Google Tasks per creare liste di attività, eventi e appuntamenti online

Guida a Google Tasks il servizio online integrato in Gmail e Google Calendario per creare liste di attività e appuntamenti

Albert Einstein diceva: "Tutto dovrebbe essere reso il più semplice possibile, ma non più semplice". Provando a cercare strumenti per segnare promemoria e cose da fare si troveranno mille applicazioni che promettono di rendere più semplice possibile il compito di stilare liste di cose da fare. Uno dei migliori e più semplici strumenti di per creare elenchi di attività e liste di eventi o appuntamenti lo fornisce proprio Google con il suo Google Tasks (Attività).

Google Tasks non è stato rilasciato da Google come strumento a se stante ma vive dentro altri prodotti come Gmail, Google Docs e Google Calendario; il servizio viene quindi offerto come gadget aggiuntivo per queste applicazioni Google e può essere utilizzato in modo produttivo e veloce per crearsi la propria agenda di appuntamenti ed eventi senza alcuna fatica.
Vediamo insieme come utilizzare al meglio Google Tasks, come portarsi dietro i compiti più importanti e come fare per leggere le attività segnate anche da mobile, senza dover ogni volta scomodare un PC fisso, così da poter sempre gestire le attività anche quando siamo fuori casa.

Usare Google Tasks dal Calendario

L'uso più intuitivo di Google Tasks viene da Google Calendario.

Dopo aver aperto Google Calendar premiamo sull'icona Google Task, presente nella barra di destra della schermata. Possiamo ora iniziare a scrivere una cosa da fare o un evento e poi, cliccando sulla freccetta a destra, assegnargli una data di scadenza che verrà evidenziata nel calendario.

Per evidenziare solo i task creati con questo servizio all'interno del calendario di Google è sufficiente portarci in basso a sinistra nel menu I miei calendari e apporre il segno di spunta sulla voce Tasks.

Usare Google Tasks in Gmail

Google Tasks è integrato anche all'interno del servizio di posta elettronica Gmail e, come gli altri servizi Google simili, le attività create verranno aggiunte anche al calendario (e viceversa le attività create nel calendario saranno accessibili anche da Gmail).
Per usare Google Tasks in Gmail apriamo il sito del servizio di posta elettronica, effettuiamo l'accesso con l'account Google da utilizzare quindi premiamo sull'icona di Google Tasks presente nella barra di destra.

Anche in questo caso per inserire i compiti basta cliccare sullo spazio vuoto oppure fare clic sulla voce Aggiungi un'attività ed inserire una nuova attività alla lista; possiamo anche aggiungere dei attività legate alla primaria e premendo sulla freccia accanto ad un'attività della lista, gli si può assegnare una data di scadenza ed aggiungere note aggiuntive. Si può contrassegnare un'attività come completata, cliccando sulla casella di controllo sulla sinistra.
All'interno di un elenco, le attività possono essere riordinate anche trascinandole con il mouse o con i tasti CTRL-su e CTRL-giu.

In Gmail, si può trasformare ogni singola mail in una nuova attività da aggiungere a Google Tasks e basta quindi selezionare uno o più messaggi in arrivo o inviati trascinandoli in Google Tasks; la stessa cosa si può fare rapidamente con la le scorciatoia da tastiera Maiusc-t.
Aprendo la finestra delle attività da qualsiasi applicazione si utilizzi (Gmail e Google Calendario), si vedranno le liste create con compiti e appuntamenti, scadenze ed email eventualmente correlate.

Usare Google Tasks su smartphone o tablet

Se utilizziamo uno smartphone o tablet possiamo gestire e creare nuove attività di scaricando l'app gratuita di Google Tasks per Android e iPhone.
L'interfaccia di Tasks è minimalista, bella e pulita, semplificissima da usare. Si può quindi creare una nuova attività dandogli solo un nome oppure, toccandola di nuovo, si possono aggiungere dettagli e descrizione, attività secondarie e data (ma non l'orario). Aggiungendo la data, si possono ricevere notifiche come promemoria per un appuntamento segnato.
Ogni attività può essere archiviata premendo il pallino per segnarla come completata, in modo da toglierla dalla lista. Gli elenchi di attività sono come delle liste della spesa, in cui pianificare appuntamenti. Si può creare un numero infinito di nuovi elenchi di attività toccando sull'icona dell'hamburger dell'app nell'angolo in basso a sinistra e toccando Crea nuovo elenco. In questo modo si possono distinguere, per esempio, tra attività professionali e attività casalinghe.

Avviando l'app e utilizzando lo stesso account usato per il telefono o per gestire Gmail e Calendar potremo visualizzare tutte le attività segnate, crearne di nuove e vedere quali attività sono scadute nel frattempo.
In alternativa possiao sempre accedere via browser del telefonino utilizzando la versione mobile di Google Tasks per vedere, sfogliare e gestire le attività, segnandone di nuove e contrassegnando quelle completate con una crocetta.
Chi usa Google Apps può accedere invece all'indirizzo http://mail.google.com/tasks/a/dominio.
Sempre come alternativa all'app ufficiale possiamo usare anche i link diretti: per i telefoni Android possiamo usare l'indirizzo dedicato mentre la versione ottimizzata per iPhone è disponibile all'indirizzo dedicato.

Con Google Tasks avremo funzioni per segnare le attività e le cose da fare e, nonostante la presenza di molti siti con funzionalità simili, esso si distingue per l'integrazione totale con i più potenti servizi Google (Calendario e Gmail), che possono essere configurati in vari modi per ottimizzare le liste e gli elenchi di cose da fare direttamente sui servizi più utilizzati per prendere note, cose da fare e appunti.

Per scoprire altri servizi utili per creare promemoria e to-do-list vi invitiamo a leggere le altre liste con i servizi Reminders via email, promemoria e checklist online per ricordare le cose da fare e le agende online e calendari per scadenze e appuntamenti.