Proteggere documenti Office per lettura o modifica, con password

Come impostare una password ai documenti Word, Excel, Powerpoint con la funzione protezione di Office e LibreOffice

Dobbiamo condividere degli importanti documenti di lavoro ma vogliamo evitare che qualche occhio indiscreto possa leggere dati confidenziali? Prima di condividere il nostro lavoro possiamo proteggere documenti Office con password: in questo modo solo chi conosce la parola segreta potrà accedere alla visualizzazione dei documenti o procedere con le modifiche (in base alle nostre esigenze).
In questo articolo vi mostreremo quindi come proteggere dalla modifica o dalla lettura un documento scritto con Word, Excel o PowerPoint, senza usare programmi esterni e senza dover fare conversioni in PDF. Il vantaggio è che essi possono essere condivisi facilmente, senza costringere chi li riceve ad usare un programma per decriptarlo.
Chi riceve il documento potrà quindi aprirlo con Office e/o modificarlo solo se conosce la password di sblocco (o le password, visto che possiamo impostare una password diversa per la lettura e per la modifica).

Con le moderne versioni di Office, così come con LibreOffice, possiamo sia protegge il documento all'apertura sia aggiungere un blocco alle modifiche, scegliendo cosa è possibile fare all'interno del documento (anche i base agli utenti che aprono il file: per esempio un direttore può fare tutto, mentre un impiegato potrà solo leggerlo e compilare i campi richiesti).

Protezione adocumenti Microsoft Office

Se il documento contiene informazioni molto preziose, che nessuno deve leggere, possiamo impostare una password di lettura, che verrà richiesta a chiunque apra il file: solo chi conosce la parola potrà quindi vedere il contenuto del file.
Apriamo il programma di Office desiderato, iniziamo a compilare o scrivere il documento e, arrivati al momento del salvataggio, portiamoci nel menu File, da cui potremo trovare il menu Proteggi documento.


Facendo clic sopra l'icona potremo selezionare una serie di voci pensati per proteggere adeguatamente il documento: per impedire l'apertura del file selezioniamo Crittografa con password, inseriamo due volte la password scelta e confermiamo su OK; ora non dovremo far altro che salvare il file (premendo sulla tastiera CTRL+B o CTRL+S), chiudere Office e verificare che, all'apertura del file, ci venga chiesta la password scelta.

Per rimuovere l'eventuale password è sufficiente aprire il documento, inserire la password usata finora, portarsi nuovamente in Proteggi documento e fare nuovamente clic su Crittografa con password, avendo cura di lasciare questa volta il campo vuoto (basterà cancellare i puntini presenti e premere su OK).
La procedura è valida su qualsiasi programma di Office: Word, Excel, PowerPoint e gli altri programmi contenuto nella suite di lavoro prodotta da Microsoft.

Protezione delle modifiche

Se invece vogliamo proteggere i nostri documenti Office da modifiche, dovremo impostare il livello di modifiche da bloccare (visto che alcuni documenti prevedono campi di testo o spunte utili per la compilazione).
Apriamo il documento, portiamoci nuovamente nel menu File e, dal menu Proteggi documento, selezioniamo la voce Limita modifica. Si aprirà una nuova barra laterale sul documento, da cui poter decidere se applicare restrizioni sulla formattazione o restrizione alle modifiche.


Per lo scopo di questa guida apponiamo il segno di spunta su Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento e, nel menu a tendina, selezioniamo una delle voci disponibili: Nessuna modifica (sola lettura), Revisioni, Commenti e Compilazione moduli.
Se facciamo parte di una rete aziendale e abbiamo altri utenti registrati allo stesso Office aziendale, possiamo anche limitare le modifiche ad un preciso gruppo, scegliendo nel campo Eccezioni (facoltative) chi è interessato dalla limitazione alle modifiche.
Per confermare l'applicazione della protezione, facciamo clic in basso su Si, applica protezione; si aprirà ora una finestra in cui inserire la password di protezione scelta (possibilmente diversa da quella inserita per l'accesso) o, in alternativa, inserire l'autenticazione tramite credenziali amministrative (solo l'account PC o Windows che stiamo utilizzando al momento potrà apportare modifiche).


Se utilizziamo l'autenticazione con password possiamo integrare il blocco all'accesso, visto nel primo capitolo, senza alcun problema.
Se invece utilizziamo l'autenticazione utente, il documento verrà subito crittografato e potrà essere visto solo dagli utenti autorizzati, che in ogni caso non potranno modificalo (solo il nostro account è autorizzato alle modifiche).

Per rimuovere questo tipo di protezione è sufficiente ripetere tutti i passaggi già visti, rimuovere il segno di spunta su Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento.

Come proteggere i documenti su LibreOffice

Office è una suite da lavoro molto costosa, venduta da Microsoft a centinaia di Euro, quindi difficilmente acquistabile da utenti comuni o utenti casalinghi. Come valida alternativa possiamo sempre utilizzare sui nostri computer la suite LibreOffice, disponibile gratuitamente.

Vediamo insieme come proteggere l'accesso al documento e come impedire le modifiche non autorizzate.

Protezione all'apertura

Per proteggere i documenti più importanti, apriamo LibreOffice, scegliamo il programma da avviare, realizziamo il documento e, al momento del salvataggio, facciamo clic in alto su File -> Salva con nome.
Nella finestra di salvataggio, scegliamo un nome per il file, il percorso dove salvarlo e assicuriamoci di apporre il segno di spunta su Salva con password, quindi facciamo clic in basso su Salva.


Si aprirà una finestra aggiuntiva, in cui inserire la password scelta per due volte; quando pronti è sufficiente fare clic su OK per salvare il documento. D'ora in avanti solamente chi conosce la password potrà aprire il file e visualizzarne il contenuto.

Protezione delle modifiche

Se invece volessimo proteggere il documento dalle modifiche indesiderate, ripetiamo i passaggi visti nel precedente capitolo, ossia portiamoci in File -> Salva con nome, apponiamo il segno di spunta su Salva con password, quindi facciamo clic in basso su Salva. Nella finestra in cui inserire la password d'apertura, espandiamo la voce Opzioni, spuntiamo la voce Apri file in sola lettura, quindi inseriamo una password diversa rispetto a quella impostata per l'apertura.


Facciamo clic su OK per confermare. D'ora in avanti potremo aprire il documento in sola lettura, senza poter apportare alcuna modifica (indipendentemente dal fatto che abbiamo protetto o meno l'accesso al file). Per apportare modifiche al documento protetto, facciamo clic in alto sul menu Modifica, selezioniamo la voce Modo modifica e inseriamo la password di sblocco scelta per proteggere le modifiche.

Conclusioni

In questa guida abbiamo visto insieme come proteggere i documenti all'apertura e come proteggere i documenti dalle modifiche, sia nel caso in cui utilizzassimo Office sia nel caso in cui utilizzassimo la suite gratuita LibreOffice.

In alternativa possiamo proteggere uno o più applicando la protezione direttamente alle cartelle, come ben descritto nella nostra guida su come proteggere file e cartelle con password.
Per proteggere i documenti dalle modifiche un altro metodo (molto utilizzato) prevede di convertire il documento Office in PDF, come descritto nella guida su come proteggere un file PDF con password per non farlo aprire o modificare.