Aprire CSV in Excel e Fogli Google senza errori di formato
I file CSV (Comma Separated Values) sono ingannevolmente semplici. Appaiono come banali file di testo, eppure aprirli con un doppio clic porta quasi sempre a un risultato disastroso: colonne fuse insieme, caratteri accentati trasformati in simboli incomprensibili e numeri di telefono o carte di credito convertiti in notazione scientifica o troncati. Il problema risiede nel fatto che il sistema operativo e i software di foglio di calcolo spesso non riescono a determinare autonomamente quale sia il separatore corretto (virgola, punto e virgola o tabulazione) o quale sia la codifica dei caratteri. Per gestire questi dati grezzi senza perdere informazioni, è necessario ignorare l'apertura automatica e forzare la procedura di importazione manuale, mantenendo il controllo su come ogni singola colonna viene interpretata.
Se anche noi abbiamo a che fare spesso con i file CSV ma non sappiamo come gestirli correttamente, in questa guida vi mostreremo come aprire file CSV in modo corretto, illustrandovi sia i programmi disponibili per PC e Mac sia i le app con cui è possibile aprire i file CSV dal nostro smartphone o tablet, così da poter aprire i file ricevuti sul lavoro o la rubrica del nostro vecchio telefono (esportata in questo formato).
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Importare dati in Excel evitando la formattazione automatica
Microsoft Excel è notoriamente aggressivo nel voler formattare i dati, spesso rovinando codici postali o date. Se si apre un CSV direttamente, Excel applica le impostazioni regionali di Windows. Se il CSV usa le virgole come separatore ma il sistema usa il punto e virgola (lo standard italiano), tutto finisce illeggibile nella prima colonna.
Il metodo corretto per operare, seguendo la rotta di Navigaweb per non naufragare tra celle illeggibili, consiste nell'aprire prima un foglio di lavoro vuoto e utilizzare lo strumento di importazione dati moderno, che sfrutta la potenza di Power Query.
Dalla scheda Dati, bisogna selezionare Da testo/CSV. Nella finestra di anteprima che appare, è fondamentale controllare due parametri prima di premere su Carica:
- Origine file: Se si notano rombi con punti interrogativi o simboli strani al posto delle lettere accentate, bisogna cambiare questa impostazione in 65001: Unicode (UTF-8).
- Delimitatore: Excel prova a indovinarlo, ma spesso sbaglia. Se l'anteprima non mostra colonne separate, occorre cambiare manualmente da Virgola a Punto e virgola o viceversa.
Un vantaggio cruciale di questa procedura è la possibilità di cliccare su Trasforma dati. Questo apre l'editor, permettendo di definire il tipo di dato per ogni colonna prima che venga caricato sul foglio. È l'unico modo sicuro per indicare a Excel di trattare una colonna di numeri (come gli IMEI dei telefoni o codici prodotto che iniziano con zero) come semplice Testo, impedendo al software di rimuovere gli zeri iniziali o approssimare cifre importanti.
Gestione dei CSV su Fogli Google e LibreOffice
L'ecosistema di Google gestisce i CSV in modo spesso più intelligente rispetto alla controparte Microsoft, soprattutto per quanto riguarda la codifica dei caratteri, essendo nativamente orientato al web e all'UTF-8.
Per Fogli Google, la procedura richiede di creare un nuovo foglio e andare su File > Importa > Carica. La finestra di dialogo offre un'opzione critica introdotta recentemente: la possibilità di disattivare la conversione automatica di testo in numeri e date. Per la massima integrità dei dati, è preferibile spuntare "No" alla conversione automatica. Fogli Google è eccellente per la collaborazione, ma soffre con file di dimensioni molto grandi (oltre le 50.000 righe l'interfaccia può rallentare).
LibreOffice Calc merita una menzione d'onore. A differenza di Excel, quando si apre un CSV, Calc mostra sempre e immediatamente la finestra di dialogo per l'importazione del testo, senza dover passare da menu secondari. Questo comportamento trasparente permette di vedere subito l'anteprima e correggere il separatore. È spesso la soluzione più rapida per visualizzare al volo un file problematico senza dover avviare procedure complesse.
Visualizzazione rapida e pulizia con editor di testo
A volte non serve un foglio di calcolo, ma si necessita solo di verificare la struttura del file o di effettuare modifiche rapide "cerca e sostituisci" su tutto il documento. Aprire un CSV di 500MB con Excel può bloccare il computer, mentre un editor di codice lo gestisce in istanti.
L'uso di Notepad++ è raccomandato per ispezionare i dati grezzi. Attivando la visualizzazione di Tutti i caratteri (il simbolo del paragrafo nella barra degli strumenti), si possono vedere esattamente quali caratteri nascosti separano i dati. Questo è vitale per il debugging: capita spesso che un CSV generato male contenga un carattere di "a capo" all'interno di una cella di testo, rompendo l'intera struttura delle righe successive. Con un editor di testo si individua l'errore e lo si corregge manualmente.
Per chi cerca strumenti dedicati esclusivamente alla manipolazione tabellare senza il peso di una suite office, CSVFileView di NirSoft è una piccola gemma portatile. Permette di ordinare, nascondere colonne e riesportare i dati in formati diversi (come HTML o XML) con una leggerezza impareggiabile. Per file giganteschi, invece, Modern CSV offre una modalità di sola lettura che permette di scorrere milioni di righe senza consumare tutta la RAM del sistema.
Come aprire file CSV su Android e iPhone/iPad
Abbiamo ricevuto un documento CSV tramite email ma non sappiamo come aprirlo da smartphone o tablet? Per fortuna è possibile utilizzare Microsoft Office gratis dai dispositivi portatili; per procedere quindi è sufficiente scaricare l'app di Excel dal Google Play Store o dall'Apple App Store, in base al dispositivo in uso.
Ottenuta l'app apriamo il file CSV che abbiamo già scaricato e selezioniamo l'app Excel per aprirlo. Purtroppo dall'app mobile non è possibile importare i dati grezzi e metterli in ordine come visto da PC; come risultato avremo quindi un file CSV molto disordinato nella maggior parte dei casi.
Se desideriamo aprire e modificare i CSV con un'app alternativa vi invitiamo a scaricare l'app Fogli Google, disponibile gratuitamente per Android e per iPhone/iPad.
Con quest'app potremo gestire tutti i file CSV e visualizzarli sul nostro smartphone o tablet senza dover spostare il file su un computer. Rispetto a Excel l'app Fogli riesce a ordinare i file CSV in maniera totalmente automatica, così da avere subito tutti gli elenchi in colonna senza dover effettuare nessuna conversione o importazione dei dati. Questo rende Fogli Google il miglior metodo per aprire i file CSV di qualsiasi tipo su dispositivi mobile.
Come importare la rubrica salvata in CSV
Quando esportiamo la rubrica da un telefono per trasferirla sul nuovo, uno dei metodi più efficaci prevede appunto l'esportazione della rubrica in un file CSV. Se abbiamo tra le mani un file di questo tipo, possiamo importare la rubrica su Windows 11 o su Mac aprendo l'app Microsoft Outlook (inclusa nella suite Microsoft Office), cliccando su File, cliccando sulla voce Apri ed esporta e infine su Importa/Esporta.
Confermiamo sulla voce Importa dati da altri programmi o file, selezioniamo la voce Valori separati da virgola quindi selezioniamo il file da importare, premendo sul tasto Sfoglia. Al termine premiamo su Avanti, controlliamo la corretta importazione dei contatti quindi premiamo su OK per aggiungerla alla rubrica di Microsoft.
Se invece utilizziamo uno smartphone Android o siamo utenti affezionati di Gmail o di altri servizi Google, possiamo importare la dal file CSV sfruttando il servizio di sincronizzazione dei contatti offerta dalla casa di Mountain View. Per procedere apriamo il sito di Google Contatti su qualsiasi PC, inseriamo le credenziali del nostro account Google, premiamo sulla voce Importa di lato a sinistra, premiamo sul pulsante Seleziona file e indichiamo il file CSV in nostro possesso.
Riusciremo così a importare i contatti e, in casi di duplicati già presenti nella nostra rubrica, sarà il servizio stesso a mostrarci i doppioni e decidere cosa fare (se unirli o cancellare i dati più vecchi). Dopo l'importazione i contatti saranno sincronizzati su qualsiasi dispositivo Android, su qualsiasi iPhone con accont Google attivo e su qualsiasi PC in cui è configurato l'account Gmail.
Altre domande sui file CSV
- Perché vedo tutto in una sola colonna? Accade quando il software non riconosce il carattere separatore (spesso la virgola) e cerca invece il punto e virgola, o viceversa. Usare la funzione "Testo in colonne" o l'importazione guidata descritta sopra risolve il problema.
- Come posso convertire un CSV in PDF leggibile? Non bisogna stampare direttamente il file di testo. È necessario prima aprirlo correttamente in Excel o Calc, formattare la larghezza delle colonne e i bordi, impostare l'area di stampa e poi esportare in PDF.
- Esiste un limite di righe per i CSV? Il formato CSV in sé non ha limiti, dipende dallo spazio su disco. Tuttavia, Excel ha un limite fisico di 1.048.576 righe. Se il file è più grande, verrà troncato all'apertura; in tal caso servono editor dedicati o database.
- È sicuro aprire CSV scaricati via email? I file CSV sono solo testo e non possono contenere macro o virus eseguibili direttamente, a differenza dei file .XLS o .XLSM. Tuttavia, possono contenere formule malevole (DDE injection) che, se eseguite da Excel senza avvisi, potrebbero scaricare malware. È buona norma disabilitare l'aggiornamento automatico dei collegamenti esterni nelle impostazioni di sicurezza.
Se vogliamo imparare altri metodi per esportare e importare i contatti da un telefono all'altro, vi raccomandiamo di leggere le nostre guide Salvare rubrica su Gmail e Google.
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