20 funzioni Gmail per gestire la posta più velocemente
Siamo tutti stanchi di ricevere quell'avviso rosso che dice che lo spazio di Google Drive è quasi esaurito. Oppure di accorgersi, dopo giorni, che l'email di un cliente o di un amico era finita nella scheda "Promozioni" insieme a mille sconti di negozi che non ci interessano. La posta di Google è fatta per essere semplice, ma proprio per questo molte delle funzioni più utili sono nascoste in menu che nessuno apre mai. Abbiamo passato ore a smanettare tra le impostazioni per capire come trasformare una casella caotica in uno strumento che lavora per noi, invece di costringerci a rincorrerlo. Ecco come abbiamo ripulito tutto e quali opzioni abbiamo attivato per non perdere più nulla.
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Il problema delle schede e come tornare al controllo totale
Di base, Gmail divide i messaggi in Principale, Social e Promozioni. Sembra comodo, ma in pratica è come avere un maggiordomo che decide cosa dobbiamo leggere e cosa no, sbagliando spesso. Un'email di lavoro inviata tramite un sistema automatico finisce in Promozioni e sparisce dalla nostra vista.
Per risolvere, conviene disattivare questo sistema e usare una visualizzazione più onesta. Clicchiamo sull'ingranaggio in alto a destra, andiamo in "Visualizza tutte le impostazioni" e cerchiamo la scheda "Posta in arrivo". Qui, invece di "Predefinita", scegliamo Posta prioritaria. In questo modo, Gmail mette in alto solo i messaggi non letti e quelli che abbiamo contrassegnato con la stella. Tutto il resto scende in basso.
Se vogliamo un'esperienza ancora più simile ai programmi di posta classici, possiamo attivare il Riquadro di lettura (sempre dall'ingranaggio in alto). Questo ci permette di leggere il contenuto di una mail in un riquadro a fianco, senza dover entrare e uscire continuamente dalla lista dei messaggi. Per chi invece trova le icone dei pulsanti poco chiare, nelle impostazioni generali possiamo cambiare le "Etichette pulsanti" per visualizzare il testo invece delle sole icone.
Infine, se una conversazione diventa fastidiosa, usiamo la funzione Ignora (dal menu a tre puntini del messaggio): è come mettere in muto un gruppo WhatsApp, il filo di messaggi non tornerà più in cima a ogni risposta.
La macchina del tempo e la velocità di risposta
È capitato a tutti di cliccare "Invia" e rendersi conto un secondo dopo di aver dimenticato l'allegato. Gmail ha una funzione per annullare l'invio, ma di serie è impostata su 5 secondi, un tempo quasi inutile. Andando nelle impostazioni generali, sotto la voce "Annulla invio", possiamo spostare il cursore fino a 30 secondi. È un margine che cambia tutto, perché il messaggio resta in una sorta di "sala d'attesa" prima di partire davvero. Se volete approfondire, abbiamo scritto una guida specifica sui modi per annullare l'invio di un'Email.
Per chi scrive molto, le scorciatoie da tastiera sono l'unico modo per non impazzire. Ad esempio, premendo il tasto C si apre subito un nuovo messaggio. Se non ricordate i tasti, basta premere Maiusc + ? per far apparire l'elenco completo di tutte le combinazioni disponibili.
Se invece scriviamo spesso le stesse cose, come indicazioni per l'ufficio, possiamo usare i Modelli. Basta andare in Impostazioni > Avanzate e attivare i "Modelli". Una volta fatto, possiamo salvare le risposte standard e richiamarle con due clic, evitando il solito e noioso copia-incolla da vecchie mail.
Caccia ai file giganti e pulizia profonda
Lo spazio di Gmail è condiviso con Google Foto e Drive. Se la casella è piena, smettiamo di ricevere email. Prima di pagare l'abbonamento, possiamo fare una pulizia mirata cercando i "pesi massimi".
Nella barra di ricerca, scriviamo size:10m per trovare i messaggi più pesanti di 10 megabyte. Un trucco per chi deve cancellare migliaia di mail è non limitarsi a selezionare i 50 messaggi della pagina, ma cliccare sul link giallo che compare in alto: Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca. Solo così si possono eliminare migliaia di vecchie mail in un colpo solo. Per i dettagli, ecco come ritrovare le Email vecchie su Gmail e gli allegati più grandi.
Smascherare chi vende i nostri dati e gestire la privacy
Quando ci registriamo su un sito, l'indirizzo email finisce spesso in database venduti a terzi. Per capire chi ha tradito la nostra fiducia, seguiamo la rotta di Navigaweb usando il trucco del segno più e i punti.
Gmail ha due segreti sugli indirizzi: primo, ignora completamente i punti. mario.rossi@gmail.com è lo stesso di mario.rossi@gmail.com. Secondo, ignora tutto ciò che scriviamo dopo un simbolo +. Se ci registriamo su un sito usando nome+sitoesempio@gmail.com, l'email arriverà comunque a noi, ma se inizieremo a ricevere spam su quell'indirizzo specifico, sapremo esattamente chi ha venduto i nostri dati. A quel punto, possiamo bloccare la ricezione di email da mittenti indesiderati creando un filtro che mandi tutto nel cestino.
Per la sicurezza, consigliamo di attivare in Impostazioni l'opzione Chiedi prima di visualizzare immagini esterne. Questo impedisce ai mittenti di sapere se abbiamo aperto l'email tramite piccole immagini invisibili (pixel di tracciamento). Inoltre, se abbiamo usato un PC pubblico, possiamo fare il logout da remoto: basta scendere in fondo alla pagina di Gmail e cliccare su "Dettagli" (sotto l'ultima attività dell'account) per chiudere tutte le sessioni attive su altri dispositivi.
Organizzazione avanzata e produttività
Gmail non usa le cartelle, ma le etichette. Possiamo organizzare i messaggi semplicemente trascinando la mail con il mouse sopra l'etichetta desiderata nella colonna a sinistra. Se invece abbiamo bisogno di gestire più account, possiamo impostare Gmail per inviare Mail con un altro indirizzo di posta elettronica, centralizzando tutto in un unico posto.
Per chi usa l'app su iOS, esiste un trucco veloce: è possibile spostare un messaggio da un account Gmail a un altro (o a un account IMAP) usando la funzione "Sposta" dopo aver selezionato le mail in modalità modifica. Questo è utilissimo per chi sta migrando i propri dati o divide la posta tra lavoro e privato. Se invece vogliamo condividere la gestione della casella con un collega senza dargli la password, possiamo usare la funzione di condivisione di un indirizzo Gmail in "Account e Importazione".
Infine, per non dimenticare le cose da fare, possiamo trasformare un'email in un'attività. Basta evidenziare il testo, andare nel menu "Altro" in alto e selezionare Aggiungi attività. Il messaggio diventerà un promemoria in Google Tasks, integrato direttamente nel calendario.
App per potenziare la posta
Se l'interfaccia standard non basta, ci sono strumenti che aggiungono funzioni professionali senza complicare troppo le cose.
Shortwave è l'ideale per chi riceve centinaia di mail. Trasforma Gmail in qualcosa di simile a una chat, raggruppando i messaggi per argomento e permettendo di fare riassunti veloci delle conversazioni lunghe.
Right Inbox serve per chi ha bisogno di sapere se l'email è stata letta. Aggiunge una notifica che ci avvisa quando il destinatario apre il messaggio, ed è utilissimo per impostare promemoria automatici.
Mailbird è invece un programma da installare sul PC. È perfetto per chi gestisce 3 o 4 account diversi e vuole vederli tutti in un'unica schermata senza saltare da una scheda all'altra.
Altre cose utili che spesso si dimenticano
- Uso offline: Nelle impostazioni, sotto la voce "Offline", possiamo attivare la lettura della posta senza internet. Utile in aereo; le risposte verranno inviate appena torniamo online. Per i dettagli, ecco come leggere la posta Gmail offline.
- Posticipa email: Cliccando sull'icona dell'orologio sopra un messaggio, possiamo farlo sparire e farlo riapparire nella posta in arrivo in un momento più comodo.
- Archivio vs Cestino: Archiviare un'email non vuol dire cancellarla. Toglie solo il messaggio dalla vista principale, ma lo tiene salvato. Se lo cancelliamo, dopo 30 giorni sparisce per sempre.
diario di bordo di Navigaweb
Dopo anni passati a lottare con le notifiche di spazio esaurito e a cercare mail sepolte sotto montagne di newsletter, ho capito che l'unico modo per non impazzire con Gmail è smettere di fidarsi delle impostazioni automatiche. Il mio consiglio spassionato è di dedicare un'ora del sabato a fare una pulizia con l'operatore size: e a disattivare le schede di categoria. Sembra un lavoro noioso, ma la sensazione di aprire la posta e vedere solo ciò che è davvero importante, senza il rumore di fondo delle promozioni, è impagabile. Meno distrazioni significano più tempo per fare altro.
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