chiamato Normal.dotm. Se questo viene rinominato, danneggiato o spostato, Word crea automaticamente una nuova versione che utilizza le impostazioni predefinite originali e si perderanno quindi le personalizzazioni apportate.

Modificare le informazioni personali dei documenti

Questa è una cosa che molti dimenticano e che rischia di far fare brutte figure. Se infatti scriviamo un nuovo documento partendo da uno già esistente e scritto da un altro, chi lo legge potrebbe beccare il fatto che quel documento non è nostro, perchè le informazioni al suo interno mostrano un altro autore.
Tutti i metadati e le informazioni personali sono visibili dal menu File > Informazioni
La modifica delle informazioni personali in Word si fa una volta sola e vale per tutti i documenti salvati successivamente.
Le informazioni sull'autore si possono modificare dal menu File -> Informazioni oppure anche in File -> Opzioni -> Generale e mettere il proprio nome sotto "Personalizzazione della copia Office in uso". Se si vuol cambiare l'autore di un documento specifico si potrà usare il menu Revisione oppure, nel box che appare quando si Salva con nome, si può aggiungere e modificare l'autore.

Rimuovere proprietà del documento e informazioni personali

Se si vuol mantenere assoluta privacy su chi ha scritto e modificato un file Word, è importante cancellare i metadati nascosti che contengono i nomi di chi ci ha lavorato sopra, la data di creazione, le versioni precedenti, il tempo di lavoro e altre cose. Le informazioni memorizzate da Microsoft Office è visibile da File -> Informazioni.
Per eliminare tutte queste informazioni andare nel menu File -> Opzioni, premere su Centro Protezione e poi su Impostazioni Centro Protezione. Andare in Opzioni Privacy e premere il tasto Controllo documento per poi scegliere di eliminare tutti i metadati.
Nota: Questa è un'impostazione legata al file in uso e non permanente.

Disattivare la visualizzazione protetta in Word

La visualizzazione protetta è una modalità di sola lettura che - come indica il nome - ha lo scopo di proteggere il computer da un documento ricevuto in caso sia infetto. Se si ricevono file da fonti affidabili, si può disattivare la visualizzazione protetta.
Andare quindi in File -> Opzioni -> Centro Protezione -> Impostazioni Centro protezione e togliere la spunta a tutte o solo alcune delle opzioni nella sezione Visualizzazione protetta.

Scorrimento automatico

Per leggere a mani libere i documenti lunghi si può attivare con un unico pulsante lo scorrimento automatico.
Questo pulsante si può aggiungere sulla barra di accesso rapido in alto premendo il tasto con la freccia verso il basso, andando su Altri comandi -> Scegli comandi da -> Tutti i comandi-
Il pulsante di scorrimento automatico appare come un cerchio bianco. Quando viene premuto, il puntatore del mouse si trasforma in una doppia freccia e si potrà scorrere su e giù il documento col mouse, senza cliccare nulla. Per uscire dalla modalità di scorrimento automatico, premere con un pulsante del mouse o premere Esc.

Conclusioni

Molti di questi trucchi e suggerimenti vengono applicati quotidianamente dai chi lavora su Word da anni, ma può essere una buona base di partenza per chiunque inizi a lavorare stabilmente su Word e vuole renderlo più veloce, pratico e reattivo da utilizzare.

Sempre a tema di codici e di funzioni che possiamo utilizzare su Word vi invitiamo a leggere le nostre guide Funzioni speciali di Word da usare sempre quando si scrive un documento e come
Ottimizzare Word disattivando le opzioni non necessarie.